Wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Personalpolitik unterstützt

Personalrichtlinien sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie bieten Orientierung bei einer Reihe von Beschäftigungsfragen, wie z. B. Krankheitsurlaub und Disziplinarmaßnahmen. Dadurch bieten sie Konsistenz und Transparenz für alle Ihre Mitarbeiter.

Laut CIPD fördern sie auch "Vertrauen, Fairness und Integration, indem sie die Verantwortlichkeiten sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers umreißen". Sie können sich positiv auf das Engagement der Mitarbeiter sowie auf Ihre Marke und Ihren Ruf auswirken.

Dies wird jedoch behindert, wenn Unternehmen sich zu sehr auf papierbasierte Prozesse verlassen. Diese manuellen Prozesse können dazu führen:

• Richtlinien, die für Manager und Mitarbeiter schwer zu finden sind.
• Unterschiedliche, veraltete Versionen von Richtlinien und Formularen.
• Fehler und ein Mangel an Standardisierung.
• Die Unfähigkeit, den Status von Dokumenten oder Formularen effizient zu überprüfen.

Allzu oft können diese Herausforderungen zu größeren, unternehmensweiten Problemen werden. Um dies zu vermeiden, müssen Sie Ihre Dokumentenmanagementprozesse überdenken.

A System zur Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Ihre Dokumente durch effiziente Speicherung, Freigabefunktionen und Automatisierung zugänglich, sicher und aktuell sind. Lassen Sie uns besprechen, wie dies Ihre Personalpolitik verbessern kann.

6 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für HR

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert Unternehmensdokumente digital. Die Mitarbeiter nutzen dann ein Webportal, um auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Durch die Automatisierung können die Prozesse rund um diese Dokumente effizienter und standardisierter gestaltet werden.

Aber wie wird die Implementierung eines Tools dem Versprechen gerecht, die Personalpolitik zu stärken?

1. Verbessern Sie das Onboarding und die Mitarbeiterbindung

Mitarbeiter erwarten von Ihrem Unternehmen, dass es die Angebote ihres derzeitigen Arbeitgebers übertrifft. Das Onboarding ist ihr erster Hinweis darauf, ob Ihr Unternehmen ihre Erwartungen erfüllt und ob sie bleiben möchten.

Ein Dokumentenverwaltungssystem sorgt für Konsistenz zwischen der Rekrutierung und dem Onboarding. Es ermöglicht Ihnen:

• Speichern Sie HR-Dokumente an einem zentralen Ort.
• Halten Sie die Informationen zu Aufgaben, Richtlinien und Schulungen aktuell und konsistent.
• Nutzen Sie die Automatisierung, um die Arbeitsabläufe bei der Personalbeschaffung zu verbessern.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Personalabteilung potenziellen Mitarbeitern und Neueinsteigern die Unternehmenspolitik gut und konsistent vermittelt. Dies wiederum verbessert Ihre Chancen, Talente an das Unternehmen zu binden.

2. Verfolgen Sie die Schulungs- und Entwicklungsziele Ihrer Mitarbeiter

Es ist das Ziel der Personalabteilung, Lernmöglichkeiten zu bieten, Mitarbeiter zu motivieren und Fortschritte zu bewerten. Aber das bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich. Die Menschen haben unterschiedliche Ziele und arbeiten in unterschiedlichem Tempo.

Ab 2021 werden die Investitionen in Technologien für die Aus- und Weiterbildung steigen. Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Kurse und digitale Inhalte, um eine wachsende Zahl von Arbeitnehmern zu unterstützen.

Natürlich erfordert dieser Wandel Technologien - wie z.B. Dokumentenmanagementsysteme - die es der Personalabteilung ermöglichen, die Arbeitsleistung zu protokollieren, abgeschlossene Schulungen zu verfolgen und Meilensteine festzuhalten.

3. Überwachen Sie Probleme und disziplinarische Maßnahmen

Leistungs- oder Verhaltensprobleme von Mitarbeitern sind vielfältig und oft komplex. Sie erfordern wochen-, wenn nicht sogar monatelange, wichtige Besprechungen mit mehreren Parteien, die aufgezeichnet werden müssen.

In einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie Probleme überwachen, Beurteilungen planen, Aufzeichnungen führen und abgelaufene Verwarnungen automatisch entfernen oder archivieren. Dies trägt dazu bei, dass auch bei verschiedenen disziplinarischen Problemen eine einheitliche Handhabung gewährleistet ist.

4. Unternehmenskultur bewahren und pflegen

Die Personalabteilung entscheidet, welche Worte die Werte Ihres Unternehmens am besten vermitteln. Sie sind auch dafür verantwortlich, wichtige Dokumente zur Unternehmenskultur zu pflegen und sie Ihren Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Ihre Mitarbeiter auf diese Richtlinien zugreifen, so dass sie sich mit Ihrer Kultur vertraut machen und mit gutem Beispiel vorangehen können. Die Personalabteilung kann auch überprüfen, welche Richtlinien wie oft aufgerufen werden, um sicherzustellen, dass die Botschaft ankommt. Wenn die Richtlinien zugänglich und aktuell sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie in die Praxis umgesetzt werden.

5. Beurlaubtes Personal unterstützen

Formelle, schriftliche Richtlinien schützen sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen, wenn Mitarbeiter mit leichten oder chronischen Krankheiten oder anderen medizinischen Problemen zu kämpfen haben. Gleichzeitig tragen sie den Bedürfnissen und der Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters Rechnung.

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem kann die Personalabteilung beurlaubte Mitarbeiter unterstützen, indem sie Besuche bei Mitarbeitern plant, die sich unwohl fühlen oder an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt sind. Relevante Richtlinien sind für Mitarbeiter, die sie nachschlagen müssen, ebenfalls leicht zugänglich.

6. Vereinfachen Sie die Aufbewahrung und Sicherheit von Unterlagen

Die Aufbewahrungsrichtlinien im Rahmen des Data Protection Act (2018) sehen eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor. Für andere Arten von Mitarbeiterunterlagen gelten sowohl die gesetzlichen als auch die empfohlenen Aufbewahrungsfristen gemäß dem Gesetz. Keine Information darf länger als nötig aufbewahrt werden.

Die Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über Funktionen zur Zugriffsverwaltung und automatische Aufbewahrungseinstellungen. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden eingehalten, ohne dass zeitaufwändige manuelle Arbeit erforderlich ist.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein Segen für die Personalpolitik

Um Ihre Personalpolitik und damit auch den Erfolg Ihres Unternehmens zu unterstützen, müssen Sie Ihre derzeitigen Dokumentenverwaltungspraktiken bewerten. Unterstützen oder untergraben sie Ihre Richtlinien?

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt die Personalpolitik, indem es wichtige Informationen erfasst und zugänglich macht. Es ist der ultimative Segen für die Kommunikationsstrategie Ihrer Personalabteilung, da es die Dokumentenverwaltung vereinfacht und die Transparenz fördert.

Hier sehen Sie, wie das in der Praxis aussehen kann:

Der Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust unterstützt ein großes Team an 30 entfernten Standorten. Vor der Beteiligung von Apogee wurden Papierakten zwischen den Vorgesetzten und der Personalabteilung ausgetauscht. Das bedeutete, dass Informationen über Mitarbeiter, wie z.B. Schulungen, Urlaub oder Probleme, nicht für beide Seiten verfügbar waren.

Apogee hat ein System entwickelt, das den Austausch von Mitarbeiterdaten einfach und effizient macht. Jetzt können sowohl die Personalabteilung als auch die Vorgesetzten die Aufzeichnungen verfolgen und den Mitarbeitern Unterstützung anbieten, was die Transparenz fördert und es ihnen ermöglicht, ihre Mitarbeiter besser zu unterstützen.

Sind Sie daran interessiert, wie ein Dokumentenmanagement-System Ihre Personalpolitik unterstützen kann? Bitte kontaktieren Sie unser Team über das untenstehende Formular.