Wie OCR und KI zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung eingesetzt werden – und darüber hinaus

Die Senkung der Betriebskosten bei gleichzeitiger Wahrung von Wettbewerbsvorteilen ist eine zunehmend nebensächliche Kunst - tDeshalb setzen Unternehmen jetzt auf intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)für eine kreative Unterbrechung in den Back-Offices.

HR-Abteilungen, Finanzabteilungen, und das Führen von Aufzeichnungen sind allesamt kritische Funktionen, die jedoch häufig bei der Automatisierung übersehen werden. IDP bietet Kontrolle, wo e physische Prozesse nicht können - wie zum Beispiel die Änderung eines Prozesses auf Software-Ebene, wodurch die aktuellen, zukünftigen und vergangenen Ergebnisse aktualisiert werden.

Denken Sie an das letzte Mal, als eine Aufbewahrungsrichtlinie geändert wurde oder eine neue Namenskonvention erforderlich war. Sobald Sie die Änderungen in einem IDP-System definiert haben, findet es die Änderungen und wendet sie auf alle Instanzen gleichzeitig an.

Zwei Technologien, die IDP ermöglichen, sind optische Zeichenerkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI), die in unserer Digital Capture Software zum Einsatz kommen. Sie werden verwendet, um unstrukturierte Daten so zu formatieren, dass sie in automatischen Arbeitsabläufen verarbeitet werden können - ein gängiges Beispiel ist die automatische Rechnungsverarbeitung.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Rolle von OCR und KI bei der Rechnungsbearbeitung, wo die Automatisierung zu einer Steigerung des ROI um 30 % führen kann.

Was ist OCR?

OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition: Software, die physische Informationen in ein computerlesbares Format umwandelt, indem sie Informationen aus Bildern extrahiert und in durchsuchbaren oder bearbeitbaren Text umwandelt.

Die OCR-Technologie ist hervorragend geeignet, um Informationen aus strukturierten Daten zu extrahieren. Was wir jedoch suchen, ist eine durchgängige Automatisierung. Wenn 80-90% der Dokumente unstrukturiert sind, ist es immer noch eine Herausforderung für OCR.

Barrieren abbauen

Hier kommen Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) ins Spiel. Sie ermöglichen die Extraktion und Analyse von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten in großem Umfang.

KI und ML ergänzen OCR und verwandeln regelbasierte Starrheiten in KI-gestützte Entscheidungsmaschinen für eine agile Workflow-Ausführung.

Indem sie den Text auf den Dokumenten versteht, verbessert AI die OCR auf folgende Weise.

• Erfasst nur relevante Informationen
• Querverweise mit CRM-Datenbanken
• Links zu anderen Dokumenten über eindeutige Identifikatoren
• Entscheidungsbasiertes Routing für Genehmigungen/Prüfungen

Wie KI zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung eingesetzt wird

• Datenextraktion: Die OCR-Technologie wird durch KI gesteuert, um die von Ihnen benötigten Daten aus Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Bestellungen zu extrahieren. Kontext und Bedeutung werden abgeleitet und verwendet, um Daten für die Kompatibilität mit Ihrem Finanzsystem zu strukturieren - Daten wie Name des Lieferanten, Adresse und Zahlungsdetails.
• Validierung und Verifizierung: Wenn ein eindeutiger Identifikator, wie z.B. eine Auftragsnummer, erkannt wird, können die extrahierten Daten mit anderen Dokumenten desselben Auftrags abgeglichen werden. Anschließend können sie überprüft und validiert werden, um ihre Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

• Ausreißer/Ausnahmebehandlung: KI-Algorithmen können Fehler oder Unstimmigkeiten in den extrahierten Daten durch Abgleich und Zugriff auf bestehende CRM-Datenbanken erkennen. Wenn Sie auf neuartige Fälle stoßen, kann ein Ausnahme-Workflow zur menschlichen Validierung weitergeleitet werden.
• Lernen und Verbessern: KI-Algorithmen lernen aus historischen Daten und menschlicher Ausnahmebehandlung, um sich mit der Zeit zu verbessern und die Gesamtgenauigkeit und Effizienz des automatisierten Rechnungsbearbeitungssystems zu steigern.

Und darüber hinaus...

IDP macht nicht bei den Finanzabteilungen halt - im Gegenteil, IPD-Praktiken digital transformieren Arbeitsabläufe, indem sie "Unterbrechungen", die eine Übergabe und manuelle Eingriffe erfordern,umgehenund Informationen digitalisieren und standardisieren, was eine durchgehende Automatisierung ermöglicht.

Apogee's Cloud-Rechnungsbearbeitungsdienst

Apogee investiert kontinuierlich in KI- und Bildverarbeitungstechnologien, die in unserem Cloud-basierten Rechnungsbearbeitungsservice zusammengefasst sind.

Eine tiefere, umfassendere Aufzeichnung bietet Suchmöglichkeiten, die über die Namenskonventionen hinausgehen, und ermöglicht die Extraktion hochwertiger Daten in einem höheren Tempo.

Das Outsourcing der Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine Skalierung unabhängig von der Infrastruktur - das spart Kosten für die Expansion.

Erfahren Sie mehr über unsere Cloud-Rechnungsbearbeitung mit Cost-per-Click Verarbeitung Service, indem Sie kontaktieren Sie uns indem Sie das untenstehende Formular verwenden.