HR-Compliance: Wie Sie HR-Aufzeichnungen führen und Branchenstandards einhalten

Personalabteilungen sind für einige der sensibelsten Informationen verantwortlich, die ein Unternehmen verwaltet. Das meiste davon unterliegt wechselnder Gesetzgebung.

Die Seite des CIPD mit den Aktualisierungen der Gesetzgebung enthält nicht weniger als 35 separate Einträge allein für das Jahr 2022. Zu diesen Änderungen gehören erhebliche Anpassungen des Datenschutzes und der Meldepflichten.

Die manuelle Pflege korrekter und gesetzeskonformer Aufzeichnungen ist eine Vollzeitbeschäftigung, und es drohen hohe Strafen bei Nichteinhaltung. Es ist entmutigend, aber es muss keine Herausforderung sein.

Hier erfahren Sie, wie Digitalisierung und Automatisierung die Last der HR-Compliance übernehmen können.

Die Herausforderungen bei der Pflege genauer Personalakten

Menschliche Fehler und Prozessvariationen

Da Personalakten dem GDPR-Schutz unterliegen, stellen unsichere Daten ein großes Risiko für die Einhaltung der Vorschriften dar. Die Hauptursache für Datenlecks? Menschliches Versagen, das für 82 Prozent der Datenschutzverletzungen verantwortlich ist.

Es sind jedoch nicht nur schwache Passwörter, die die Sicherheit untergraben. Prozessvariationen treten auf, wenn die Methoden der Datenverwaltung zwischen den einzelnen Personalverantwortlichen variieren. Dies kann zu langfristigen Wissenslücken und dezentraler Dokumentenablage führen.

Wenn Sie dann noch eine Vielzahl von Dokumentenarten hinzufügen, wird die Sache noch komplexer. Für jeden dieser Typen gibt es unterschiedliche Aufzeichnungen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.

Dezentrale Speicherung

Dezentrale Aufzeichnungen stellen eine unnötige Herausforderung für die Einhaltung der Vorschriften dar, weil:

• Prozess-Variation
• eine Kombination aus digitaler und physischer Speicherung
• nicht integrierte Aufbewahrungssoftware.

Im Falle von Papierunterlagen ist das sowohl riskant als auch ineffizient. Sobald sich die Vorschriften ändern, müssen die Personalverantwortlichen jedes Dokument beschaffen und aktualisieren.

Ohne standardisierte Prozesse ist es viel einfacher, den Überblick über Unterlagen zu verlieren. Das wiederum erschwert es den Personalverantwortlichen, die Daten aufzubewahren, zu aktualisieren, abzurufen und zu gegebener Zeit zu vernichten.

Stark regulierte Industrien

Branchenspezifische Vorschriften sind oft umfassender und sehen bei Nichteinhaltung schwere Strafen vor. Das gilt besonders für Sektoren wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die Regierung. Zusätzliche Anforderungen verschärfen die oben genannten Herausforderungen.

Trotz der zusätzlichen Komplexität haben Organisationen wie die ICO kein Verständnis für die Nichteinhaltung von Vorschriften. Wenn eine Organisation des Gesundheitswesens gegen den Data Protection Act 2018 oder die Common Law Duty of Confidentiality verstößt, können Geldstrafen bis zu 17 Millionen Pfund verhängt werden.

Sicherstellung der HR-Compliance durch Automatisierung

Personalinformationssysteme (HRIS) gehen diese Herausforderungen direkt an. Sie bieten eine sichere, zentralisierte Datenbank und automatisierte Datenverwaltung.

Zentralisierung der Aktenführung

Es gibt Schätzungen, nach denen ein durchschnittliches Unternehmen mehr als 100 Softwareplattformen verwendet. Wenn es um die Verwaltung von Daten geht, ist es umso besser, je näher diese Zahl bei eins liegt.

Ein umfassendes HRIS hält die Papierwege so einfach wie möglich, indem es Datensätze in einer einzigen Datenbank enthält. Wenn die Zeit für ein Compliance-Audit oder Zugriffsanfragen von Mitarbeitern gekommen ist, ist das Auffinden von Dokumenten viel einfacher. Das gilt insbesondere, wenn Ihr HRIS strikte Namenskonventionen verwendet, die leicht durchsuchbar sind.

Außerdem sind die Aufzeichnungen dadurch sicher. Die Verwaltung des Zugriffs auf einer digitalen Plattform ist viel einfacher als die Nachverfolgung des Zugriffs auf eine ganze Reihe von Technologien oder eine Vielzahl von Papierdokumenten.

Standardisierung der Dokumentation

Die Verwendung einer einzigen Wahrheitsquelle für HR-Datensätze begrenzt die Auswirkungen von Prozessabweichungen. Erstellen Sie Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Datensatztypen. So stellen Sie sicher, dass sie immer in demselben, standardisierten Format ausgefüllt werden.

Dies ist eine weitaus effizientere Methode zur Erstellung vorschriftsmäßiger Unterlagen. Anstatt Dokumente auf Ad-hoc-Basis zu erstellen, können Personalleiter Vorlagen verwenden, um Prozesse wie das On- und Offboarding zu beschleunigen. Sie stellen außerdem sicher, dass Sie die Anforderungen für jede Art von Mitarbeiter einhalten.

Automatisierung der Aktenverwaltung

Je nach Art der Informationen, die Sie sammeln, gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Indem Sie Workflows für jede Dokumentenkategorie erstellen, können Sie Erinnerungen automatisieren, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Auf diese Weise müssen Sie (und Ihr Team) den Status der Unterlagen nicht mehr aktiv verfolgen. Legen Sie die entsprechenden Fristen fest, und die Einhaltung der Vorschriften wird sich von selbst erledigen.

Ein ausgeklügeltes HRIS wird sich mit den Vorschriften weiterentwickeln. Zumindest ermöglicht es Ihnen, die Automatisierungsparameter an die sich ändernden Vorschriften anzupassen.

Automatisierte HR-Compliance in der Praxis

Wir haben aus erster Hand erfahren, wie Automatisierung die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen beschleunigen kann. Der Northumbria NHS Trust - einer der größten in Großbritannien - wandte sich mit einem Berg von physischen Unterlagen an uns. Daraufhin haben wir eine maßgeschneiderte digitale Alternative entwickelt.

Unser Team entwickelte ein maßgeschneidertes HRIS für 18.000 Mitarbeiter auf einer Fläche von 5.000 Quadratkilometern. Dabei haben wir über 375.000 physische Dokumente digitalisiert. Unsere Ingenieure entwickelten auch Funktionen für die Zugriffsverwaltung, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Der Trust profitiert nun von zentralisierten Unterlagen, die standardmäßig konform sind. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber den über Northumbria verteilten physischen Dokumenten.

Vorgesetzte können nur auf Informationen über ihre direkten Mitarbeiter zugreifen, und die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen nicht mehr den Überblick über Tausende von Datensätzen behalten. Das benutzerdefinierte HRIS bewahrt und vernichtet die Unterlagen jetzt automatisch gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Das richtige HRIS ist in der Lage, die Anforderungen stark regulierter Branchen zu bewältigen, und zwar in großem Umfang. Personalabteilungen können sich von der Last der Einhaltung von Vorschriften befreien, ohne sich vor der Verantwortung für die Einhaltung zu drücken. Die Automatisierung stellt sicher, dass Sie Ihre Aufzeichnungen von Anfang an korrekt und angemessen führen.

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