Neun Vorteile einer Managed Print Service (MPS) Lösung

Managed Print Service (MPS)-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Effizienz, Produktivität und Datensicherheit zu verbessern, indem sie die Nutzung überwachen, die Verwendung von Verbrauchsmaterial automatisieren und den Dokumentenbedarf des Unternehmens decken.

Die im Rahmen eines Managed Print Service (MPS)- Lösungsvertrags bereitgestellten Dienstleistungen variieren von Anbieter zu Anbieter und sind in der Regel auf die anspruchsvollen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten. Unabhängig von den Serviceerwartungen und den vertraglichen Verpflichtungen bieten Managed Print Solutions den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die neun wichtigsten Vorteile einer Managed Print Service (MPS)-Lösung:

1. Kosten reduzieren und kontrollieren

2. Senkung der Investitionsausgaben und Verbesserung des Cashflows

3. Verbessern Sie die Produktivität

4. Optimieren Sie die Effizienz

5. Reduzieren Sie die Umweltbelastung

6. Abfall reduzieren

7. Verbessern Sie die Informationssicherheit

8. Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen

9. Anpassen der Dokumentenkapazitäten an die Bedürfnisse des Unternehmens

Vorteil #1. Reduzieren und kontrollieren Sie Ihre Kosten mit einem Managed Print Service

Ein maßgeschneiderter Managed Print Service (MPS) kann Ihren gesamten Dokumentenbedarf im Rahmen einer einzigen Vereinbarung organisieren, die lediglich eine einmalige monatliche Gebühr für alle Serviceleistungen beinhaltet. Wenn Sie Ihre Druck-, Kopier- und Scanaufgaben von einem spezialisierten Managed Print Solution Provider erledigen lassen, können Sie Ihre Kosten drastisch senken.

Die Anzahl der Druckgeräte kann rationalisiert werden, indem unnötige oder veraltete Technologien entfernt werden, die zu Ineffizienzen für Ihre Mitarbeiter führen. Drucksoftware und Druckrichtlinien, wie z.B. "Pull-Printing", können ebenfalls eingeführt werden, um den Output zu reduzieren und die Druckkosten zu senken.

Managed Print Service (MPS) kann alle Druckgeräte in spezielle Überwachungssysteme einbinden, um die automatische Verwaltung und Lieferung von Ersatztonern und Wartungsarbeiten sicherzustellen. Die Wartung der einzelnen Druckgeräte ist teurer als ein automatisiertes, cloudbasiertes System für die Verwaltung in großem Umfang. Außerdem werden die Kosten vermieden, die mit der Lagerung von ungenutztem Inventar verbunden sind.

Insgesamt können Sie durch den Einsatz eines ManagedPrint Service (MPS)- Anbieters die Kosten um 20-40% senken, da Sie keinen Teil Ihrer Druckumgebung mehr selbst verwalten müssen. Die Kosten sind vom ersten Tag an klar und transparent und ermöglichen eine angemessene Budgetierung und finanzielle Transparenz.

Vorteil #2. Reduzieren Sie Ihre Investitionsausgaben und verbessern Sie Ihren Cashflow mit einem Managed Print Service

Die Kosten für die Anschaffung einer Flotte von Druckgeräten können ein finanzielles Problem darstellen, aber Managed Print Service (MPS) bietet in der Regel flexible Zahlungsoptionen für eine Reihe von Präferenzen. Preisstrategien mit gemieteter Druckhardware sind ideal für Unternehmen, die keine Lust haben, alle drei bis fünf Jahre hohe Vorlaufkosten für Technologie zu zahlen. Darüber hinaus stehen Unternehmen Prognosetools und Echtzeit-Dashboards für die Nutzung des gesamten Gerätenetzwerks zur Verfügung, die präzise und detaillierte Informationen zur finanziellen Abdeckung liefern.

Vorteil #3. Verbessern Sie Ihre Produktivität mit einem Managed Print Service

Mit einem Managed Print Service (MPS), der sich um alle Aspekte Ihrer Druckumgebung kümmert, sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. In der Regel liegt es an der IT-Abteilung, Druckerfehler und -staus zu beheben, Toner zu bestellen und auszutauschen oder die Hersteller um Rat zu fragen, wie die Druckersoftware zu installieren oder zu konfigurieren ist.

Die Optimierung von Druckhardware und -software sowie die Automatisierung der Servicebereitstellung - von regelmäßigen präventiven Wartungsbesuchen durch Techniker bis hin zum Just-in-Time-Austausch von Toner - verbessert die Produktivität und die Dokumentenkapazitäten eines Unternehmens insgesamt erheblich.

Vorteil #4. Optimieren Sie Ihre Effizienz mit einem Managed Print Service

Der Zeitaufwand, den Mitarbeiter für druckerbezogene Aufgaben aufwenden, ist schwer zu beziffern, aber oft viel größer, als Sie glauben. Der End-to-End-Prozess des Druckens, Scannens, Kopierens oder Faxens von Dokumenten mit veralteter Drucktechnologie oder veralteter, schlecht konfigurierter Software ist nur der Anfang.

Hinzu kommt der Zeitaufwand für die Behebung von Gerätestörungen, die Beseitigung von Papierstaus und den Austausch von Tintenpatronen und Tonerkartuschen. Ein Managed Print Service (MPS) erkennt alle Ineffizienzen und verfügt über Maßnahmen, um die versteckte Zeitverschwendung der Mitarbeiter bei der täglichen Druckwartung zu reduzieren. Durch die Kombination der besten Drucksoftware mit der neuesten Druckhardware kann ein Managed Print Service (MPS ) die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens erheblich optimieren.

Vorteil #5. Reduzieren Sie die Umweltbelastung mit einem Managed Print Service

Die Reduzierung des Stromverbrauchs, der Verbrauchsmaterialien und des Papierverbrauchs ist Teil der sozialen Verantwortung eines Unternehmens. Mit einer speziellen Software zur Geräteüberwachung im Rahmen eines Managed Print Service (MPS) können Sie Ihre Druckernutzung und die damit verbundenen Kosten ermitteln und verfolgen. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, einzugreifen und Ihre Umweltbelastung und Ihren CO2-Fußabdruck zu verringern.

Durch die Bereitstellung der idealsten Drucklösungen für Ihre Dokumentenanforderungen kann Ihr Unternehmen seine Umweltbelastung drastisch reduzieren. Die Menge der verbrauchten Ressourcen kann drastisch reduziert werden, ebenso wie der damit verbundene Energie- und Stromverbrauch - all dies trägt zu einer besseren CO2-Bilanz bei.

Vorteil #6. Reduzieren Sie Abfall mit einem Managed Print Service

Unternehmen können einen Managed Print Service (MPS ) als Methode zur Abfallreduzierung nutzen. Es können Druckrichtlinien eingeführt werden, die Standarddruckverfahren festlegen, z. B. Schwarzweißdruck und beidseitiger Druck, was zu weniger Farbe und weniger Papierverbrauch führt.

Der Follow-me-Druck kann auch sicherstellen, dass Druckaufträge nur dann freigegeben werden, wenn sich die Mitarbeiter am Druckgerät anmelden und den Auftrag selbst drucken möchten. Ein effektiver Managed Print Service (MPS ) kann bis zu 20 % des Druckaufkommens einsparen, das sonst in den Druckgeräten verbleibt und nur unsicher entsorgt wird.

Vorteil #7. Erhöhen Sie die Informationssicherheit mit einem Managed Print Service

Eine gründliche Druckprüfung und -bewertung wird alle Sicherheitsrisiken aufdecken, denen Ihr Netzwerk oder Ihr Unternehmen derzeit ausgesetzt ist. Der anschließende Managed Print Service (MPS) hilft dann, diese Risiken mit einem maßgeschneiderten Drucksicherheitsplan zu mindern.

Dazu könnte die Empfehlung von Verfahren zur Unterzeichnung der Drucker gehören, um den Diebstahl von Dokumenten aus den Ausgabefächern zu minimieren, oder es könnte sich um Abfallentsorgung und Einrichtungen zur Dokumentenverwaltung handeln. Der Drucksicherheitsplan könnte auch die Installation von multifunktionalen Druckgeräten mit automatischer Festplatten-Löschsoftware und Lösungen auf Netzwerkebene empfehlen, um das Risiko zu verringern, dass Informationen von Hackern abgerufen werden.

Vorteil #8. Erfüllen Sie Compliance und Vorschriften mit einem Managed Print Service

Mit der Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) im Mai 2018 müssen Unternehmen strenge Kriterien für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erfüllen und geeignete Maßnahmen ergreifen, da sie sonst mit hohen finanziellen und reputationsbezogenen Strafen rechnen müssen.

Managed Print Service (MPS)-Anbieter können bei der Einhaltung dieser Kriterien helfen, indem sie die Dokumentenprozesse und Arbeitsabläufe anpassen und maßgeschneiderte dokumentenbezogene Beratung anbieten. Da für alle personenbezogenen Daten (PII) - Informationen, die zur eindeutigen Identifizierung, Kontaktaufnahme oder Lokalisierung einer einzelnen Person verwendet werden können - inzwischen strenge gesetzliche Vorschriften für die Speicherung, Verwaltung und Verwendung gelten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumenteninfrastruktur den Vorschriften entspricht und zukunftssicher ist.

Vorteil #9. Managed Print Services passen die Dokumentenkapazitäten an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an

Die Schaffung eines Arbeitsumfelds, das mit der idealsten und zweckmäßigsten Technologie ausgestattet ist, sollte für jedes zukunftsorientierte Unternehmen eine Priorität sein. Dokumente spielen im Geschäftsleben eine wichtige Rolle - es ist ungewöhnlich, dass eine Geschäftseinheit oder Abteilung nicht ein gewisses Maß an Dokumenten benötigt. Die Optimierung der Infrastruktur und der damit verbundenen Prozesse ist daher eine solide Geschäftsentscheidung, die mit einem Managed Print Service (MPS) erreicht werden kann.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Vorteile eines Managed Print Service (MPS ) für Ihr Unternehmen nutzen können, dann rufen Sie uns noch heute unter 0345 300 9955 an oder füllen Sie hier unser Kontaktformular auf der Website aus.