4 Eigenschaften eines guten Partners für Dokumentenmanagement

Es ist besorgniserregend, dass 82 Prozent der Mitarbeiter glauben, dass die Produktivität unter einer schlechten Dokumentenverwaltung leidet. In der Tat müssen acht von 10 Arbeitnehmern bereits vorhandene Dokumente neu erstellen, weil sie sie in ihrem Netzwerk nicht finden können.

Für Apogee sind Statistiken wie diese der Grund, warum wir morgens aufstehen. Wir helfen Unternehmen jeder Art und Größe dabei, ihre Aktenverwaltung zu optimieren, indem wir Teams in die Lage versetzen, von überall und jederzeit auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Die richtigen Tools dafür zu haben, ist wichtig. Vor allem, wenn man bedenkt, dass nur einer von vier Befragten angibt, ein Dokumentenmanagementsystem in seinem Unternehmen zu verwenden. Aber bei der Implementierung einer effektiven Dokumentenverwaltung geht es um mehr als die Einrichtung einer Plattform.

Es geht um aktive Kommunikation und starke Zusammenarbeit. Es geht auch um ein bisschen Herzblut, um sicherzustellen, dass wir die Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen und übertreffen.

Hier sind also vier Qualitäten eines guten Dokumentenmanagement-Partners:

1. Langfristiges Vertrauen schaffen und erhalten

Wenn es um Partnerschaften im Bereich Dokumentenmanagement geht, bedeutet Vertrauen mehr als nur „den Job zu erledigen“. Stattdessen bedeutet es, mit den Kunden zusammenzuarbeiten, um ihre speziellen Probleme zu verstehen. Und es bedeutet, die richtige Lösung zu finden, die ein erfolgreiches Ergebnis garantiert.

Nehmen Sie unsere Arbeit mit dem Newcastle upon Tyne NHS Foundation Trust. Bevor wir einsprangen, hatte das Unternehmen Probleme mit seinem Verfahren für die Beantragung von Studienurlaub, da es darin bestand, Papierdokumente zur Genehmigung zwischen Managern weiterzureichen. Um dieses Problem zu lösen, entwickelten wir eine eForm-Lösung, auf die jeder Mitarbeiter über das Intranet des Trusts zugreifen konnte.

Für dieses Projekt benötigte der Trust jedoch eine langfristige, zuverlässige Lösung. Wir schufen dauerhaften Erfolg und Vertrauen, indem wir unsere Arbeit in das NHS Electronic Staff Record System integrierten, so dass für neue Mitarbeiter automatisch eine neue Akte angelegt wurde, sobald sie vom Bewerber zum Mitarbeiter wurden.

Auf dieser Grundlage füllten sich unsere dynamischen E-Formulare selbst mit den Metadaten der Mitarbeiter und wurden zur Genehmigung an die richtigen Manager weitergeleitet.

Wenn es um die strategischen Partnerschaften Ihres Unternehmens geht, gibt es kein Patentrezept. Ein guter Partner für Dokumentenmanagement versteht das. Er schneidet die Projekte auf Ihre Bedürfnisse zu und baut bei jedem Schritt der Zusammenarbeit Vertrauen auf.

2. In aktive Zusammenarbeit investieren

Laut McKinsey „übertreffen Unternehmen mit fortgeschrittenen Fähigkeiten zur Zusammenarbeit mit Lieferanten in der Regel ihre Konkurrenten“.

Dies war der Fall beim Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust, als wir sein HR-System überholten. Unser erster Test war die Einführung von eForms für die Risikobewertung von Schwangerschaften. Damit das neue System wie am Schnürchen lief, mussten wir während des Scanvorgangs mit 42 verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten.

Mit allen Beteiligten an Bord erstellten wir nachvollziehbare und konforme Risikobewertungen zur Schwangerschaft. Natürlich führte dies zu einem zuverlässigen Dokumentenmanagementprozess. Aber es verbesserte auch die Effizienz der Abläufe und machte den Trust flexibler und wettbewerbsfähiger als je zuvor.

3. Führen mit Einfühlungsvermögen

Bei dem Projekt des Newcastle upon Tyne NHS Trust war die Zusammenarbeit nicht der einzige Faktor, der zum Erfolg führte. Einfühlungsvermögen war von entscheidender Bedeutung, vor allem, als der Trust schwierige Zeiten durchlebte.

Im Jahr 2020 benötigte der Trust dringend Immobilien, um die Behandlungskapazitäten zu erhöhen und ein Arbeiten auf Distanz zu ermöglichen. Datatron hörte sich die Probleme genau an und verstand die Bedeutung sowohl für die Mitarbeiter des Trusts als auch für seine Patienten. Mit militärischer Präzision verlagerte und digitalisierte das Datatron-Team mehr als eine Million Datensätze aus einem ausgelagerten Lager, um Platz zu schaffen und die Zugänglichkeit der Gesundheitsdaten zu erhalten.

Datatron bot flexible und vor allem reaktionsschnelle Unterstützung, um auf die besonderen Bedürfnisse des Trusts einzugehen und Lösungen für seine Probleme zu finden. Wenn sie mitten im Projekt Zugang zu bestimmten Dokumenten benötigten, sorgten wir dafür, dass sie ihn so schnell wie möglich erhielten.

4. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Effektive Kommunikation ist der Grundstein für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement-Projekt. Und wenn es darum geht, den richtigen Partner zu finden, ist es wichtig, von Anfang an klare Erwartungen zu formulieren.

Dies war der Fall bei Reyrolle & Company. Das britische Ingenieurbüro befand sich in einer einzigartigen Situation. Sie mussten ihr riesiges Archiv mit mehr als 300.000 Mikrofiches digitalisieren, hatten aber nur ein sehr kleines Budget zur Verfügung.

Wir hörten uns diesen Bedarf an und machten uns daran, eine Lösung zu finden, die im Rahmen ihres Budgets lag. Anstatt jede einzelne Akte zu digitalisieren, implementierten wir einen Digital at Point of Access-Prozess für das 120 Jahre alte Mikrofilmarchiv.

Jetzt können die Ingenieure von Reyrolle & Company überall und jederzeit auf digitale Kopien ihres riesigen Archivs von mehr als 300.000 Mikrofiches zugreifen. Darüber hinaus konnte Reyrolle & Company die Vorlaufkosten vermeiden, die bei Digitalisierungsprojekten dieser Größenordnung normalerweise anfallen.

Intelligente Kommunikation war hier der Katalysator des Erfolgs. Klare Erwartungen auf beiden Seiten ließen das Projekt für alle Beteiligten funktionieren.

Iterative Innovation, außergewöhnliche Digitalisierung

Wir bei Apogee wissen, dass eine heute implementierte Lösung morgen vielleicht nicht mehr die beste Lösung ist. Anstatt an einmaligen Projekten zu arbeiten, arbeiten wir langfristig mit unseren Kunden zusammen. So können wir eine Kultur der iterativen Innovation und außergewöhnlichen Digitalisierung schaffen.

Wenn Sie mehr über die Digitalisierung Ihrer Dokumente erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute indem Sie das untenstehende Formular verwenden.