Digitale Poststelle für mobile Mitarbeiter

Lockdown hat die Art und Weise, wie wir mit der Arbeit umgehen, für immer verändert . Die Anpassungen, die wir vorgenommen haben, spiegeln sich in der post-covidischen Landschaft wider und zeichnen ein neues Paradigma der Bürokultur.

Einer der Herausforderungen die wir zu bewältigen hatten war die Koordinierung der Bereitstellung von Informationen an entfernten Standorten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auch ohne Büro auf derselben Seite arbeiten. Dies war zwar mit einer cloudbasierten Infrastruktur möglich, aber der praktische Prozess der Postverteilung wurde nicht berücksichtigt.

Die Lösung für dieses Problem war eine bekannte - Digitale Poststellen.

Früher waren Unternehmen mit vielen Standorten, Abteilungen oder Niederlassungen die Hauptabnehmer der digitalen Poststelle - aber fast über Nacht wurden sie neu verpackt und für den privaten Gebrauch umgewidmet.

Die flexible und reibungslose Implementierung digitaler Poststellen sowie ihr zentrales Hosting und ihre Benutzerfreundlichkeit machten sie zu einer starken Grundlage für virtuelle Büros im ganzen Land.

Warum ist die digitale Poststelle ideal für die Telearbeit?

• Konsistenz: Die Zustellung an alle entfernten Standorte erfolgt gleichzeitig, so dass ein einheitlicher Zeitplan entsteht und Verzögerungen durch die erneute Zustellung von Dokumenten vermieden werden. Durch die Synchronisierung von Post und E-Mails an einem Ort wird eine Datenflut verhindert, während die Versionskontrolle für Dokumente Änderungen verfolgt und Dokumente aktualisiert.
  
  
• Lernen Sie durch Handeln: Das zugängliche und intuitive Design der digitalen Postdienste macht die Implementierung und Skalierung einfach. Darüber hinaus können Sie eine digitale Poststelle über Ihr bestehendes E-Mail-Postfach ansteuern - eine Softwareinstallation oder IT-Wartung ist nicht erforderlich.
  
  
• Dokumentenkontrolle: Die Kontrolle von Dokumenten ist für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich. Die Schwierigkeit, die Sicherheit und Nachverfolgung von Informationen zu gewährleisten, erhöht sich bei einem Netzwerk, das über viele Standorte und Geräte hinweg betrieben wird.
  
  
• Berichterstattung: Die Bilder Ihrer Post werden bei der Digitalisierung mit Metadaten angereichert. Die OCR-Software erfasst Daten, die genutzt werden können, um Einblicke zu gewinnen und automatisierte Prozesse durch Workflows in Gang zu setzen. Live-Berichte stellen sicher, dass Zustellpunkte und Aktionen auf dem neuesten Stand gehalten werden, so dass Anpassungen auf der Grundlage der Leistung vorgenommen werden können.

• Audit Trail: Aenn sich die Audit-Berichterstattung wie die Dokumentenkontrolle auf mehrere Standorte ausdehnt, wird es schwieriger. Mit einer Dokumentenmanagement-Lösung werden Prüfpfade automatisch aufgezeichnet. Dadurch wird die Rückverfolgbarkeit reibungsloser und im Falle eines Vorfalls ist die Quelle sofort identifizierbar, was dazu beiträgt, Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften zu vermeiden.
  
  
• Maßstab: Während eine herkömmliche Poststelle zusätzliche Schulungen, Zeit und Platz erfordern würde, ist die Skalierung bei einer ausgelagerten digitalen Poststelle unabhängig von der Infrastruktur. Das Outsourcing trägt nicht nur dem steigenden Volumen Rechnung, sondern bedeutet auch, dass Sie bei einer schwankenden Nachfrage nach Postbearbeitung nur für das bezahlen, was Sie benötigen.
  
  
• Automatisieren: Durch die Umwandlung von Postinformationen in ein computerlesbares Format können Sie diese in digitalen Workflows einsetzen und die Poststelle automatisieren. Zu den Arbeitsabläufen könnte das Onboarding für Personalabteilungen, Rechnungsbearbeitung für Finanzabteilungen oder die gesetzeskonforme Archivierung von Unterlagen.

Wie Sie eine digitale Poststelle einrichten

• Ideate; ein ernannter Postmeister arbeitet mit dem Dienstleister für die Poststelle zusammen, definiert Regeln für Umleitung, Duplizierung, Einschränkung und Rücksendung an den Absender. Er kann dann CRM-Informationen bereitstellen, die es OCR ermöglichen, die Post automatisch zu indizieren. Schließlich kann der Postmeister gemeinsam mit dem Dienstleister Arbeitsabläufe entwerfen.
  
  
• Verbessern: Mit den Berichtsfunktionen von Digital Mailrooms werden die Arbeitsabläufe ständig bewertet, gepflegt und aktualisiert, um das System zu verbessern. Die Zustellung kann direkter werden und die Arbeitsabläufe können komplexer werden, sobald die kritischen Pfade identifiziert sind und die Benutzer mit dem System vertraut sind.
  
  
• Integrieren: Durch die Einführung einer virtuellen Poststelle als Teil einer Strategie zur digitalen Transformation erweitern Sie die Reichweite der Prozessautomatisierung und fördern das Potenzial der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Weitere digitale Möglichkeiten sind Rechnungsverarbeitung, elektronische Formulare und Dokumentenmanagement.

Digitale Poststelle von Apogee

Was wir aus dem Lockdown gelernt haben:

• Bevorzugung muss nicht auf Kosten der Produktivität gehen.
• Die Priorisierung sozialer Elemente und die Berücksichtigung persönlicher Zeitpläne können zu besseren Ergebnissen führen. 
• Die Fähigkeit, einen hybriden Arbeitsplatz zu bieten, wirkt sich auf die Akquise und Bindung von Mitarbeitern aus.
• Die Talente wandern ab.

Bei Apogee, wir erkennen die Nachfrage nach kontinuierlicher Innovation in hybriden Räumen. Unser Der digitale Poststellen-Service ist das Ergebnis unserer kontinuierlichen Investitionen in Technologien zur Bilderfassung und Datenextraktion.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte über das untenstehende Formular.