Digitalisieren Sie Ihr Büro mit Dokumentenspeicherung

Lagerung von Dokumenten

Ein Mangel an Digitalisierung kann dazu führen, dass in den Büros übermäßig viele Papierdokumente anfallen, die verloren gehen oder völlig ungeordnet sind. Mit der Zeit stapeln sich die Akten und der Büroraum wird überfüllt und unzureichend genutzt, was sich letztlich negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirkt. Die Einführung einer Dokumentenspeicherung zur verstärkten Digitalisierung ist ein wirksames Mittel, um diese Risiken zu verringern.

Die digitale Speicherung ist eine Methode, um Dateien geordnet zu speichern und zu finden, wann und wo immer Sie sich befinden, und zwar mit Hilfe von Geräten, die mit dem Internet verbunden sind. Wenn sie entsprechend den Anforderungen und Wünschen des Unternehmens implementiert wird, kann die Online-Speicherung von Daten der große Schritt sein, der für die digitale Transformation erforderlich ist.

Vorteile der Büro-Digitalisierung

Durch die effektive Aufbewahrung von Dokumenten wird sowohl Platz im Büro gespart als auch der Abfall reduziert, da keine physischen Kopien mehr aufbewahrt werden müssen. Wo früher physische Kopien aufbewahrt wurden, wird zusätzlicher Büroraum geschaffen. Wenn Büros über einen externen Archivierungsspeicher verfügen, kann dieser auch komplett entfernt werden, um ihn entweder für andere Geschäftsaktivitäten zu nutzen oder einfach zum Geldwert zu verkaufen.

Die Einsparung von Platz durch die Digitalisierung wird wiederum zu Kosteneinsparungen führen, da die Ausgaben für den Besitz, die Anmietung und die Instandhaltung von Immobilien, in denen physische Dokumente aufbewahrt werden, wegfallen oder reduziert werden. Durch die elektronische Speicherung von Dokumenten lassen sich auch die Kosten für Druckerverbrauchsmaterial drastisch reduzieren.

Die elektronische Speicherung von Dokumenten macht es den Mitarbeitern leicht, auf Dokumente zuzugreifen, sie zu drucken, weiterzugeben oder zu ändern. Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch auszutauschen, beschleunigt den Dokumentenprozess innerhalb des Unternehmens erheblich, im Gegensatz zum Ausdrucken physischer Dokumente für Einzelpersonen. Wenn dieser Dokumentenspeicher zudem mit Schlüsselwörtern versehen ist, lassen sich die Daten schneller abrufen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen wird durch die Zusammenarbeit gefördert, was die Gesamtproduktivität verbessert.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Dokumentenspeicherung ist die erhöhte Datenkontrolle und -sicherheit, die durch die Möglichkeit der persönlichen Autorisierung noch verstärkt wird. Die Online-Speicherung von Dokumenten verringert das Risiko eines Datenverlusts durch automatische Backup-Systeme und minimiert das Risiko, dass unerwünschte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Apogee's Dienstleistungen zur Dokumentenaufbewahrung

Insgesamt wird die Nutzung der digitalen Dokumentenspeicherung zu einem papierlosen und intelligenten Büro führen, das die sich verändernde digitale Geschäftsumgebung widerspiegelt. Apogee bietet maßgeschneiderte Lösungen, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren und nachhaltiger zu gestalten. Zwei effektive Lösungen zur Dokumentenspeicherung, die Apogee zur Unterstützung dieser Digitalisierung anbietet, sind die Cloud-Speicherung und das Scannen von Dokumenten.

Die Cloud-Lösung von Apogee bietet eine sichere Möglichkeit, bestimmte Dateien zu finden, auszudrucken, zusammenzuarbeiten oder zu teilen, wodurch die Notwendigkeit, physische Dokumente mit sich zu führen, verringert wird. Persönliche Cloud-Konten erhöhen die Sicherheit und die Zugänglichkeit und tragen außerdem dazu bei, den Speicherplatz in den Büros zu minimieren.

Das Dokumentenscannen von Apogee ist eine weitere Methode, um Ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren und den Büroraum zu optimieren. Die Scantechnologie liefert eine qualitativ hochwertige Bildaufnahme der gescannten Dokumente und ermöglicht deren elektronische Speicherung. Diese Lösung zur Dokumentenspeicherung kann auch Barcode-Erkennung und OCR (Optical Character Recognition) enthalten, um Prozesse effizienter zu gestalten. Anstatt physische Dokumente in Lagerräumen zu durchsuchen, können Sie mit Barcode und OCR elektronische Daten einfach lesen, ohne übermäßig viel Platz im Büro zu benötigen.

Da die Lösungen von Apogee auf jedes Unternehmen zugeschnitten sind, wird die idealste Strategie zur Dokumentenspeicherung verwendet, um die elektronische Speicherung zu optimieren und die Notwendigkeit der Aufbewahrung physischer Unterlagen zu beseitigen. Wenn Sie mehr über die Lösungen von Apogee erfahren möchten, füllen Sie bitte das untenstehende Formular aus.