Dokumentenverwaltung
Die Verwaltung der Dokumentation kann ohne die richtigen Werkzeuge sehr anstrengend sein.
Dokumentenmanagement-Systeme steigern die Produktivität, indem sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, Dokumente sicher zu speichern und von jedem Ort aus auf sie zuzugreifen, um eine nahtlose Zusammenarbeit, Kommunikation und einen reibungslosen Kundenservice zu ermöglichen - was die Geschäftszyklen beschleunigt und einen schnellen Return-on-Investment generiert.
Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?
Der Begriff Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Kuratierung, Speicherung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und anderen Datenquellen in einem Unternehmen.
Dokumentenmanagement-Systeme sind mehr als nur eine einfache Speicherlösung. Sie sorgen dafür, dass alle benötigten Informationen auf einem bequemen , Cloud-basierten Server verwaltet, aufbewahrt und leicht durchsucht werden können - mit zusätzlichen Funktionen für die Zentralisierung des Benutzerzugriffs, die Nachverfolgung von Aktionen zur Einhaltung von Vorschriften und die Unterstützung automatisierter Arbeitsabläufe.
So können die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen zur richtigen Zeit über die richtigen Informationen verfügen, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten. Dies verbessert die Zusammenarbeit, die Kommunikation, den Kundenservice und die effektive Entscheidungsfindung.
Jedes Unternehmen, das seine internen Prozesse mithilfe von Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz effizienter gestalten möchte, wird ein Dokumentenmanagementsystem zu schätzen wissen, das als Grundlage für die digitale Transformation und intelligente Dokumentenverarbeitung gilt. Während eine Vor-Ort-Lösung viele Vorteile bietet, eröffnet das kostengünstige monatliche Lizenzmodell eines Cloud-basierten Systems viele Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.
Formen der Dokumentenverwaltung
Welche Art von Dokumentenverwaltungssystem sollte ich verwenden?
Die Dokumentenkontrolle wurde in einer Reihe von Branchen durch Dokumentenmanagementsysteme verbessert - mit benutzerfreundlichen Schnittstellen, die eine einfache Installation und Integration ermöglichen.
Sowohl die Vor-Ort- als auch die Cloud-Lösungen bieten rollenbasierte Beschränkungen, die die Zugriffsrechte der Benutzer festlegen, sowie Zugang zu unserem Wissen, unserer Erfahrung und unserem laufenden Support. Für welche Art von Dokumentenmanagement Sie sich entscheiden, hängt letztendlich von Ihren spezifischen Anforderungen ab.
Online gehostete Dokumentenverwaltungssysteme eignen sich hervorragend für hybrides Arbeiten. Vor-Ort-Systeme bieten Unternehmen jedoch eine größere Kontrolle und Flexibilität über die Architektur ihres Systems. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches System für Sie geeignet ist, kontaktieren Sie uns noch heute!
Vorteile der Dokumentenverwaltung
Indem Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ein gemeinsames Online-Repository gewähren, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, flexibler und effizienter zu arbeiten.
Der beste Weg, um eine effiziente und stressfreie Zusammenarbeit zu gewährleisten, besteht darin, gemeinsame Dokumente so zugänglich wie möglich zu machen, auch wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dies ist auch im Sinne der Nachhaltigkeit, da Sie so die Abhängigkeit von Papierdokumenten verringern können.
Diese Durchsuchbarkeit ist darauf zurückzuführen, dass die in Dokumentenmanagementsystemen gespeicherten Dokumente im Volltext durchsuchbar und über Metadaten auffindbar sind, wodurch das Risiko eines Dokumentenverlusts aufgrund von Ablagefehlern verringert wird.
Außerdem können Sie Dokumente dynamisch gruppieren, was bei physischen Speicherlösungen nicht möglich ist. Dieser Mechanismus aktualisiert alle Informationen zu Dokumenten eines bestimmten Typs - ein leistungsstarkes Werkzeug, um auf gesetzliche Änderungen im Datenrecht zu reagieren.
Unnötige Duplizierung von Dokumenten oder Datenwildwuchs können ein Hindernis für eine effiziente Produktion darstellen. Ein effektives Dokumentenmanagement verhindert dies durch Maßnahmen zur Dokumentenkontrolle, die Dokumente in Echtzeit aktualisieren und so sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter von einer einzigen Dokumentenversion mit denselben aktuellen Informationen ausgehen.
Durch die Verfolgung von Versionsverläufen und die Einbettung von Metadaten wird außerdem ein Prüfpfad gebildet. So können Sie jederzeit überprüfen, was wahr ist, und sicherstellen, dass Ihre Ergebnisse ein Produkt des Prozesses sind.
Berichte und persönliche Dashboards ermöglichen es Ihnen außerdem, die Leistung zu überwachen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Durch die Automatisierung der Erledigung einfacher und mühsamer Aufgaben im Hintergrund können Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der manuellen Datenverwaltung verbringen und haben so mehr Zeit für die Arbeit an größeren Prioritäten. Durch diese Leistungssteigerung kann Ihr Unternehmen Projekte schneller abwickeln und ist somit in der Lage, agiler und dynamischer zu sein.
Die Verwaltung der Informationssicherheit ist in jeder Unternehmensumgebung von entscheidender Bedeutung, wird aber oft übersehen. Während Papierdokumente unwiederbringlich gestohlen, verunstaltet oder vernichtet werden können, lassen sich Informationen in einem Dokumentenmanagement-System ordnungsgemäß sichern. So haben Sie die vollständige Kontrolle über die Sicherheit Ihrer wichtigen Unternehmensdaten.
Der Prüfpfad ermöglicht ein schnelles Auffinden und Behandeln von Datenverstößen, und der eingeschränkte Zugriff gewährleistet den Schutz der Daten. Aufbewahrungsrichtlinien werden automatisch angewandt, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ohne dass Ihr Team sie manuell durchsetzen muss, und die erweiterte Suche ermöglicht es, Dokumente dynamisch zu gruppieren und als Reaktion auf neue Gesetze zu bearbeiten.
Die Dokumentenverwaltung ist ein hervorragender Ausgangspunkt für die Einführung digitaler Transformationsstrategien und die Verwaltung zahlreicher Automatisierungsintegrationen über einen zentralen Knotenpunkt - was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch den ROI erhöht und Zeit in die Gewinngenerierung, das Engagement für Kunden und kreative Aktivitäten umleitet.
Einige Beispiele sind:
- eForms, das den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen durch die Standardisierung der Datenerfassung, die Pflege von Datenbanken und die Aktualisierung von Indexinformationen verbessert;
- Die automatisierte Rechnungsverarbeitung führt die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung aus, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Sie nutzt Digital Capture, um Rechnungsdaten aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren und sie in das Finanzsystem einzuspeisen;
- Ein digitaler Poststellenservice automatisiert die Postbearbeitung und zentralisiert die eingehenden Kommunikationskanäle in einem digital verwalteten Posteingang, der dann weiterverteilt wird.
Document Management erleichtert die Implementierung und Überwachung von benutzerbasierten Beschränkungen und ermöglicht Ihnen die Verwaltung komplexer Hierarchien von Mitarbeitern und Abteilungen zum Schutz vor internen und externen Datenschutzverletzungen.
Das System zeichnet auch alle Zugriffsversuche mit zeitlichen und räumlichen Daten auf, so dass Sie sehen können, welche Aktionen an einem Dokument vorgenommen wurden und wann und wo sie stattgefunden haben, was für forensische Untersuchungen im Falle eines Verstoßes sehr hilfreich ist.
Welche Herausforderungen können Sie mit Dokumentenmanagement angehen?
Worauf sollten Sie bei einem Partner für Dokumentenmanagement achten?
Bauen sie konsequent Systeme auf?
Ihr Dokumentenmanagement ist die Grundlage Ihres Unternehmens, und die Standardisierung des Informationsflusses zwischen den Abteilungen sorgt dafür, dass Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren können.
Denn Standardisierung ist der Schlüssel zur Zukunftssicherheit - und durch die Einführung einer zugänglichen, standardisierten und übertragbaren Lösung bleiben Sie offen für zusätzliche Integrationen und Upgrades, die im Laufe der Zeit erforderlich werden könnten.
Die Vergangenheit ist wichtig - wie werden Ihre Partner also mit Ihren alten Papierunterlagen umgehen?
Bei der digitalen Transformation vergisst man leicht, dass die Digitalisierung von Archiven und Aktenbibliotheken, die mit dem Dokumentenmanagement kompatibel sind, genauso wichtig ist wie Ihre täglichen Akten.
Ihr Partner sollte die Transformationsschritte verfolgen, mit denen alte Datensätze in Ihre neue Lösung integriert werden, damit Sie den Überblick behalten, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Wie bilden Ihre Partner für die digitale Transformation physische Prozesse in einer digitalen Landschaft ab?
Ihr Dokumentenmanagement sollte die bestehenden Prozesse vereinfachen und die kritischen Pfade für die Transformation erkennen.
Ein seriöser Digitalisierungspartner führt eine Dokumentenkontrolle durch und verwendet Prüfpfade, um die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase der Transformation zu verfolgen und sicherzustellen.
ISO-27001 ist der Rahmen für den Schutz vor Sicherheitsbedrohungen wie Datenschutzverletzungen, Hackerangriffen und unbefugtem Zugriff. Diese Maßnahme umfasst Anforderungen für die Risikobewertung, Sicherheitskontrollen und das Vorfallsmanagement. Das Dokumentenmanagement formalisiert die Parameter von ISO-27001 in Ihrer Architektur und umreißt die Verwaltung und den Schutz sensibler Informationen.
ISO-9001 legt die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest. Diese Vorschrift gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Die Dokumentenverwaltung erleichtert die Systemanalyse zur Umsetzung der Qualitätsanalyse.
BS10008: Wenn es um die Verwaltung Ihrer Dokumente geht, ist das Dokumentenmanagement die effektivste und am besten kontrollierbare Lösung - die Archivierung von Papierdokumenten für den späteren Abruf und den sofortigen Zugriff. Sie müssen viele Dokumente aus rechtlichen Gründen aufbewahren und sicherstellen, dass sie leicht auffindbar sind, eindeutig reproduziert werden können und rechtlich zulässig sind. Der Prüfpfad und die detaillierten Verfahren liefern die Beweise, die erforderlich sind, um Ihr Dokument rechtlich zulässig zu machen. Es deckt alle Aspekte des Imaging-Prozesses ab, von der anfänglichen Planung bis zur laufenden Sicherheit der fertigen Daten.
Der Unterschied zwischen On-Premise- und Cloud-Dokumentenverwaltungssystemen
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Vor-Ort |
Wolke |
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Operative Agilität |
Enterprise Document Management kann ohne Internetverbindung betrieben werden. Ein umfangreicheres Angebot an Lizenzen und Integrationen ermöglicht eine bessere Anpassung und Personalisierung beim Aufbau Ihres Systems. |
Cloud-basiertes Dokumentenmanagement ermöglicht eine schnelle Installation an mehreren Standorten. Die Software wird automatisch aktualisiert und extern gewartet, wodurch Ihr IT-Team für geschäftskritische Aufgaben frei wird. |
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Sicherheit und Backup |
Das Backup und die Sicherheit eines On-Premise-Systems werden intern verwaltet und manuell gesichert. |
Der Zugriff auf ein Online-System erfordert eine Internetverbindung. Cloud-basierte Dienste werden auf externen Servern gehostet und auf einem zweiten, extern überwachten Server gesichert. |
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Skalierung |
Unbefristete Lizenzen |
Der Cloud-basierte Zugriff erfolgt über ein Abonnementmodell. Das Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Lizenzen ist einfach und sorgt für vorhersehbare und messbare Kosten, die sich mit der Nachfrage bewegen. |
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Kosten |
Sie zahlen nur für die Integrationen und Dienste, die Sie nutzen. - Installationskosten - Hardware-Kosten - IT-Wartungskosten - Software-Versicherung |
Die Abonnementkosten sind vorhersehbar und quantifizierbar. - Keine Software Assurance kaufen - Keine Installationskosten - Keine Unterhaltskosten |
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Wer benutzt es? |
Unternehmen, die eine Nutzung ohne ständige Internetverbindung, verschiedene Zugriffsebenen oder zusätzliche Integrationen benötigen. |
Eine hybride Belegschaft, die von mehreren Standorten aus eine Verbindung zum System benötigt. Für die Nutzung des Systems gibt es keine Beschränkungen hinsichtlich der Größe eines Unternehmens. |
Ist Google Drive ein Dokumentenmanagement-System?
Während Online-Lösungen wie Google Drive grundlegende Funktionen zur Dokumentenverwaltung bieten, sind Dokumentenverwaltungssysteme führend, wenn es um erweiterte Kontrolle und Compliance geht. Hier sind einige wichtige Unterschiede, die Sie beachten sollten:
- Warum braucht Ihr Unternehmen Dokumentenmanagement?
- Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?
- Warum sollten Sie Apogee als Anbieter für Ihr Dokumentenmanagement wählen?
Warum braucht Ihr Unternehmen Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist eine unternehmerische Aufgabe - wenn sie nicht von oben nach unten angegangen und befolgt wird, könnte das massive Auswirkungen haben. Der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen ist nicht nur für die Sicherheit Ihres Unternehmens unerlässlich, sondern hat auch andere Vorteile.
Dokumentenmanagementsysteme beispielsweise bringen Ihren Arbeitsplatz in einer wettbewerbsorientierten Geschäftslandschaft, die eine vollständige Optimierung erfordert, an die Spitze.
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, auf die Aufbewahrung von Papier zu verzichten, und bringt Sie so nicht nur der ökologischen Nachhaltigkeit näher, sondern schafft auch Platz im Büro und sorgt für mehr Datensicherheit durch Authentifizierungsprozesse.
Ein Dokumentenverwaltungssystem ist eine starke Lösung, die die Gesamteffizienz Ihrer täglichen Abläufe verbessert und gleichzeitig die Sicherheitsrisiken erheblich reduziert - was kann man daran nicht mögen?
Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?
Digitale Ablagesysteme können in den falschen Händen oft chaotisch und schwer zu navigieren sein, was dazu führt, dass es oft lange dauert, bestimmte Dateien zu finden. Tatsächlich werden heutzutage 50 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter für das Erstellen, Ablegen, Verwalten und Auffinden von Dokumenten aufgewendet.
Umgekehrt wird die Organisation digitaler Ablagesysteme mit der vorgefertigten Systemstruktur von Document Management zu einem viel einfacheren Prozess, so dass Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen in Sekundenschnelle finden. Durch die Minimierung der Suchzeiten können Ihre Mitarbeiter produktiver arbeiten - und da das Dokumentenmanagement-System vollständig mit Programmen wie SharePoint kompatibel ist, können Sie diese Vorteile mit sehr geringem Aufwand für sich nutzen.
Geschäftsprozesse können auch durch automatische Workflows gestrafft werden, die über die benutzerfreundliche Systemoberfläche leicht einzurichten sind. So können beispielsweise die Finanzdaten einer Rechnung automatisch gescannt, verarbeitet und in die entsprechenden Kundendatensätze einsortiert werden (es sei denn, das Dokument erfordert eine zusätzliche Genehmigung, in diesem Fall leitet der Workflow das Dokument an einen Manager weiter).
Mit dieser Anwendung werden die einfachen, aber zeitaufwändigen Aufgaben automatisch erledigt, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für die Erreichung längerfristiger Geschäftsziele haben.
Warum sollten Sie Apogee als Anbieter für Ihr Dokumentenmanagement wählen?
Um sicherzustellen, dass Sie die größtmögliche Effizienz aus Ihrem Dokumentenmanagement-System herausholen, bietet Apogee seinen Kunden eine kontinuierliche Betreuung durch unser Spezialistenteam. Wir stellen nicht nur sicher, dass Ihre automatischen Arbeitsabläufe optimal funktionieren, sondern geben unser Wissen auch an Sie weiter, damit Sie neue Arbeitsabläufe selbständig implementieren können.
Als Teil unserer Managed Print Services (MPS) wird das Dokumentenmanagement-Angebot von Apogee vollständig von unserem 24/7-Kundensupport unterstützt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, bei technischen Schwierigkeiten den möglicherweise ineffektiven Support von Dritten zu organisieren, da Fernreparaturen durch Apogee nach Ihrem Belieben koordiniert werden können.
Beginnen Sie Ihre digitale Transformation noch heute
Apogee arbeitet mit Ihnen zusammen, um Ihre Prozesse zu digitalisieren und ständig weiterzuentwickeln, und bietet Ihnen dabei laufende Unterstützung. Mit jahrelanger Erfahrung in der Lösung physischer Probleme mit digitalen Lösungen garantieren wir, dass sich jeder unserer Services mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt und skaliert.
Machen Sie ein Dokumentenmanagementsystem zu einem Teil Ihrer digitalen Transformationsstrategie, um bessere Kundenergebnisse zu erzielen und eine Kultur der Effizienz zu fördern. Wir können Ihnen auch dabei helfen, automatische Arbeitsabläufe für eine zunehmend virtuelle Welt umzugestalten, neue Technologien einzuführen, um sich in neuen Landschaften zurechtzufinden, und neue Geschäftsmodelle aus digitalen Abläufen zu schmieden.
Beginnen Sie Ihre Reise zur digitalen Transformation noch heute, indem Sie uns über das untenstehende Formular kontaktieren.
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