Verwaltung digitaler Aufzeichnungen
Speichern und durchsuchen Sie Ihre Dateien online, jederzeit und überall auf der Welt, mit einem Digital Records Management System, das in Bezug auf Verwaltung und Verteilung wirklich innovativ ist.
Digital Records Management (DRM) ist ein bahnbrechender Service zur Speicherung von Unterlagen.
Mit vollständigen Prüfprotokollen, Revisionsprotokollen und den Tools zum Verwalten, Aktualisieren und Freigeben von Dateien können Sie mit dem DRM-Service die physischen Unterlagen Ihres Unternehmens in sichere elektronische Äquivalente digitalisieren. Sie können Ihre Unterlagen in einer sicheren DRM-Einrichtung in Papierform aufbewahren, aber auch wählen, ob Sie die Papierform oder eine elektronische Kopie erhalten möchten.
Mit diesem Service können Sie Ihre Datei direkt von Ihrem Desktop oder Ihrem mobilen Gerät aus suchen, anfordern, bearbeiten und abrufen. Ihr Dokument wird dann nachverfolgt, verarbeitet und auf einen sicheren Cloud-Server hochgeladen, damit Sie überall darauf zugreifen können - sicher und geschützt. Wenn Sie eine gedruckte Kopie wünschen, liefern wir sie innerhalb des gewünschten Zeitrahmens an den gewünschten Ort.
Was ist Records Management?
Records Management ist der Prozess des Speicherns, Ordnens, Bewahrens und schließlich Vernichtens von Geschäftsdokumenten. Die Ausführung von Geschäftsprozessen wird durch effektives Records Management wesentlich erleichtert, da Ihre archivierten Informationen nahtlos neben den aktuellen Dokumenten verwendet werden können.
Ein Records Management-Partner sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien, mildert Compliance-Risiken und hält den Standard der Aktenführung aufrecht.
Was ist Digital Records Management?
Bei der digitalen Aktenverwaltung werden physische Akten für die Archivierung digitalisiert und mit strukturierten Metadaten versehen, was die Effizienz der Suche und Gruppierung von Akten erhöht.
Durch die Einbettung von Metadaten in Ihre Datensätze stellen Unternehmen sicher, dass der Kontext, der Ursprung und die Bedeutung jedes Datensatzes im Laufe der Zeit erhalten bleiben. Prüfpfade, die die Aktualisierung von Dokumenten verfolgen, gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und tragen zur allgemeinen Integrität und Authentizität Ihres Archivs bei.
Was ist ein Digital Records Management System?
Die spezialisierte Software und die Prozesse eines Digital Records Management-Systems sind ideal, um die Einhaltung von Vorschriften innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern - denn sie werden verwendet, um Verfahren zur Dokumentenkontrolle zu definieren und Methoden zur Erstellung von Prüfpfaden für Aufzeichnungsaktivitäten zu entwickeln.
Wie die meisten Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften sollte auch ein Digital Records Management System auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sein und mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Es bildet die Grundlage für ein organisiertes, effizientes und zukunftsorientiertes Unternehmen.
Moderne Herausforderungen für die Archivverwaltung
Unterscheidet sich Digital Records Management von der Dokumentenverwaltung?
Dokumentenverwaltung
Unter Dokumentenmanagement versteht man einen ganzheitlichen Ansatz für den gesamten Lebenszyklus dokumentierter Informationen in einem Unternehmen, der die Erstellung, Versionskontrolle, Zusammenarbeit und ordnungsgemäße Entsorgung umfasst.
Dokumentenmanagement-Systeme ergänzen Digital Capture und Business Process Automation und verbessern die Zusammenarbeit, reduzieren manuelle Aufgaben und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Verwaltung digitaler Aufzeichnungen
Digital Records Management ist ein Bereich des Dokumentenmanagements, der sich auf die Speicherung, Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus konzentriert, wobei der Schwerpunkt eher auf der ordnungsgemäßen Speicherung als auf der Erstellung oder Zusammenarbeit liegt.
Was sind die Vorteile von Digital Records Management?
Was ist hybride Aktenverwaltung?
Hybride Lösungen sind entscheidend für die Bewältigung der Herausforderungen bei der Verwaltung von Unterlagen. Sie kombinieren die Verwaltung physischer und digitaler Unterlagen in einer flexiblen, agilen und kostengünstigen Lösung.
Mit einer hybriden Lösung für die Aktenverwaltung können Unternehmen einen bequemen Zeitplan für die Umstellung einhalten oder nach Bedarf digitalisieren. Sie verteilen nicht nur die Kosten für ein Bulk Scanning Projekts, sondern ermöglicht Ihnen auch die schrittweise Einführung anderer Technologien, die Ihre digitalisierten Altakten mit dem tagesaktuellen Dokumenten-Management Prozesse integrieren - und das alles bei minimaler Unterbrechung Ihres Betriebs.
Step 1Archiv-Transfer
Ihre Unterlagen werden an einen sicheren Ort gebracht und ein Prüfprotokoll dokumentiert die Reise. ISO- und BS-Standards stellen sicher, dass Ihre Unterlagen während des gesamten Transfers vertraulich bleiben und nachweisbar sind.Step 2Digitalisierung
Sobald Ihr Scan-Plan festgelegt ist, können die physischen Aufzeichnungen digitalisiert werden - und wenn dies abgeschlossen ist, können sie strukturiert werden, um ein durchsuchbares digitales Archiv zu bilden.Step 3Anfrage
Auf einen digitalen Datensatz können autorisierte Mitarbeiter online zugreifen, wobei der Prüfpfad automatisch mit einer Aufzeichnung des Zugriffs und der an dem Dokument vorgenommenen Änderungen aktualisiert wird. Bei der Zustellung von physischen Anträgen werden die Kontrollblätter und Prüfpfade aktualisiert, sobald eine Akte das Archiv verlässt, und erneut, wenn sie zurückgegeben wird.Step 4Behalten
Auf der Grundlage ihres Inhalts oder Dokumententyps werden digitalen Aufzeichnungen Aufbewahrungszeitpläne zugewiesen, die sie nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums zur Vernichtung weiterleiten.
Ihre Reise in die digitale Aktenverwaltung
Apogee verfügt über das Fachwissen, um große Digitalisierungsprojekte zu bewältigen, und bietet einen umfassenden Service, der den besonderen Anforderungen von Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors gerecht wird. Unsere hauseigenen Experten begleiten Sie durch den gesamten Prozess, vom Scannen und Indizieren der Dokumente bis hin zur sicheren Cloud-Speicherung und benutzerfreundlichen Zugriffsschnittstellen.
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