eForms
Der Nutzen von eForms geht über den einfachen Ersatz von Papier hinaus. Im Gegenteil, sie sind eine Methode zur Umwandlung ineffizienter, komplexer Prozesse in vereinfachte digitale Arbeitsabläufe.
Was sind eForms?
eForms, oder elektronische Formulare, sind digitale Dokumente, die die Datenerfassung erleichtern.
Durch die Verwendung von Eingabefeldern zur Standardisierung der Antworten können die von eForms gesammelten Informationen automatisch in Echtzeit-Berichten generiert werden, was die Automatisierung von Arbeitsabläufen unterstützt.
Erfahren Sie mehr über elektronische Formulare, indem Sie 'Was sind elektronische Formulare?' lesen .
Warum eForms verwenden?
Die digitale Datenerfassung ist das Lebenselixier digitalisierter Arbeitsabläufe, die viele Vorteile gegenüber papierbasierten Arbeitsabläufen haben, wie z.B.:
eForms in Aktion
Apogee hat eform-Lösungen mit großem Erfolg in einer Reihe von Branchen eingesetzt.
Einrichtungen des Gesundheitswesens zum Beispiel arbeiten in der Regel mit komplexen Personalhierarchien und erzeugen große Mengen an Papierkram. Wenn Sie elektronische Formulare für die Digitalisierung verwenden, können Sie den Fluss der eingehenden Daten standardisieren und so für mehr Klarheit und Effizienz sorgen - und gleichzeitig dafür sorgen, dass alle eingegebenen Informationen sicher, nachvollziehbar und an vielen Standorten zugänglich sind.
Unternehmen der verarbeitenden Industrie hingegen haben festgestellt, dass die Erstellung von Berichten mit Hilfe von E-Formularen eine schnelle und bequeme Aufgabe ist, da die Daten nur an einer Stelle eingegeben werden müssen.
Wie eForms Platz, Zeit und Geld sparen
eForms erhöhen den ROI bei der Datenerfassung und der Ausführung von Arbeitsabläufen erheblich und benötigen dabei weniger Platz, Zeit und Aufwand.
Hier erhalten Sie einen Einblick in die vielen Vorteile von eForms:
- Audit Trail & Verfolgung
- Analyse
- Automatisierung
- Zugang
- Nachhaltigkeit
- Skalierbarkeit
- Sicherheit
- Digitale Transformation
Audit Trail & Verfolgung
Wann wurde das eFormular ausgefüllt, und von wem? Wie werden die Daten in Ihrer Organisation verwendet?
Jede Aktion, die auf einem eFormular ausgeführt wird, wird aufgezeichnet und ist nachvollziehbar, so dass Sie einen umfassenden Überblick über alle damit verbundenen Arbeitsabläufe erhalten.
Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter Engpässe im Datenfluss erkennen und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. So schaffen Sie die Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen - und zwar auf eine Weise, die es Ihnen ermöglicht, mit der DSGVO konform zu bleiben.
Analyse
eForms generiert Antworten automatisch, präzise und in Echtzeit - mit standardisierten Eingaben, die Fehler ausschließen und die Zuverlässigkeit der Daten, die Sie für die Erstellung Ihrer Berichte verwenden, verbessern.
Die Digitalisierung der eingehenden Daten eröffnet Ihnen alle möglichen Möglichkeiten, da Sie so KPIs schnell verfolgen können und reaktive Entscheidungen auf der Grundlage von verwertbaren Live-Daten treffen können.
Automatisierung
Es gibt viele Wege zur digitalen Transformation, aber die Automatisierung ist zu wertvoll, um sie nicht in irgendeiner Form zu nutzen.
eForms digitalisiert Ihre Datenerfassung und nutzt die Automatisierung, um den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren.
Nach dem Ausfüllen folgt ein eFormular automatisch den Genehmigungswegen, benachrichtigt die relevanten Benutzer und erstellt automatisch und bei Bedarf Berichte. So werden Fehler minimiert und Sie können schneller auf KPIs reagieren.
Zugang
Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist heute ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, Talente zu gewinnen und zu halten. Die Fernzugänglichkeit von E-Formularen macht sie zu einem vielseitigen Instrument, um potenziellen kulturellen Veränderungen der Erwartungen am Arbeitsplatz gerecht zu werden, da der Fluss der Datenerfassung nicht von einer persönlichen Interaktion abhängig ist.
Sie können nicht nur Informationen für den internen Gebrauch erfassen, sondern auch Formulare auf Webseiten einbetten oder per E-Mail verteilen, um Kundendaten zu sammeln. So können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, wenn es um die Entwicklung Ihres Kundenangebots geht.
Durch das Zusammentragen von Daten aus verschiedenen Quellen verschaffen Ihnen E-Formulare einen ganzheitlichen Überblick über die aktuellen Aktivitäten Ihres Unternehmens. So erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um zielgerichtet und sicher einen effektiven Weg in die Zukunft einzuschlagen.
Nachhaltigkeit
Abholzung, Wasserverbrauch bei der Zellstoffherstellung, Verunreinigung der Tinte und Luftverschmutzung sind nur einige Beispiele dafür, wie die übermäßige Verwendung von Papier indirekt die Umwelt schädigt. Deshalb ist es so wichtig, den unnötigen Papierausstoß zu begrenzen.
eForms sind nur ein Beispiel für ein Tool, das Sie in Ihre Geschäftsprozesse integrieren können, um Papierduplikate, Tintenverschwendung oder Einwegpapier zu vermeiden - und damit die Umweltbelastung Ihres Unternehmens insgesamt zu verringern.
Skalierbarkeit
Während die Skalierung physischer Workflows auf die Menge an Platz, Ressourcen und Zeit beschränkt ist, die Ihnen zur Verfügung stehen, unterliegt die Skalierung eForm-basierter Workflows keinen derartigen Beschränkungen - und kann sich kontinuierlich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln, ohne dass die Leistung darunter leidet.
Aufgrund ihres digitalen Charakters lassen sich eFormulare leicht so optimieren, dass sie mehrere Prozesse gleichzeitig in Gang setzen - so können Sie mit der Entwicklung Ihres Unternehmens leichter wachsen und die Effizienz steigern.
Sicherheit
Ein weiterer Vorteil von eFormularen gegenüber physischen Prozessen ist die Sicherheit. Damit Sie sicher sein können, dass das Risiko interner Verstöße minimiert wird, können die Rechte für die Anpassung von eFormularen mit einem Passwort versehen werden, so dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben.
Durch die Kombination von E-Formularen mit einem vollständigen Prüfpfad lassen sich interne Verstöße leichter aufspüren und beheben. Und mit automatischen Aufbewahrungsplänen, die Daten löschen, sobald sie einen bestimmten Schwellenwert überschritten haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzmaßnahmen mit der DSGVO konform sind.
Digitale Transformation
E-Formulare sind nur ein Instrument der digitalen Transformation, das in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem die Effizienz steigert und durch die Erhöhung des betrieblichen Nutzens zusätzliche Vorteile bringt. Im Gegensatz zu physischen Prozessen sind digitale Prozesse dafür bekannt, dass sie Fehler minimieren. Das bedeutet, dass sie bereits besser positioniert sind, um eine beträchtliche Investitionsrendite zu erzielen.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein zentraler digitaler Knotenpunkt für die Verwaltung, Speicherung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten aus der Ferne. Die Kombination mit eForm-Services bedeutet, dass alle eingehenden Daten an einem leicht auffindbaren Ort gesammelt werden, auf den die Mitarbeiter zugreifen können, während gleichzeitig der Datenschutz gewährleistet ist.
7 Schritte zur Verwendung von eForms
Unabhängig davon, ob Sie eForms für Ihre internen oder externen Prozesse nutzen, sollten Sie vor dem Einsatz von eForms folgende sechs Schritte beachten:
- Wie viel Zeit sie verbrauchen
- Wie wichtig sie für Ihren Betrieb sind
- Wie häufig sie ausgeführt werden
Durch die Aktivierung von eForms in den zeitaufwändigsten, wichtigsten und am häufigsten ausgeführten Prozessen profitieren Sie am meisten von den Erkenntnissen, die die eForm-Berichterstattung liefert.
Es ist wichtig, dass Sie den Datenbanken bereits in der Erstellungsphase Eingabefelder zuweisen: nicht nur zur Standardisierung der Antworten, sondern auch für die Zwecke der automatischen Vervollständigung.
Die besten Beispiele für eForm-Software lassen sich nahtlos in bestehende digitale Workflow-Design-Tools integrieren und kommunizieren effektiv mit internen Datenbanken.
Wie Ihre eForms verteilt werden, hängt letztlich von den Informationen ab, die Sie mit ihnen sammeln möchten.
eForms zeichnet die einzelnen Schritte der Reise auf - mit Hilfe von Echtzeitberichten, die Ihnen helfen, den Erfolg zu überwachen, Ineffizienzen zu erkennen und zu korrigieren und Sie ständig auf dem Laufenden zu halten, wenn Sie reaktive Entscheidungen treffen.
Achten Sie außerdem darauf, dass Sie die vorgenommenen Änderungen für künftige eForm-Workflows aufzeichnen!
eFormular FAQs
- Risikobewertungen während der Schwangerschaft
- Urlaubsanträge
- Wartungsberichte
Fazit
Information und Kommunikation sind die Grundlage des Geschäfts - deshalb integriert sich unser eForm-Service in Ihre bestehenden Systeme, anstatt zu versuchen, sie zu ersetzen. Apogee arbeitet mit Ihnen zusammen, um Ihre Prozesse zu digitalisieren und ständig weiterzuentwickeln, und bietet Ihnen dabei laufende Unterstützung.
Mit jahrelanger Erfahrung in der Lösung physischer Probleme mit digitalen Lösungen sorgen wir dafür, dass sich unsere Dienstleistungen mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln und skalieren.
Beginnen Sie Ihre Reise zur digitalen Transformation noch heute, indem Sie uns über das Kontaktformular unten kontaktieren!
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