Digitale Poststelle
Rechtfertigt Ihre interne Poststelle ihre Betriebskosten? Ein Digital Mailroom Service ist besonders nützlich für Mitarbeiter mit gemischten Arbeitsplätzen. Er digitalisiert Ihre Geschäftspost sicher und leitet sie an die zuständigen Mitarbeiter weiter, um maximale Effizienz zu gewährleisten.
Was ist ein Digital Mailroom Service?
Erhöhen Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen mit einem digitalen Poststellen-Service, bei dem Ihre Post an unsere sichere 24/7 ODS-Einrichtung gesendet wird. Nach der Zustellung wird Ihre Post quittiert, digitalisiert und auf einen sicheren Cloud-Server hochgeladen - dann wird sie automatisch an die zuständigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weitergeleitet. Auf diese Weise können digitale Informationen sicher weitergegeben und gemeinsam genutzt werden, so dass Ihre Mitarbeiter dynamisch, effektiv und auf dem neuesten Stand sind.
Große Unternehmen setzen in der Regel eine digitale Poststelle ein, um die Post an mehreren Standorten zu verwalten. Dieser Service erfreut sich jedoch zunehmender Beliebtheit, da er die Möglichkeit bietet, die Post an zahlreichen Standorten gleichzeitig zuzustellen - ein enormer Vorteil in der hybriden Arbeitsumgebung, der eine effektive Entscheidungsfindung ermöglicht und die Ergebnisse für die Kunden verbessert.
Warum sollten Sie eine digitale Poststelle nutzen?
Was sind die Vorteile eines digitalen Poststellen-Service?
Angesichts hoher Betriebskosten, eines potenziell großen Arbeitsaufkommens und der Abhängigkeit von manuellen Prozessen werden interne Poststellen in modernen Unternehmen schnell irrelevant. Durch die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter können Sie dies jedoch tun:
Wie funktioniert ein Digital Mailroom Service?
- Papierpost wird vernichtet, zurückgeschickt oder gelagert. Wertvolle Post wird an den Absender zurückgeschickt. Digitale Dateien werden vorschriftsmäßig archiviert, wenn sie Informationen enthalten, die gemäß GDPR aufbewahrt werden müssen.
- Es werden Vorabkontrollen durchgeführt und die Post wird für die Digitalisierung vorbereitet.
- Es werden Routing-Regeln und Einschränkungen angewendet.
- Die Post wird sortiert, gescannt, auf Qualität geprüft und indiziert.
- Die Posteingangsüberwachung scannt Anhänge mithilfe von OCR und KI-Tools, um Entscheidungen über die Weiterleitung auf der Grundlage des Kontexts zu treffen.
- Anhänge werden in den gewünschten Formaten verarbeitet. Sobald die Anhänge von der Software gelesen wurden, können sie automatisch verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu initiieren.
- Die Post wird den Empfängern virtuell über den E-Mail-Posteingang mit sicheren Workflows zugestellt oder an ein internes Postmaster-Konto zur weiteren Verteilung nach Bedarf.
- Die Post wird den Empfängern virtuell über den E-Mail-Posteingang mit sicheren Workflows zugestellt oder an ein internes Postmaster-Konto zur weiteren Verteilung nach Bedarf.
Wie Sie einen digitalen Poststellen-Service einrichten
Ideate
Ein beauftragter Postmeister arbeitet mit dem Dienstleister für die digitale Poststelle zusammen und definiert Regeln für die Umleitung, Duplizierung, Einschränkung und Rücksendung. Er kann dann CRM-Informationen bereitstellen, die es OCR ermöglichen, die Post automatisch zu indizieren. Schließlich entwirft der Postmeister gemeinsam mit dem Dienstleister Workflows.
Verbessern Sie
Die Berichtsfunktionen einer digitalen Poststelle ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu bewerten, zu pflegen und zu verbessern. Die Zustellung kann direkter erfolgen und die Arbeitsabläufe können komplexer werden, sobald die kritischen Pfade identifiziert sind und die Benutzer mit dem System vertraut sind.
Integrieren Sie
Mit einem Digital Mailroom Service als Teil einer digitalen Transformationsstrategie können Sie die Prozessautomatisierung ausbauen und das Potenzial der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit fördern. Weitere digitale Möglichkeiten sind Rechnungsverarbeitung, elektronische Formulare und Dokumentenmanagement.Ihre Reise zur digitalen Transformation
Digitale Poststelle + Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung lässt sich natürlich mit Digital Mailroom integrieren. Wenn Sie diesen Service nutzen, um die Digitalisierung von Papierrechnungen zu erleichtern, können diese anschließend direkt in Ihre Finanzsysteme eingespeist werden.
Digitale Poststelle + Dokumentenmanagement
Die Dokumentenverwaltung bildet das Herzstück digitaler Strategien und wurde entwickelt, um die Automatisierungsmöglichkeiten zu maximieren, die Unterlagen zu sichern und einen Fernzugriff im Rahmen der GDPR-Richtlinien zu ermöglichen. Diese Funktion ermöglicht die Automatisierung des Postein- und -ausgangs, d.h. alle Postinformationen können von jedem in Ihrem Unternehmen bearbeitet werden.
- Was ist in einem Digital Mailroom Service enthalten?
- Warum braucht Ihr Unternehmen einen digitalen Poststellen-Service?
- Warum sollten Sie Apogee als Ihren digitalen Poststellenanbieter wählen?
Was ist in einem digitalen Poststellen-Service enthalten?
Sobald Ihre Geschäftspost an unsere sichere Einrichtung weitergeleitet wird, wird die gesamte eingehende Post quittiert, gescannt, digitalisiert, gesichert und auf einem sicheren Cloud-Server zur Verfügung gestellt - wobei die gescannten Dateien über das Kundenportal für Sie zugänglich sind.
Nach dem Scannen wird die physische Post geschreddert, um die Datensicherheit zu gewährleisten, und dann verantwortungsbewusst recycelt, um Ihre Geschäftspostprozesse nachhaltig zu gestalten.
Aber das sind nur die grundlegenden Funktionen eines Digital Mailroom Service. Ein fortschrittlicher Digital Mailroom Service ermöglicht Ihnen mehr Flexibilität im gesamten Betrieb: Er kann digitale Dateien nach Abteilungen sortieren, wichtige Informationen extrahieren und sie dann automatisch an bestimmte Personen weiterleiten. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter die Daten, die sie benötigen, immer zur Hand - und das, ohne eine Sekunde ihrer Zeit zu verschwenden.
Warum braucht Ihr Unternehmen einen digitalen Poststellen-Service?
In einem wettbewerbsintensiven Markt können sich Unternehmen keine Ineffizienzen in ihren Abläufen leisten - und für moderne KMUs überwiegen die Nachteile einer hauseigenen Poststelle bei weitem die Vorteile, insbesondere wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Standorten besteht.
Die Vorteile, die mit dem Outsourcing einhergehen, haben jedoch eine ganz andere Dynamik. Zum einen werden Ihre Mitarbeiter von manuellen Prozessen entlastet, da die Postbearbeitung nun in ihrem Namen erfolgt. Zum anderen wird die Effizienz durch die Digitalisierung Ihrer Post gesteigert, da Dateien viel einfacher gefunden, gemeinsam genutzt und gesichert werden können. Dies ermöglicht eine höhere Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Drittens ist die Datensicherheit durch diesen Service so gut wie gewährleistet, denn zusätzlich zu unserer eigenen internen Sicherheit können auf Ihrem Server Maßnahmen implementiert werden, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Angesichts der Tatsache, dass so viele Unternehmen ihre Poststellen auslagern, können es sich KMUs nicht leisten, diese Vorteile zu ignorieren - vor allem dann nicht, wenn sie in einer zunehmend digitalen Welt nicht ins Hintertreffen geraten wollen.
Warum sollten Sie Apogee als Ihren digitalen Poststellenanbieter wählen?
Als Anbieter von ausgelagerten Dienstleistungen wissen wir, dass es keine Einheitsgröße gibt. Deshalb ist ein digitaler Posteingangsservice vollständig skalierbar und kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Unabhängig davon, ob Sie regelmäßig ein geringes, durchschnittliches oder hohes Postaufkommen haben, können wir Ihnen eine passende Lösung anbieten - und das bei völlig transparenter Kostenrechnung.
Unser Status als Tochterunternehmen von HP Inc. ist ein weiterer Grund, mit Apogee zusammenzuarbeiten. Denn im Kern legen wir denselben Wert auf die Prinzipien, auf denen unser Mutterunternehmen gegründet wurde - Nachhaltigkeit, Sicherheit, Innovation und Kundenfreundlichkeit.
Starten Sie mit Digital Mailroom
Unsere Services sind so konzipiert, dass sie sich Ihren Bedürfnissen anpassen und weiterentwickeln. Denn wir wissen, dass Kommunikation das Herzstück eines jeden Unternehmens ist - und mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich der digitalen Möglichkeiten können Sie sicherstellen, dass Ihre Post sicher und pünktlich zugestellt wird.
Wenn Sie neben maßgeschneiderten Lösungen wie Digital Mailroom auch kontinuierlichen Support und ständige Weiterentwicklung wünschen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen!
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