Scannen von Lösungen
Sorgen Sie für mehr Flexibilität in Ihrem Unternehmen, indem Sie Ihre papierbasierten Akten mit Apogee digitalisieren. Sparen Sie Zeit für Ihre Mitarbeiter und maximieren Sie die Ressourcennutzung für Ihr Unternehmen, wenn Sie unsere Dokumentenscanservices nutzen.
Was sind Scanning-Lösungen?
Ganz gleich, ob Sie einen einmaligen Bedarf oder ein laufendes Projekt haben, wir verfügen über eine breite Palette an effizienten Scanlösungen, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Alle Ihre Papierdokumente - vom Kassenbeleg bis zur farbigen Zeichnung - werden in unseren hauseigenen Einrichtungen präzise gescannt, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Wenn es um Scanning-Lösungen geht, gibt es verschiedene Techniken, bei denen Hochleistungsscanner zur Digitalisierung von Dokumenten eingesetzt werden - jede mit unterschiedlichen Merkmalen. Dazu gehören:
- Massenhaftes Scannen
- Digitale Poststelle
- Digitales Erfassen
- Scannen von Zeichnungen
- Scannen von Mikrofilmen
Scannen von Zeichnungen
Selbst die älteste verschlissene Zeichnung kann bemerkenswerte gescannte Bilder liefern, da die großformatigen Vollfarbscanner jedes Detail erfassen - von hervorgehobenen Markierungen bis hin zu komplizierten farbcodierten Schemata.
Scannen von Mikrofilmen
Für viele Kunden mag die Rearchivierung von Mikrofilmdaten in elektronische Dateien wie eine Verschwendung von Ressourcen erscheinen - aber in manchen Fällen kann der Nutzen die Kosten überwiegen. Wenn Sie häufig auf Ihr Mikrofilmarchiv zugreifen oder vielleicht keine Sicherungskopien aufbewahren, dann kann die Konvertierung Ihres Mikrofilms die Lösung sein.
Selbst wenn Sie nur einen Scan-on-demand-Service benötigen, brauchen Sie sich nicht mit der Erstellung weiterer minderwertiger Abzüge vom alten Mikrofilm-Lesegerät im Büro herumzuschlagen - schicken Sie uns einfach Ihre 16-mm- und 35-mm-Mikrofiche-Blendenkarten, und wir liefern Ihnen eine gestochen scharfe, einfach zu verwendende und gut präsentierte PDF-Datei.
Warum braucht Ihr Unternehmen Scanning-Lösungen?
Kein Geschäftsinhaber, Geschäftsführer oder Manager kann es sich leisten, die Vorteile der Digitalisierung zu ignorieren. Das Scannen von Dokumenten ist von Vorteil für die Nachhaltigkeit, Datensicherheit und Kosteneffizienz Ihrer Unternehmen.
Durch den Einsatz von Lösungen zum Scannen von Dokumenten können diese Vorteile ohne jeglichen Zeit- oder Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter geschaffen werden. So können Ihre Mitarbeiter ihre Produktivität maximieren und gleichzeitig von erhöhter Agilität und schlankeren, strafferen Prozessen profitieren.
In vielen Branchen gibt es Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten und zum Datenschutz, und das Scannen von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, diese Standards einzuhalten.
Sobald die Dokumentation digitalisiert ist, kann sie sicher aufbewahrt und leicht überprüft werden. Dies unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen, indem digitale Aufzeichnungen und Prüfpfade bereitgestellt werden.
Die Speicherung digitaler Dateien in Cloud-basierten Lösungen gewährleistet den Zugriff auf die Daten von jedem Ort aus, minimiert die Kosten für die physische Aufbewahrung von Dokumenten, wie z. B. Miete, Verbrauchsmaterial und Aktenschränke, und ermöglicht es Ihnen, den Raum für produktive Zwecke zu nutzen.
Auf diese Weise können Sie den Nutzen Ihrer vorhandenen Einrichtungen maximieren. Je nach Ihrer Situation kann dies bedeuten, dass Sie Platz schaffen, um neue Geräte zu installieren, Ihr Team zu erweitern oder sogar Räume zu vermieten, um zusätzliche Einnahmen zu erzielen.
Indem Dokumente digital zugänglich gemacht werden, unterliegen sie dynamischen Volltextsuchen und Indexdaten - sie können also innerhalb von Sekunden durchsucht und abgerufen werden, verglichen mit dem zeitaufwändigen Prozess der manuellen Suche in Papierakten.
Wenn Sie die richtigen Informationen zugänglich machen, können Ihre Mitarbeiter Dateien in Echtzeit gemeinsam nutzen und mit ihnen interagieren. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter - unabhängig davon, ob sich Ihre hybriden Teams im Büro oder zu Hause befinden.
Der Schlüssel zu einem nachhaltigen Unternehmen liegt in der Minimierung Ihres CO2-Fußabdrucks, und der Verzicht auf Papier ermöglicht es Ihnen, diesen in Bezug auf den Druck und die Entsorgung zu minimieren. Die Digitalisierung mit einer Scanning-Lösung für Dokumente ermöglicht es Ihnen, dies auf zwei Arten zu erreichen:
(1) Durch die Digitalisierung von physischen Dokumenten reduzieren Unternehmen ihre Abhängigkeit von Papier und damit auch den Papierverbrauch erheblich. Dadurch verringert sich der mit der Papierproduktion und dem Papiertransport verbundene CO2-Fußabdruck.
(2) Die Verwaltung digitaler Dokumente ist auch energieeffizienter als die Verwaltung physischer Archive, da sie den Bedarf an physischem Speicherplatz und die damit verbundenen Energiekosten wie Heizung, Kühlung und Beleuchtung reduziert. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen weniger Energie verbraucht und somit die Umwelt weniger belastet, während es gleichzeitig steuerliche Vorteile erzielt.
Es ist erwiesen, dass physische Speicherlösungen weniger sicher sind als digitale Alternativen. Sobald die Dokumentation auf einem sicheren Cloud-Server gespeichert ist, kann sie durch Verschlüsselung, Passwörter und Zugriffskontrollen geschützt werden, so dass die sensiblen Informationen gesichert sind und im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung leichter gesichert werden können.
Indem Sie Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass nur relevante Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können, schützen Sie sich vor internen Verstößen, sei es aus Versehen oder anderweitig. Dies ist für jedes Unternehmen, das mit sensiblen Informationen arbeitet, unerlässlich.
Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihre Papierakten digitalisieren lassen, ganz gleich, ob Sie sich für die Basisversion der Digitalisierung oder für die fortgeschrittenere Version durch Data Capture entscheiden.
Sobald die Dokumente digitalisiert und damit leichter zu durchsuchen und zugänglich sind, können Ihre Mitarbeiter produktiver arbeiten. Denn digitale Informationen fließen auch in die Automatisierung ein, d. h. geringwertige und sich wiederholende Aufgaben können schneller und mit größerer Genauigkeit erledigt werden, ohne dass Ihre Mitarbeiter Zeit verlieren.
Sichern Sie die Langlebigkeit und Bewahrung wichtiger und historischer Informationen, indem Sie Ihre Dokumentation digitalisieren. So schützen Sie sie vor physischem Verfall, Verlust und Beschädigung und sichern die Kontinuität für zukünftige Generationen.
Digitale Dokumente lassen sich auch leichter sichern und extern aufbewahren, was eine robuste Lösung für die Wiederherstellung im Notfall darstellt. Im Falle von Naturkatastrophen, Bränden oder anderen Notfällen bleiben die digitalen Dokumente zugänglich und intakt, so dass es zu keinen Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs kommt.
Sobald Ihre Archive digitalisiert sind, kann Ihr Unternehmen flexibler agieren. Das bedeutet, dass es einfacher ist, Ihre Prozesse zu aktualisieren oder Ihre Abläufe zu verkleinern, ohne Ihre Teams zusätzlich zu belasten, da alle schweren Arbeiten von unserem Team für ausgelagerte Dienstleistungen übernommen werden.
Darüber hinaus sind die Scanlösungen vollständig skalierbar, d. h. Sie können so viel digitalisieren, wie Sie benötigen. So können Sie sich ohne große Vorabinvestitionen an die sich ändernden Anforderungen des Dokumentenmanagements anpassen.
Wie viel kostet es, ein Dokument zu scannen?
Die Kosten für das Scannen eines Dokuments hängen von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Art des Dokuments, dem Umfang der Kopien, der gewünschten Qualität des Scannens und dem Umfang der erforderlichen Zusatzleistungen. Das Auslagern Ihrer Scanlösungen kann jedoch eine große Kosteneffizienz bewirken.
Faktoren, die sich auf die Kosten des Scannens auswirken
Die Leistungsfähigkeit von Digitalisierungs- und Scanlösungen
Als erster Schritt eines umfassenderen Prozesses bildet das Scannen die Grundlage für spezialisierte Dienstleistungen, die das Dokumentenmanagement optimieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und die Gesamteffizienz steigern.
Ergänzende Dienstleistungen
- Was sind unsere Lösungen zum Scannen von Dokumenten?
- Dokumentenverwaltung
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Digitale Poststelle
Was sind unsere Lösungen zum Scannen von Dokumenten?
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr physisches Archiv ist, können Ihre Unterlagen mit unserem Bulk Scanning Service schnell digitalisiert werden. Die gescannten Dateien werden indiziert und auf einen sicheren Server hochgeladen, damit Sie es bequem haben. Nach dem Scannen können Ihre Papierkopien geschreddert und verantwortungsvoll recycelt werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
Warum sollten Sie sich damit begnügen, Ihren Bestand an Papierdokumenten zu digitalisieren? Sie können weitere Effizienzsteigerungen in Ihrem Unternehmen erzielen, indem Sie Ihre Geschäftspost über unseren Digital Mailroom Service digitalisieren lassen. Sobald Ihre Dokumente in unserer sicheren Outsourced Document Services-Einrichtung eingegangen sind, werden die Scans über die Cloud für Sie verfügbar gemacht. Noch mehr Komfort bietet die erweiterte Version unseres Dienstes, bei der Ihre Post sortiert und an die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen weiterverteilt wird.
Natürlich ist die grundlegende Digitalisierung ein Schritt in die richtige Richtung, aber die Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe wird durch einen Digital Capture Service wesentlich erleichtert. Unser Digital Capture ist sowohl für unsere Bulk Scanning- als auch für unsere Digital Mailroom-Dienste verfügbar und extrahiert wichtige Informationen aus Ihren gescannten Dokumenten, so dass Sie sich die manuelle Dateneingabe sparen können.
Dokumentenverwaltung
Als zentralisierte Plattform zum Speichern, Organisieren und Abrufen digitaler Dokumente ermöglicht das Dokumentenmanagement Unternehmen eine bessere Dokumentenkontrolle, eine bessere Zusammenarbeit und eine Rationalisierung der Geschäftsabläufe.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Durch den Einsatz von Scantechnologie zur Extraktion von Rechnungsdaten können Sie diese in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren, wobei die Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen die Zahlungszyklen beschleunigt und wertvolle Einblicke in die Finanzvorgänge gewährt.
Digitaler Poststellen-Service
Ein Digital Mailroom Service spart Zeit und Ressourcen, die mit der physischen Postbearbeitung verbunden sind. Durch die Auslagerung Ihrer Poststelle wird diese in einen digitalen Prozess umgewandelt, so dass die Post elektronisch an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet werden kann.
Warum sollten Sie Apogee als Anbieter von Dokumentenscanlösungen wählen?
Apogee kombiniert Fachwissen, Technologie, Sicherheit und Nachhaltigkeit, um umfassende, kostengünstige und maßgeschneiderte Lösungen für das Scannen von Dokumenten anzubieten. Wenn Sie sich für Apogee entscheiden, wählen Sie einen vertrauenswürdigen Partner für Ihr Dokumentenmanagement.
| Lösung zum Scannen | Zweck | Vorteile | Relevante Branchen |
|---|---|---|---|
| Scannen von Dokumenten mit hoher Kapazität | Verwalten Sie die Quantität und Qualität Ihres physischen Archivs in einem digitalen Raum. |
Erfassen Sie ganze Dokumente genau. Präzise Kontrolle über die Bildqualität und die resultierende Dateigröße. Die Barcode-Erkennung passt die Einstellungen beim Stapelscannen automatisch an. Die Flexibilität, zwischen Farbe und Monochromie, Dateitypen, Qualität und Zielort zu wechseln. Von kleinen Quittungen bis hin zu A3-Charts - alles wird an einem virtuellen Ort für die Verwaltung zusammengefasst. |
Gesundheitswesen: Effizientes Ablegen und schnelles Durchsuchen umfangreicher Bibliotheken mit medizinischen Daten. Personalwesen: Bewahren Sie sensible Mitarbeiterakten sicher auf. Regierung: Modernisieren Sie wichtige Verwaltungsprozesse. Finanzabteilungen: Konsolidieren Sie Quittungen und Rechnungen für die Verarbeitung. Anwaltskanzleien: Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten, während Sie einen BS100008 Prüfpfad aufrechterhalten. |
| Großformatiges Scannen | Für Branchen, die mit übergroßen Dokumenten arbeiten, bei denen die wiederholte Verwendung zu einer Verschlechterung des Inhalts führen kann. |
Präzises Scannen kann für Inspektionen skaliert werden. Kontrollieren Sie präzise die Bildtreue und die resultierenden Dateigrößen. Wenden Sie moderne Werkzeuge an, um physische Pläne zu vektorisieren. Verhindert den Verfall und bewahrt die Integrität von Zeichnungen. |
Architekturbüros: Digitales Speichern und schnelles Abrufen umfangreicher Pläne und Zeichnungen. Ingenieurbüros: Übertragen Sie komplizierte Zeichnungen und Schaltpläne in CAD. Museen und historische Archive: Bewahren Sie historisches Material im Großformat und machen Sie es zugänglich.
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| Scannen von Mikrofilmen und Mikrofiches | Für Branchen, die veraltete Archive in digitale Formate umwandeln möchten, um die Zugänglichkeit und Bewahrung zu verbessern. |
Präzises Scannen kann für Inspektionen skaliert werden. Kontrollieren Sie präzise die Bildtreue und die resultierenden Dateigrößen. Wenden Sie moderne Werkzeuge an, um physische Pläne zu vektorisieren. Verhindert den Verfall und bewahrt die Integrität von Zeichnungen. |
Bibliotheken und Archive: Digitalisieren und sichern Sie empfindliche Mikrofilmsammlungen. Forschungsinstitutionen: Einfacher Zugriff und gemeinsame Nutzung historischer Dokumente in digitaler Form. Regierungsbehörden: Modernisieren Sie die Datenspeicherung und den Abruf von Daten aus Mikrofilmarchiven. Zeitungsverlage: Bewahren Sie alte Zeitungen und machen Sie sie digital zugänglich. Historische Gesellschaften: Konvertieren Sie veraltetes Mikrofilmmaterial in dauerhafte digitale Formate. |
Dokumente für das Scannen vorbereiten
Wenn Sie erwägen, Ihr eigenes Projekt zu starten oder ein spezielles Büro damit zu beauftragen, sollten Sie drei Phasen des Scannens berücksichtigen:
Spezifikationen zum Scannen
Vorbereitung der Dokumente
Post-Scan
Digitalisieren Sie Ihre Dokumente mit Apogee
Ganz gleich, ob Sie einen einmaligen Bedarf oder ein laufendes Projekt haben, wir verfügen über eine breite Palette an effizienten Scanlösungen, die Ihren Anforderungen gerecht werden.
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