East Lothian Rat

Die Vorteile

• Vereinfachtes Hochladen von Dokumenten für eine schnelle Bearbeitung

• Sichere Zugangskontrollen

• Unendliche automatische Workflow-Optionen

Der Hintergrund

Mit 4.800 Mitarbeitern, die ein Gebiet mit über 105.000 Einwohnern verwalten, erzeugt der East Lothian Council natürlich eine Menge Papierkram.

Als Anbieter digitaler Lösungen für die Stadtverwaltung hostete Apogee ein Dokumentenmanagementsystem, um die Unternehmensdatenbank zu organisieren, die über vier Millionen Dokumente mit einer Datenmenge von etwa 270 GB enthielt. Neue Dokumente wurden vor Ort eingesammelt, gescannt und von Apogee auf einen sicheren Server hochgeladen, so dass die Mitarbeiter der Stadtverwaltung problemlos darauf zugreifen konnten.

Der East Lothian Council war aufgrund der Pandemie gezwungen, die Arbeit aus der Ferne zu erledigen und musste gleichzeitig die Sicherheit seiner Mitarbeiter gewährleisten. Daher war es die Aufgabe von Apogee, einen neuen Weg für die Arbeit zu finden.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung war der Erfassungsprozess. Die Menge des zu sammelnden Papierkrams bedeutete, dass die Umstellung auf den Postweg nicht wirtschaftlich war - aber da die Mitarbeiter zu ihrer eigenen Sicherheit auf Fernarbeit umgestellt wurden, war auch die persönliche Abholung keine Option.

Es war schnell klar, dass die Mitarbeiter der Stadtverwaltung die Möglichkeit benötigen, Dokumente direkt auf den Server hochzuladen - was eine eigene Herausforderung darstellte, da ein Online-Portal für die Mitarbeiter einfach zu bedienen sein musste, damit sie ihre eigenen Dokumente hochladen und bearbeiten konnten.

Die Lösung

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, passte Apogee das bestehende Dokumentenmanagementsystem an, um ein einfaches Kundenportal zum Hochladen von Dokumenten einzubinden - allerdings angepasst mit eingebauten Namenskonventionen, um sicherzustellen, dass Uploads schnell und einfach gespeichert und indiziert werden.

Um Rechnungen zu archivieren, müssen die Mitarbeiter sie nur per Drag & Drop in das Portal ziehen - und sobald sie gespeichert sind, können sie Workflows eingeben, die bestimmte Dokumentenprozesse wie die Genehmigung und Zahlung automatisieren.

Das Ergebnis

Dank dieser Lösung konnte der East Lothian Council sein bestehendes Dokumentenverwaltungssystem beibehalten - und war in der Lage, Dokumente während der Pandemie und darüber hinaus sicher hochzuladen.

Darüber hinaus wurden durch den Einsatz automatischer Arbeitsabläufe viele interne Effizienzgewinne erzielt, die die Anpassung an die neue Normalität des flexiblen Arbeitens erleichterten - mit einem zukunftssicheren System, das den Anforderungen einer sich schnell verändernden Unternehmenslandschaft problemlos gerecht wird.


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