Newcastle Upon Tyne NHS Foundation Trust

"Apogee sind Experten auf ihrem Gebiet - sie wissen, was sie Ihnen bieten können, wie sie ihr Produkt verkaufen, was sie tun und wie sie es unterstützen können. Sie verkaufen es nicht einfach und gehen wieder."
- John Campbell, Leiter des Rechenzentrums des Newcastle upon Tyne NHS Foundation Trust

Die Vorteile

- Digitalisierte Archive bieten robuste Datensicherheit und ermöglichen es gleichzeitig, bestimmte Dateien zu finden und bei Bedarf schnell auf sie zuzugreifen, z. B. durch Mitarbeiter, Ärzte, Manager und Lehrer.

- Hunderte von Millionen digitaler Dateien (40 Terabyte ) werden nach UKAS-akkreditierten ISO-Standards erfasst und gesichert, so dass der Trust den vorhandenen Speicherplatz effektiv und beruhigt wiederverwenden kann.

- Schneller, maßgeschneiderter und erschwinglicher Support für die Personal-, Finanz-, Klinik- und Pflegeabteilungen des gesamten Trusts, der deren IT-Teams entlastet

- Automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen eine schnelle Bearbeitung von Anträgen auf Studienurlaub für Angestellte, mit Funktionen, die automatisch Fallakten für neue Mitarbeiter erstellen.

- Das Dokumentenverwaltungssystem kann individuell angepasst und erweitert werden, um den Betrieb des Trusts kosteneffizient zukunftssicher zu machen.

Der Hintergrund

Als Lehrkrankenhaus mit über 16.000 Mitarbeitern ist der Newcastle upon Tyne Foundation Trust einer der größten Anbieter spezialisierter medizinischer Dienstleistungen in England. Der Trust befindet sich bereits seit vielen Jahren auf einem Weg der digitalen Transformation und wurde aufgrund der umfassenden Nutzung von Digital Workplace Services zu einem der ersten Digital Exemplars für NHS England.

Die digitale Reise des Trusts begann, als die Mitarbeiter Schwierigkeiten hatten, wichtige Akten zu finden, weil die Archive ausgelastet waren - aber aufgrund ihres Status als Lehrkrankenhaus konnte der Trust keine Akten schreddern, um Platz zu schaffen. Um die Akten digital zu archivieren, implementierte und unterstützte Apogee ein Dokumentenmanagementsystem. Die vielen Vorteile und Effizienzsteigerungen, die sich daraus ergaben, festigten die laufende Geschäftsbeziehung.

Die Herausforderung

Die Pläne des Trusts, auf digitale Patientenakten umzusteigen, wurden durch die Pandemie 2020 unterbrochen - und da der NHS dringend seinen verfügbaren Platz maximieren musste, stand der Trust vor einer großen Herausforderung. Die Katalogisierung, die Verwaltung und der Transport von mehr als 1 Million Patientennotizen an einen anderen Standort mussten sicher durchgeführt werden, ohne die Kontinuität der Patientenversorgung zu gefährden.

Als Lehrkrankenhaus hatte der Trust die zusätzliche Belastung, unzählige Anträge auf Studienurlaub für seine Teams zu bearbeiten. Dieser Prozess war jedoch dadurch stark eingeschränkt, dass man sich auf Papierdokumente stützte, die zur Genehmigung zwischen vielen Managementebenen hin- und hergereicht werden mussten - was bedeutete, dass die Bearbeitung von Anträgen oft sehr lange dauerte.

Die Lösung

Unsere bereits bestehenden Beziehungen erleichterten die Erstellung eines dringenden Aktionsplans. Gemeinsam mit dem Trust konnten wir vier Monate lang täglich 9.000 Notizzettel katalogisieren, transportieren und konvertieren, was 62.000 Archivboxen entspricht. Um ein Gefühl für das Ausmaß dieses Unterfangens zu bekommen, würde jede dieser Schachteln, wenn sie aneinandergereiht würden, eine Länge von 15 Meilen haben!

Durch das Hochladen dieser Dateien in das bestehende Dokumentenverwaltungssystem konnte der Trust bei Bedarf auf wichtige Dateien zugreifen und so den Standard der Patientenversorgung aufrechterhalten, selbst auf dem Höhepunkt einer globalen Krise.

Für den Bewerbungsprozess entwarf Apogee ein eFormular für Mitarbeiter, das direkt mit dem System für Personalakten verknüpft ist. Diese sind mit automatischen Workflows ausgestattet, die die Bewerbungen an die zuständigen Manager weiterleiten, sobald bestimmte Genehmigungen erfolgt sind. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, hat Apogee außerdem Workflows eingerichtet, die automatisch Fallakten generieren, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden.

Das Ergebnis

Durch die Digitalisierung der Archive konnte der Trust Tausende von Metern erstklassigen klinischen Platzes für die Verwaltung und die Patientenversorgung umwidmen und dabei Millionen von Pfund einsparen. Die Teams der Medikamentenverwaltung konnten über das Dokumentenverwaltungssystem auch ganz einfach digitalisierte Akten suchen, anfordern und erhalten und waren so in der Lage, in Bereichen, in denen dies dringend erforderlich war, schnell und effektiv zu arbeiten.

Der Prozess zur Beantragung von Studienurlaub wurde ebenfalls gestrafft, so dass der Trust nun mehr als 4.500 Anträge pro Jahr bearbeitet. Da dieser Prozess nun vollständig digital abläuft, können die Mitarbeiter den Fortschritt der einzelnen Anträge leicht verfolgen, und die Manager können Arbeitsabläufe delegieren, wenn Mitarbeiter abwesend sind. Da dieser Prozess mit dem HR-System verknüpft ist, werden die Daten außerdem automatisch aktualisiert, so dass alle Mitarbeiter mit genauen Informationen arbeiten.


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