Ein Mann und eine Frau, die im Büro des Unternehmens arbeiten und gedruckte Dokumente prüfen

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Geschäftsfrau mit Headset Remote it Support Laptop

Stadtrat von Salisbury

11 March 2026

Mitarbeiter arbeitet am Desktop-Computer

Wann immer

Wie Everywhen sein Kontinuitätsproblem mit Apogee gelöst hat

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Seit der Umstellung auf ein geleastes Druckermodell konnten vertragliche Einsparungen von ca. 28% erzielt werden.

Etwa 1.300 Laptops werden derzeit von Apogee geleast, wobei monatlich etwa 200 Laptops bestellt werden, um die 9.000 Mitarbeiter von Everywhen schrittweise mit Laptops für die Fernarbeit zu versorgen.

Jährliche Einsparungen von 19 % werden durch die Einführung von AutoMail erwartet, das OneSource ersetzen wird.

Everywhen, ehemals Ardonagh Advisory, ist einer der weltweit führenden unabhängigen Versicherungsmakler, der erstklassige unternehmerische und spezialisierte Marken für Kunden auf der ganzen Welt zusammenbringt. Das Unternehmen erstreckt sich über 30 Gebiete weltweit - mit über 200 Büros und mehr als 10.000 Kollegen. Dank seiner Größe und seines Verständnisses für die Gemeinschaften, die es bedient, kann es eng mit einem Netzwerk von Versicherungspartnern zusammenarbeiten, um seinen Kunden effektive Ergebnisse zu liefern.

Seitdem Everywhen über einen Zeitraum von fünf Jahren mehrere Apogee-Services in seinem britischen Maklergeschäft eingesetzt hat, hat das Unternehmen seine Arbeitsabläufe erheblich verändert. Durch die Senkung der Kosten für Ausrüstung, Papier und anderes Büromaterial hat Everywhen vertragliche Einsparungen von 28 % erzielt, die Prozesse für die Mitarbeiter gestrafft, um Arbeitszeiten freizugeben, und die Kontinuität der Dienstleistungen durch einen hybriden Arbeitsansatz ermöglicht.

Der Hintergrund

Im Jahr 2019 erkannte Everywhen die Notwendigkeit, seine Ausgaben zu senken, indem es von einem CAPEX-Modell für seine Drucker an den britischen Maklerstandorten abrückte. Als ein Unternehmen, das sich auf den Aufbau eines nachhaltigen Geschäfts konzentriert, war der Kauf neuer Geräte unnötig teuer. Das erste Projekt bestand darin, dass Apogee neue Drucker im Rahmen eines kosteneffizienten und flexibleren Leasingmodells einführte.

Gerade als das neue Modell eingeführt wurde, veranlasste die Covid-19-Pandemie das Unternehmen, die Kommunikation mit internen und externen Kunden völlig neu zu überdenken, während die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten.

Da niemand auf die Drucker in den Büros zugreifen konnte, war es nicht nur eine Herausforderung, herauszufinden, wie interne und externe Dokumente gedruckt und an andere Büros und Kunden verschickt werden konnten, sondern es gab auch keine Möglichkeit, die eingehende Post an jedem der 100 Bürostandorte abzufangen. Dies hätte auf lange Sicht Probleme bereitet, da hybrides Arbeiten später zur neuen Normalität wurde.

"Da alle unsere Mitarbeiter zuvor vor Ort arbeiteten, mussten wir feststellen, dass wir ohne Zugang zu unseren Bürogeräten keinen effektiven Plan für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs entwickelt hatten, um mit Heimarbeit und später mit einem hybriden Arbeitsszenario umzugehen. Wir brauchten eine langfristige Lösung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Aufgaben zu erledigen, wenn sie keinen Drucker zur Hand haben."

- Donna Nuth, Leiterin des Lieferantenmanagements bei Everywhen

Lagermitarbeiterin scannt gepackten Umschlag

Die Lösung

Neben dem bestehenden Projekt zur Bereitstellung neuer Drucker im Rahmen des Leasingvertrags arbeitete Apogee eng mit Everywhen zusammen, um die OneSource - einen vollständig ausgelagerten Dienst. Dies ermöglichte es den Kollegen, Dokumente digital an Apogee zu liefern, die dann im Namen des Unternehmens gedruckt und per Post verschickt wurden. Ein spezielles Team bei Apogee druckte die Dokumente, teilte sie manuell auf und erstellte Postpakete, die per Royal Mail verschickt wurden.

Apogee fungierte auch als Postfach von Everywhen. Alle eingehende Post aus anderen Büros wurde an Apogee weitergeleitet. Die Mitarbeiter von Apogee prüften dann das eingegangene Dokument, scannten es ein und luden es in ein cloudbasiertes System hoch, damit die Mitarbeiter von Everywhen es bei Bedarf abrufen und entsprechend bearbeiten konnten.

Diese Vorteile halfen dem Unternehmen zunächst dabei, die durch die Pandemie verursachten Einschränkungen zu bewältigen, machten aber auch die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro in Vollzeit überflüssig. Das hybride Arbeiten wurde zu einer dauerhaften Strategie und diente dem Unternehmen als langfristiges Geschäftskontinuitätsmodell.

Spulen Sie bis ins Jahr 2023 vor, und um die Geschäftskontinuität weiter zu verbessern, konzentrierte sich Everywhen auf seine Hardware. Das Unternehmen schloss eine Leasingvereinbarung für neue Laptopsab, die die bestehenden Drucker ergänzen. Wo sich die Mitarbeiter bisher ausschließlich auf die Geräte im Büro verlassen mussten, stellt das Unternehmen nun nach und nach tragbare Laptops zur Verfügung, mit denen sie flexibel zwischen Büro und Zuhause arbeiten können.

Das Ergebnis

Das OneSource-Modell hat seit Beginn der Beziehung zu einer Reihe von Vorteilen geführt und verbessert weiterhin die tägliche Effizienz des Unternehmens. Es ermöglichte nicht nur die Kontinuität der Dienstleistungen, sondern hat auch dafür gesorgt, dass sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können, z. B. auf den Kontakt mit den Kunden, der nun auch von zu Hause oder vom Büro aus erledigt werden kann. Physische Briefe mussten nicht mehr geprüft oder manuell für den Versand vorbereitet werden.

Das Unternehmen war in der Lage, seinen Papierverbrauch und die Menge des benötigten Briefpapiers drastisch zu reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit gab es keine Dokumente mit potenziell sensiblen Finanzdaten von Kunden mehr, die sich physisch im Büro bewegten.

Durch den Abschluss des Leasingvertrags sowohl für die Drucker als auch für die Laptops kann Everywhen seinen Mitarbeitern Zugang zur neuesten Technologie bieten, ohne sich mit Veralterung auseinandersetzen zu müssen, und gleichzeitig von einer kostengünstigeren Lösung profitieren. Die umfassenden und fortlaufenden Support-Services, die Apogee im Rahmen der Vereinbarung anbietet, gewährleisten außerdem eine kontinuierliche IT-Betriebszeit für das Unternehmen und verringern die mit der Entsorgung und dem Austausch verbundenen gesetzlichen Risiken.

glücklicher Hybridarbeiter

Die Zukunft

Nach dem Erfolg der OneSource-Einführung arbeitet Everywhen nun mit Apogee zusammen, um seine AutoMail Lösung zu integrieren, um die Prozesse für eingehende und ausgehende Dokumente weiter zu rationalisieren und zu sichern. Das Unternehmen rechnet mit erheblichen jährlichen Kosteneinsparungen von 19 %.

AutoMail ist eine vollautomatische Lösung, mit der Mitarbeiter Dokumente digital an einen Druckertreiber anhängen können, um sie am Apogee-Standort zu drucken. Der Zeitaufwand für menschliche Kontakte wird auf ein Minimum reduziert, da nur ein Apogee-Mitarbeiter die Dokumente einsammeln und in eine Kuvertiermaschine einlegen muss. Dieses Gerät sortiert die Dokumente dann automatisch in die richtigen Postpakete und verschließt die Umschläge für den Versand.

Nuth sieht eine glänzende Zukunft für die digitale Strategie des Unternehmens und die Rolle, die Apogee dabei spielen wird: "Apogee ist ein sicheres Paar Hände, auf das wir uns im Laufe der Jahre voll und ganz verlassen haben. Wir haben bereits große Fortschritte bei der Reduzierung unserer Gemeinkosten, unseres Papierverbrauchs und unserer Abhängigkeit von Bürogeräten gemacht, da wir ein langfristiges hybrides Arbeitsmodell mit voller Geschäftskontinuität eingeführt haben. Mit Blick auf die Zukunft sehen wir Apogee als einen Teil unserer Digitalisierungspläne für die Zukunft. ."

Sind Sie neugierig, wie Apogee Ihrem Unternehmen helfen kann? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, indem Sie das untenstehende Formular verwenden.

"Unsere OneSource-Lösung hat sich für Everywhen als sehr effektiv erwiesen, aber aufgrund der sensiblen Art der Dokumente, die sie bearbeiten, wird AutoMail eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen.

Die Lösung überprüft automatisch Informationen wie die Postleitzahl des Empfängers, so dass das Unternehmen sicher sein kann, dass Dokumente mit persönlichen Informationen nicht an den falschen Ort geschickt werden. Dies könnte sonst dazu führen, dass die Daten in die falschen Hände geraten."

- Gavin Castelyn, Direktor für strategische Kunden bei Apogee Corporation

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