5 Compliance-Herausforderungen bei der Verwaltung von HR-Dokumenten

Wussten Sie, dass 46 Prozent der Unternehmen HR-Plattformen nutzen, um ihre HR-Compliance zu verbessern?

Die Einhaltung der HR-Richtlinien stellt sicher, dass Ihre Arbeitsplatzrichtlinien mit den gesetzlichen Bestimmungen übereinstimmen. Sie trägt nicht nur zum reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens bei, indem sie die Prozesse verbessert, sondern schützt auch Ihre Mitarbeiter, indem sie deren Daten sicher hält. Papierprozesse und ineffiziente Managementsysteme machen es jedoch schwierig, die strengen Compliance-Standards einzuhalten.

Um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ist eine effiziente Verwaltung Ihrer HR-Dokumente von entscheidender Bedeutung. Lassen Sie uns einen Blick auf fünf Herausforderungen werfen, die es zu bewältigen gilt, um durchgängig compliant zu sein.

1. Sicherung der persönlichen Daten

Wenn Sie Personaldokumente verwalten, haben Sie es mit äußerst sensiblen Daten zu tun. Sie müssen diese sicher speichern und weitergeben, um die Vorschriften einzuhalten. Es gibt eine Reihe von Compliance-Vorschriften, die die Speicherung und Verwendung von personenbezogenen Daten regeln. Dazu gehören:

• GDPR. Die Allgemeine Datenschutzverordnung legt die Richtlinien für die Erhebung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten fest. Sie gilt für alle Branchen innerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
• DPA. Der Data Protection Act ist die britische Umsetzung der GDPR. Es regelt, wie Organisationen, Unternehmen oder die Regierung persönliche Daten verwenden.
• HIPAA. Der Health Insurance Portability and Accountability Act schützt sensible Gesundheitsdaten von Patienten. HIPAA gilt für Unternehmen, die innerhalb der USA tätig sind.

Der Schutz personenbezogener Daten ist eine wichtige ethische und rechtliche Überlegung, die jede Branche betrifft. Aber wenn Sie im Gesundheitswesen, in der Versorgungswirtschaft oder im Finanzwesen tätig sind, sollten Sie besonders vorsichtig sein. Diese Branchen gehören zu den Branchen mit den strengsten Datenschutzgesetzen.

2. Duplizieren von Mitarbeiterdaten

Die Ablage mehrerer Kopien der Unterlagen eines Mitarbeiters verursacht nicht nur Probleme in Ihrer Dokumentenverwaltung. Es kann sich auch auf den Mitarbeiter auswirken.

Eine Duplizierung tritt häufig auf, wenn ein Mitarbeiter seinen Namen legal ändert, die Rolle innerhalb des Unternehmens wechselt oder nach seinem Ausscheiden wieder einsteigt.

Für Ihre HR-Teams können doppelte Datensätze zu ungenauen Berichten führen, da bestimmte Mitarbeiter möglicherweise zweimal in Ihren Datensätzen erscheinen. Dies beeinträchtigt die Qualität Ihrer Daten und macht sie weniger zuverlässig für geschäftliche Entscheidungen. Für Ihre Mitarbeiter können doppelte Datensätze zu einer falschen Lohnsteuerabrechnung führen, die zeitaufwändig zu korrigieren ist und zu Frustration führt.

3. Dokumente auf dem neuesten Stand halten

Ihre HR-Teams haben jeden Tag mit Hunderten von Dokumenten zu tun. Ganz gleich, ob es sich um die Aufnahme von Mitarbeitern, Mitarbeiterbeurteilungen oder Urlaubsanträge handelt, es gibt eine unüberschaubare Menge an Informationen, die es zu verwalten gilt. Alles auf dem neuesten Stand zu halten, ist ohne die Hilfe der Automatisierung ein ziemliches Kunststück.

Dies stellt eine Herausforderung für Ihre Personalabteilung dar, da veraltete Dokumente mehrere Probleme verursachen können.

• Risiken bei der Aufbewahrung. Wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist, weil es nicht mehr benötigt wird, verstoßen Sie möglicherweise gegen die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten.
• Ungenaue Informationen. Veraltete Dokumente können zu Ungenauigkeiten in Ihren Akten führen. So könnten Sie z.B. die falschen Informationen über Ihre Mitarbeiter haben und vertrauliche Informationen an die falsche Adresse schicken.
• Erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit. Die manuelle Aktualisierung Ihrer Dokumente führt häufig zu menschlichen Fehlern. Das macht Ihre Daten unzuverlässig und stellt ein Risiko für die Einhaltung von Vorschriften dar.

Automatisierte HR-Workflows schaffen hier Abhilfe, indem sie die Dokumente bei Bedarf automatisch aktualisieren und auf mögliche Probleme hinweisen. So können Sie Ungenauigkeiten beheben, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren.

4. Auffinden von Dokumenten

Wussten Sie, dass mehr als 50 Prozent der Büroangestellten mehr Zeit mit der Suche nach Akten verbringen als mit der eigentlichen Arbeit?

Schlechte Organisation von Dokumenten vergeudet die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Dadurch gehen Ihrem Unternehmen abrechenbare Stunden verloren, und Ihre Mitarbeiter sind frustriert.

Aber das ist nicht das einzige Problem, das dadurch entsteht. Wenn Sie bei einem Zertifizierungsaudit die angeforderten Dokumente nicht vorlegen können, könnten Sie durchfallen. Und das führt dazu, dass Ihnen die Zertifizierung entzogen wird, was Ihren Ruf beeinträchtigen kann.

5. Verlust von Dokumenten

Der Verlust von Dokumenten ist ein ernsthaftes Risiko für die Einhaltung von Vorschriften, das zur Verletzung von Datenschutzstandards führen kann. Um rechtliche Konsequenzen und Rufschädigung zu vermeiden, ist es wichtig, Ihre Dokumente richtig zu speichern und zu organisieren.

Eine Vielzahl von Faktoren kann zu Datenverlusten führen, darunter:

• Menschliches Versagen, wenn Mitarbeiter versehentlich Dateien löschen.
• Naturkatastrophen wie Brände und Überschwemmungen.
• Hardware-Fehler wie z.B. beschädigte Festplatten.

Die Einrichtung von Disaster-Recovery-Prozessen, einschließlich Backups all Ihrer Dateien, bietet Ihnen ein Sicherheitsnetz, falls das Pech zuschlägt.

Bewältigen Sie die Herausforderung der HR-Compliance

Unabhängig davon, wie sicher Sie mit Ihren HR-Prozessen sind, werden Sie wahrscheinlich immer noch auf ein paar Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften stoßen. Aber sehen Sie diese nicht als Hindernis an. Sehen Sie sie als Chance, sich zu verbessern.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Personalrichtlinien und können so die Risiken der Einhaltung von Vorschriften unter Kontrolle halten. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit dem Northumbria Healthcare NHS Foundation Trust haben wir ein bahnbrechendes digitales HR-System eingeführt. Dies half ihnen, ihre Papierprozesse zu aktualisieren und Prozessautomatisierung zu implementieren, um ein solides Dokumentenmanagement zu gewährleisten. Damit hatte das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Unterlagen und konnte seine Compliance verbessern.

Möchten Sie herausfinden, was wir für Ihr Unternehmen tun können? Buchen Sie noch heute einen Termin mit uns, indem Sie das untenstehende Formular verwenden.