Druck- und Dokumentenmanagement – Zeit für ein Umdenken?

Der Besitz und die Verwaltung von Druckgeräten innerhalb eines Unternehmens kann oft kompliziert sein, da die Geräte von mehreren Herstellern an verschiedenen Standorten stehen und die Anforderungen der Endbenutzer sehr unterschiedlich sind.

Die Managed Print Services von Apogee sind darauf zugeschnitten, Ihnen dabei zu helfen, die Kontrolle über Ihre Flotte zu übernehmen, egal wie groß oder klein sie ist. So können Sie die Kosten und das Volumen dessen, was Ihr Unternehmen druckt, kopiert und scannt, verfolgen und verwalten. So erhalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Druckkosten, indem Sie die Anzahl der gedruckten Seiten durch die Einführung neuer Prozesse und Arbeitsabläufe reduzieren, die den Druck aller von Ihnen erstellten Dokumente überflüssig machen.

Sobald eine vollständige Dokumentenbewertung abgeschlossen und Ihre Geräteflotte optimiert ist, können Sie die Nutzung mit der Print Management Software kontinuierlich überwachen. Durch die Einführung von Druckmanagement und die Festlegung von Druckrichtlinien können Unternehmen ihre Gesamtbetriebskosten um bis zu 30 % senken. Aus diesem Grund sind Managed Services zu einer so beliebten Lösung für Unternehmen geworden.

Seit Apogee die neue Druckverwaltungssoftware installiert hat, wurden 89.000 Seiten aus der Druckwarteschlange gelöscht, anstatt gedruckt zu werden und dann auf dem Drucker zu bleiben. Das ist eine enorme Kostenersparnis für uns, und es gibt kein Risiko mehr für die Daten, da sie einfach nur gedruckt werden, wenn der Benutzer sie freigibt.

Das Dokumentenmanagement kann auch eine Reihe anderer organisatorischer Vorteile mit sich bringen, z. B. höhere Effizienz, weniger Abfall und verbesserte Dokumentensicherheit. Effektive Dokumentenmanagementsysteme können Dokumente elektronisch nachverfolgen, verwalten und speichern und helfen so, ressourcenintensive Papierablagen zu vermeiden, die ein Büro überfordern können.

Die größte Herausforderung für Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung ist der kontrollierte Zugriff auf, die Speicherung und der Abruf von Cloud-basierten Dokumentenplattformen. In den letzten Jahren haben sich die Angebote zur Verwaltung von Dokumenten in der Cloud jedoch erheblich weiterentwickelt. Unternehmen investieren immer mehr in die "Online-Speicherung", so dass ihre Mitarbeiter jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen können. Ursprünglich war die bequeme Zugänglichkeit einer der Hauptvorteile für Unternehmen, aber jetzt, in Kombination mit Verbesserungen bei der Sicherheit, ist es für Unternehmen nicht mehr notwendig, alle Dokumente physisch aufzubewahren. Darüber hinaus kann ein Unternehmen durch die Online-Speicherung in der Cloud wertvollen Büroraum und erhebliche Zeit und Kosten bei der Handhabung von Dokumenten durch die Benutzer sparen.

Wie groß auch immer die Bereitschaft Ihres Unternehmens zur Veränderung sein mag, Sie sollten nicht übersehen, dass der technologische Fortschritt Verbesserungen in der Druck- und Dokumentenindustrie vorantreibt. Durch einen intelligenteren Ansatz beim Drucken können Sie erhebliche finanzielle und ökologische Einsparungen erzielen. Von extremen Arbeitsplatzumgestaltungen bis hin zu einfachen, investitionsarmen Aktualisierungen ist Ihre Druckinfrastruktur sicherlich ein Bereich, den Sie ernst nehmen müssen.