Einhaltung von Informationsvorschriften und verbesserte Geschäftsprozesse: wie sie zusammenarbeiten

Moderne Unternehmen müssen mit einer Reihe von Zielen und Prioritäten jonglieren. Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern, um sich in Ihrer Branche abzuheben. Gleichzeitig müssen Sie aber auch die Herausforderungen der Informationssicherheit berücksichtigen, wie z.B. GDPR.

Angesichts der Tatsache, dass 70 Prozent der britischen Unternehmen Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften haben, ist dies natürlich eine sehr hohe Priorität. Manchmal hat man also das Gefühl, dass man sich nur für das eine oder das andere entscheiden kann: Prozessverbesserung oder Einhaltung der Vorschriften.

Aber was wäre, wenn ein einziges Tool Ihre Prozesse und die Einhaltung der Informationsvorschriften verbessern könnte? Nun, mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie wirklich beides erreichen.

Wie verbessert ein Dokumentenmanagementsystem die Geschäftsprozesse?

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert Dateien in einem sicheren, aber strukturierten Format, in dem Sie auf Daten zugreifen, sie verwalten und gemeinsam nutzen können.

Darüber hinaus können Sie mit der richtigen Software auch E-Formulare und automatisierte Workflows implementieren, mit denen Sie alle Aspekte der Geschäftsprozesse automatisieren können.

Aber lassen Sie uns genauer betrachten, wie dies die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern kann.

Bieten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für Geschäftsdaten

Probleme mit der Datenqualität kosten Unternehmen zwischen 10 und 30 Prozent ihres Umsatzes. Sie können auch zu anderen indirekten Kosten führen, wie z.B. schlechte (oder langsame) Entscheidungsfindung oder Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens.

Ein Dokumentenverwaltungssystem reduziert Qualitätsprobleme, indem es das Ausfüllen von Formularen standardisiert, Duplikate ausmerzt und menschliche Fehler reduziert. Darüber hinaus werden Ihre Dokumente, Richtlinien und Formulare an einem Ort konsolidiert. Diese einzige, unübersichtliche Quelle fördert die Transparenz und kann die Entscheidungsfindung im Unternehmen verbessern.

Verbessert die Zugänglichkeit zu Geschäftsinformationen

Das hybride Arbeiten stieg von 13 Prozent auf 24 Prozent im Jahr 2022. Infolgedessen ist die gemeinsame Nutzung physischer Dokumente eine komplexere Angelegenheit.

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Zugriff von jedem Ort und zu jeder Zeit von jedem Gerät aus. Dies bedeutet:

• Die Informationen sind immer verfügbar und durchsuchbar, auch für Mitarbeiter, die von außerhalb kommen.
• Die Richtlinien sind immer verfügbar, um bei Bedarf Anleitung und Transparenz zu bieten.
• Teams, Projektleiter oder Manager können den Status eines Vorgangs ganz einfach einsehen.

Für die moderne Belegschaft führt diese Zugänglichkeit natürlich zu mehr Transparenz und Effizienz.

Ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten

Laut einer Slack-Umfrage ist eine einfache Kommunikation für eine „gute Zusammenarbeit“ unerlässlich.

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, gemeinsam und in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten. Es gewährleistet den Wissensaustausch zwischen den Generationen von Mitarbeitern, da das Wissen aufgezeichnet wird und nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter ausscheiden.

Ermöglicht automatisierte Arbeitsabläufe

Sechzig Prozent der britischen Angestellten sind der Meinung, dass sie jede Woche mindestens einen halben Tag damit verbringen, Zeit für notwendige Aufgaben zu verschwenden. Dazu gehören auch administrative Aufgaben.

Sie können diese Zeit reduzieren, indem Sie automatisierte Workflows verwenden, die wiederholbare Aufgaben übernehmen und menschliche Eingriffe überflüssig machen. Dazu gehören automatische Benennungskonventionen, Dateitypen oder die Eingabe von Formularfeldern. Aber auch das Einholen mehrerer Genehmigungsunterschriften für ein einziges Formular, z. B. für Urlaubsanträge, kann dazu gehören.

Wie verbessert ein Dokumentenverwaltungssystem die Einhaltung der Informationsvorschriften?

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet außerdem Funktionen wie integrierte Zugriffskontrollen, zuverlässige Sicherheit für die gemeinsame Nutzung von Informationen und automatische Aufbewahrungseinstellungen. Das macht die Einhaltung von Informationsvorschriften umso einfacher.

Autorisierter Zugang

Insider verursachen fast 20 Prozent der weltweiten Datenschutzverletzungen. Während einige Verstöße auf Fehler oder Nachlässigkeit zurückzuführen sind, nutzen böswillige Insider Geschäftsinformationen zur persönlichen Bereicherung. Daher ist es für jedes Unternehmen wichtig, sein Risiko zu begrenzen.

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie mithilfe von IAM-Verfahren (Identity and Access Management) bestimmten Rollen Zugriff gewähren. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter nicht mit irrelevanten Informationen überhäuft werden. Auch sind sie nicht in Dokumente eingeweiht, für die sie keine geschäftliche Notwendigkeit haben. Dies kann die Wahrscheinlichkeit eines versehentlichen (oder böswilligen) Verstoßes verringern.

Sichere Übertragung von Informationen

Untersuchungen zeigen, dass die Verbraucher am ehesten bereit sind, Daten mit dem Gesundheitswesen und der Finanzdienstleistungsbranche zu teilen. Allerdings erreichte keine Branche eine Vertrauensquote von 50 Prozent oder mehr.

Verstöße lassen das Vertrauen der Verbraucher schwinden, daher müssen Sie unbedingt versuchen, sie zu vermeiden.

Die Digitalisierung von Dokumenten beseitigt die physischen Sicherheitsrisiken, die mit Papier verbunden sind. Darüber hinaus sollte Ihr System Ihre Informationen mit Funktionen zum Schutz vor Manipulationen und automatischen Backups schützen.

Eliminiert doppelte oder veraltete Dokumente

Die GDPR-Vorschriften verlangen, dass Informationen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Die manuelle Pflege bedeutet, dass die Mitarbeiter sich die Regeln merken und Zeit damit verbringen müssen, die Informationen zu sortieren. Das lässt Raum für Fehler.

Ein Dokumentenverwaltungssystem verwaltet die Aufbewahrung für Sie durch Automatisierung. Es stellt außerdem die Datenqualität und -genauigkeit sicher, indem es doppelte Datensätze identifiziert und sie in einem Masterdokument konsolidiert.

Aufbau eines besseren Unternehmens mit einem Dokumentenmanagementsystem

Ihr Unternehmen muss die Prozesseffizienz verbessern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen Sie die Einhaltung der Informationsvorschriften kontinuierlich verbessern, um das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten.

Das richtige Dokumentenmanagement-System beseitigt die Spannung zwischen diesen Zielen. Dies geschieht durch effiziente Dokumentenspeicherung, automatisierte Prozesse und integrierte Sicherheit und Compliance.

Unser Kunde, der Newcastle Upon Tyne NHS Foundation Trust, hat von beiden Welten profitiert. Als große Organisation des Gesundheitswesens verwaltet der Trust naturgemäß eine Vielzahl sensibler Dokumente und tauscht diese über seine Standorte hinweg aus. Wir haben diese Dokumente digitalisiert, um sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit der gemeinsamen Nutzung von Unterlagen zu erhöhen.

Ein anderer Kunde, ein NHS Trust, benötigte ebenfalls einen besseren Prozess, um die schwerfällige Risikobewertung von Schwangerschaften zu bewältigen. Wir waren in der Lage, die Probleme mit verlorenen Dokumenten und Inkonsistenzen zu lösen und gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie verbesserte Geschäftsprozesse und die Einhaltung von Informationsvorschriften mit dem richtigen Tool und dem richtigen Partner zusammenkommen, wenden Sie sich an unser Team, indem Sie das untenstehende Formular verwenden.