Inwiefern trägt das Dokumentenmanagement zur Einhaltung der DSGVO bei?

Die DSGVO hat zu einer der umfassendsten Umgestaltungen der Datenschutzrichtlinien in der jüngeren Geschichte geführt. Seit ihrem Inkrafttreten im Mai 2018 haben sich Unternehmen in der gesamten EU und im Vereinigten Königreich darauf eingestellt, die strengen Vorgaben der Verordnung umzusetzen. Zudem haben sie sich an die steigenden Erwartungen der Verbraucher hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit angepasst.

Es genügt zu sagen, dass die DSGVO eine komplexe Verordnung ist. Sie erfordert erheblichen Aufwand und erhebliche Investitionen. Es ist daher kein Wunder, dass viele Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Datenschutzpraktiken zu verbessern.

Hier leisten Lösungen für das Dokumentenmanagement entscheidende Unterstützung.

Wie Dokumentenmanagementsysteme zur Einhaltung von Vorschriften beitragen

Unternehmen, die Daten über Bürger der EU, des EWR und des Vereinigten Königreichs speichern, können diese Technologien nutzen, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.

Und so geht’s:

1. Ermitteln Sie, welche Art von Daten Sie erheben

Ohne Einblick in Ihre Daten wird es schwierig sein, die DSGVO-Konformität zu erreichen. Die von Dokumentenmanagementsystemen gebotene Transparenz hilft Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre gespeicherten Daten zu gewinnen und zu verstehen, wie Sie mit diesen umgehen sollten. Dies kann dazu beitragen, Datenlecks in Zukunft zu verhindern.

2. Daten verwalten und schützen

Durch die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien und Berechtigungen können Sie steuern, wer Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, lesen, löschen oder bearbeiten darf.

3. Melden Sie Datenschutzverletzungen und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen

Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Sie dabei, Ihre Daten besser zu verwalten und zu schützen. Sollte es dennoch zu einer Datenschutzverletzung kommen, stehen Ihnen alle erforderlichen personenbezogenen Daten sofort zur Verfügung. So können Sie den Vorfall innerhalb von 72 Stunden den zuständigen Behörden effektiv melden.

4. Aufbewahrungsrichtlinien festlegen

Die DSGVO schreibt vor, dass Sie nur die Mindestmenge an personenbezogenen Daten für den kürzestmöglichen Zeitraum aufbewahren sollten. Mit Dokumentenmanagementsystemen können Sie Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, die die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus verwalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie personenbezogene Daten fristgerecht löschen.

5. Anträge betroffener Personen auf Auskunft bearbeiten

Die betroffenen Personen sind gesetzlich berechtigt, ihre Daten anzufordern.

Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Klassifizierung personenbezogener Daten. Dies optimiert den Prozess der Suche nach und der Bearbeitung von Auskunftsersuchen betroffener Personen.

Unser Engagement für den Datenschutz

Die Einhaltung der DSGVO mag sich nach wie vor wie ein mühsamer Kampf anfühlen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen.

Lösungen für das Informationsmanagement bieten Kunden folgende Möglichkeiten:

• Speichern, suchen, katalogisieren und sichern Sie personenbezogene Daten.
• Vereinfachen Sie die Überwachung und Verwaltung Ihrer Daten.
• Erfüllen Sie die Melde- und Bewertungsanforderungen der DSGVO.
• Verringern Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen und die daraus resultierenden Folgen.

Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass die Einhaltung der DSGVO über die von Ihnen verwendete Software hinausgeht. Das Dokumentenmanagement kann einen Beitrag zu den Datenschutzbemühungen Ihrer Organisation leisten. Die vollständige Einhaltung der Vorschriften ist jedoch das Ergebnis einer Kombination aus soliden Datenschutzrichtlinien, Verfahren, Schulungen und Berichterstattung.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte über das untenstehende Formular an uns.