ISO-Normen UK: Was Ihr HR-Team wissen muss

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) ist eine Nichtregierungsorganisation, die technische Standards für eine Vielzahl von Branchen und Technologien festlegt. Als unabhängiges Gremium definiert die ISO den Standard für Qualität, Sicherheit und Effizienz aller Produkte, Dienstleistungen und Systeme auf der ganzen Welt.

ISO-Normen sind für Ihr HR-Team von entscheidender Bedeutung. Sie helfen ihnen, Qualität und Compliance durch Dokumentation sicherzustellen. Aber wie tun sie das?

Hier erfahren Sie, was Ihr HR-Team über die ISO-Normen in Großbritannien wissen muss.

Wie Sie die Qualität und die Einhaltung der Vorschriften in Ihrer HR-Dokumentation sicherstellen

Die meisten Unternehmen in Großbritannien müssen eine der am weitesten verbreiteten ISO-Normen einhalten: ISO 9001. Diese Norm legt die Kriterien für die Einrichtung und Verwaltung eines Qualitätsmanagementsystems fest und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die wichtigsten Grundsätze des Qualitätsmanagements einhält. Um diese Norm zu erfüllen, muss Ihr HR-Team eine Dokumentation der HR-Verfahren und -Prozesse vorlegen.

Aber um wirklich sicherzustellen, dass Sie die Qualitätsstandards einhalten, brauchen Sie Prüfpfade, Versionskontrollen, Analysen und Berichte. Ein gutes digitales Dokumentenmanagement-System bietet intelligente Einblicke in die folgenden Bereiche:

1. Das Verfahren zur Einstellung von Mitarbeitern an Ihrem Arbeitsplatz

Ihr HR-Team muss herausfinden, was bei der Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich ist, unabhängig davon, ob es sich um eine Vollzeit-Führungskraft oder einen Zeitarbeiter handelt.

Aber nehmen wir an, Sie finden keine guten Kandidaten. Oder vielleicht dauert Ihr Einstellungsverfahren länger, als Sie geplant haben. Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte Ihnen einen Bericht zur Verfügung stellen, der Ihnen hilft, Schwachstellen in Ihrem Vorgehen zu erkennen. Sie können dann Ihre Prozesse verbessern, damit Sie die richtigen Mitarbeiter einstellen und die Anforderungen Ihrer Stakeholder und Kunden erfüllen können.



2. Rollen und Verantwortlichkeiten

Ihr HR-Team verfügt über einen Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Position in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören die Aufgaben der Geschäftsleitung und der HR-Manager ebenso wie die der Vorgesetzten, der Angestellten und sogar der Zeitarbeiter.

Der Prüfpfad in Ihrem digitalen Dokumentenverwaltungssystem kann jedoch anzeigen, ob es Überschneidungen zwischen diesen Positionen gibt. Vielleicht benötigen die Mitarbeiter einer Abteilung Zugriff auf Dokumente, die normalerweise nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, so dass es für die Personalabteilung an der Zeit sein könnte, die Zuständigkeiten der Mitarbeiter zu überprüfen. Oder Sie stellen eine Zunahme der Zugriffsanfragen auf bestimmte Dokumente fest. Das könnte einfach bedeuten, dass Sie bestimmten Personen dauerhafte Berechtigungen erteilen müssen, um Engpässe zu vermeiden und die Effizienz zu verbessern.

3. Ausbildung

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, diese angemessen einzuarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen gut geschult und für den Erfolg gerüstet ist. Im Rahmen der Erfüllung der ISO 9001 ist es Aufgabe Ihres HR-Teams, diese Schulung innerhalb des ersten Monats nach der Einstellung durchzuführen.

Ein Teil Ihrer Schulung kann praktisch sein, so dass Ihre neuen Mitarbeiter an einem Workshop oder einer 1:1-Coaching-Sitzung teilnehmen müssen. Andere Teile Ihrer Schulung können weniger interaktiv sein, sind aber nicht weniger notwendig. Vielleicht müssen sie zum Beispiel Ihre Richtlinien und Verfahren durchlesen.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter alle Schulungen absolvieren, sollten Sie auf Ihre Prüfprotokolle achten. Sie zeigen, welche Mitarbeiter welche Dateien besucht haben und geben einen Zeitstempel an, wann sie dies getan haben. Wenn Sie also Ihre Richtlinien und Verfahren aktualisieren und verlangen, dass alle Mitarbeiter sie durchsehen, können Sie sicherstellen, dass jeder die aktuellsten Versionen gesehen hat.

4. Die Wirksamkeit der Ausbildung

Der einzige Weg, um festzustellen, ob Ihre dokumentierten Schulungen effektiv sind, ist ihre Analyse. Daher ist es wichtig, dass Sie ein Verfahren zur regelmäßigen Bewertung des Erfolgs Ihrer Schulungs- und Kompetenzprozesse festlegen.

Ihr digitales Dokumentenverwaltungssystem trägt zu diesem Prozess bei, da die Analyse- und Berichterstattungsfunktionen Ihnen dabei helfen, zu erkennen, ob Mitarbeiter konstant unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Sie können dann Ihre Onboarding-Prozesse überprüfen, um festzustellen, in welchen Bereichen Ihr HR-Team Verbesserungen vornehmen kann.

5. Verfahren für die Dokumentation von Schulungsunterlagen

Im Rahmen der Erfüllung von ISO 9001 sollte Ihr HR-Team den Prozess der Planung, Berichterstattung und Archivierung aller Schulungsunterlagen erfassen.

Es ist wichtig, diese Aufzeichnungen zu führen. Sie dienen als Nachweis dafür, dass Sie angemessene Schulungen durchgeführt und die Kompetenz aller Mitarbeiter beurteilt haben. Auf diese Weise haben Sie im Falle eines Rechtsstreits einen Nachweis darüber, welche Schulungen Sie durchgeführt haben, wer geschult wurde und ob die Mitarbeiter kompetent sind.

Auch hier sind die Prüfpfade in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem der Schlüssel dazu. Sie zeigen nicht nur, dass die betreffenden Mitarbeiter die entsprechenden Dateien eingesehen haben. Sie zeigen auch, wann Änderungen vorgenommen wurden. Wenn also ein Mitarbeiter nicht die aktuellste Version eingesehen hat, können Sie dieses Problem beheben und ihn auf den neuesten Stand bringen.

Integration von ISO-Normen in Ihre HR-Prozesse

Die Dokumentation von Personalverfahren, die den ISO-Normen entsprechen, ist nicht durch offizielle Vorschriften oder Gesetze vorgeschrieben. Die Einhaltung dieser Normen zeigt jedoch, dass Ihr Unternehmen angemessene Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter und zur Einhaltung ethischer Grundsätze ergreift. Daher ist es wichtig, dass Ihr HR-Team weiß, wie die ISO-Normen in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden können.

Wir von Apogee helfen Unternehmen bei der Einhaltung einer Vielzahl von ISO-Normen. Dazu gehören ISO 9001 Qualität, aber auch ISO 14001 Umwelt, ISO27001 Sicherheit und BS 10008 Recht. Wir wissen, wie wichtig die ISO-Normen für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Verfahren sind, und fördern diese Einstellung sowohl intern in unserem Unternehmen als auch bei unseren Kunden.

Aus diesem Grund haben wir umfassende Prozesse zur Dokumentenkontrolle und zum Audit Trail entwickelt, die sicherstellen, dass die Grundlagen für eine einfache Dokumentation von Prozessen und die Erfassung von Änderungen im Laufe des Prozesses vorhanden sind. So können Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und die Qualität sicherstellen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Apogee Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der ISO-Normen unterstützen kann, kontaktieren Sie uns über das untenstehende Formular.