Optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltungssysteme für die Geschäftskontinuität

Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) im Mai 2018 werden alle in der EU tätigen Organisationen gezwungen sein, strenge Datenschutzgesetze einzuhalten, und ihre Dokumentenverwaltungssysteme werden genauestens auf ihre Konformität hin überprüft.

Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?

Unter Dokumentenmanagement versteht man den Umgang mit Dokumenten in einer Weise, die es ermöglicht, Informationen effizient und angemessen zu erstellen, auszutauschen, zu organisieren und zu speichern. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie sie ein Dokumentenmanagementsystem am besten nutzen können.

Für viele Unternehmen liegt der Schwerpunkt eines Dokumentenmanagementsystems auf der Speicherung und Kontrolle von Dokumenten. Sie möchten ihre Dokumente geordnet und sicher aufbewahren, so dass sie immer noch leicht auffindbar sind und in der richtigen Weise verwendet werden können.

Dokumentenmanagement für Geschäftskontinuität

Die Größe des digitalen Universums verdoppelt sich alle 2 Jahre und bis 2020 werden die Daten, die Unternehmen jährlich erstellen und kopieren, ebenfalls um das 10-fache wachsen - auf 44 Billionen Gigabyte. Dies macht es für Unternehmen noch schwieriger zu entscheiden, wie sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Unterstützung der Business Continuity-Planung einsetzen sollen.

Bei der Geschäftskontinuität geht es darum, einen Plan für den Umgang mit schwierigen Situationen zu haben, damit Ihr Unternehmen mit so wenig Unterbrechungen wie möglich weiterarbeiten kann. Überschwemmung. Cyber-Angriff. Feuer oder interne Streitigkeiten. Ihr Geschäft kann jeden Moment unterbrochen werden. Egal, ob Sie ein Unternehmen, eine Organisation des öffentlichen Sektors oder eine Wohltätigkeitsorganisation sind, Sie müssen wissen, wie Sie unter allen Umständen weiterarbeiten können, wenn die Verwaltung wichtiger Dokumente gestört ist.

Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems

Dokumentenverwaltungssysteme bieten in der Regel Funktionen für Speicherung, Versionierung, Metadaten, Sicherheit sowie Indizierung und Abruf. Hier finden Sie eine Beschreibung dieser Komponenten:

Die Aufbewahrung von Dokumenten umfasst oft auch die Verwaltung dieser Dokumente: wo sie aufbewahrt werden, wie lange sie aufbewahrt werden, die Migration der Dokumente von einem Speichermedium zu einem anderen und die eventuelle Vernichtung der Dokumente.

Versionierung ist der Prozess, bei dem Dokumente in das Dokumentenverwaltungssystem ein- oder ausgecheckt werden, so dass die Benutzer frühere Versionen abrufen und die Arbeit an einem bestimmten Punkt fortsetzen können.

Metadaten werden normalerweise für jedes Dokument gespeichert. Zu den Metadaten gehören beispielsweise das Datum, an dem das Dokument gespeichert wird, und die Identität des Benutzers, der das Dokument speichert.

Die Sicherheit von Dokumenten ist in vielen elektronischen Verwaltungssystemen von entscheidender Bedeutung. Die Compliance-Anforderungen für bestimmte Dokumente können je nach Art der Dokumente recht komplex sein. Einige Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über Funktionen zur Rechteverwaltung, die es Administratoren ermöglichen, den Zugriff auf Dokumente je nach Typ nur bestimmten Personen oder Personengruppen zu gewähren.

Die Indizierung kann so einfach sein wie die Erfassung eindeutiger Dokumentenkennungen, aber oft nimmt sie eine komplexere Form an, indem sie eine Klassifizierung durch die Metadaten der Dokumente oder sogar durch Wortindizes aus dem Inhalt der Dokumente ermöglicht.

Abruf im elektronischen Kontext können sein: eine einfache Suche, bei der die Benutzer eindeutige Dokumentenkennungen angeben können, eine flexible Suche, bei der die Benutzer partielle Suchbegriffe angeben können, die die Dokumentenkennung und/oder Teile der erwarteten Metadaten einbeziehen, oder eine boolesche Suche mit mehreren Schlüsselwörtern oder Beispielsätzen, von denen erwartet wird, dass sie im Inhalt der Dokumente vorkommen.

Vorteile eines effektiven Dokumentenmanagementsystems

Die Geschäftskontinuität ist von größter Bedeutung für Unternehmen, die ihren Betrieb durch ein Dokumentenverwaltungssystem sichern wollen, das allen Störungen standhält und wichtige Daten schützt.

Die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere der DSGVO, ist nicht nur die Grundlage dafür, dass Unternehmen in bestimmten Branchen weiterhin tätig sein können, sondern zeigt Kunden und Interessengruppen auch, dass Qualitätsmanagementpraktiken angewandt werden.

Die verbesserte Sicherheit in Unternehmen, die robuste Dokumentenverwaltungssysteme verwenden, schützt die Daten und die Interessen der Benutzer und Kunden. Datenschutzverletzungen können erheblichen finanziellen und rufschädigenden Schaden anrichten. Auch der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit können viel einfacher werden. Auf Dokumente, die aus verschiedenen Quellen erfasst wurden, kann von verschiedenen Orten aus zugegriffen werden und sie können so verwendet werden, wie es das Unternehmen benötigt.

Dokumentenmanagementsysteme und andere Software- oder Hardwaretechnologien können integriert werden, so dass Arbeitsabläufe und Prozesse miteinander verbunden und gestrafft werden. Dieses Maß an Konnektivität stellt sicher, dass Unternehmen in der Lage sind, Dokumente im gesamten Unternehmen effektiv zu kontrollieren, zu überwachen und zu verwalten.

Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen

Verfügt Ihr Unternehmen derzeit über ein zweckmäßiges Dokumentenverwaltungssystem, das die Anforderungen an Ihre Dokumente effektiv erfüllt?

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