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Eine Kurzanleitung für einen Managed Print Service (MPS)
Wenn Sie neu in der Welt des Managed Print sind oder einfach nur nach ein paar schnellen Tipps für den Einstieg suchen, sind Sie hier genau richtig. Diese Kurzanleitung zu einem Managed Print Service geht zurück zu den Grundlagen und deckt alles ab, was Sie wissen müssen - von der Entdeckung, wie genau ein Managed Print Service Ihrem Unternehmen nützen kann, bis hin zu den Abläufen und Prozessen innerhalb einer Organisation.
Was ist ein Managed Print Service?
Laut Gartner sind "Managed Print Services (MPS) Dienstleistungen, die von einem externen Anbieter angeboten werden, um die Dokumentenausgabe eines Unternehmens zu optimieren oder zu verwalten. Die wichtigsten Komponenten sind die Bedarfsanalyse, der selektive oder allgemeine Austausch von Hardware sowie der Service, die Ersatzteile und das Verbrauchsmaterial, die für den Betrieb der neuen und/oder vorhandenen Hardware benötigt werden. Der Anbieter verfolgt auch, wie die Drucker-, Fax-, Kopierer- und MFP-Flotte genutzt wird, welche Probleme auftreten und wie zufrieden die Benutzer sind. In der Praxis bedeutet der Zweck eines Managed Print Service (MPS), dass sich der Benutzer nur um das Papier kümmern muss, das aus dem Gerät kommt. Der Managed Print Service (MPS)-Anbieter kümmert sich um alles andere, von der Tonerversorgung und dem Toneraustausch über die Wartung der Geräte, das Ablesen der Zählerstände, die konsolidierte Abrechnung, die umfassende Managementberichterstattung bis hin zur Abholung und dem Recycling des Geräts am Ende seiner Lebensdauer.
Was sind die wichtigsten Vorteile eines Managed Print Service?
1. Effizienz
Effizienz ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und jeder weiß, wie kostbar Zeit am Arbeitsplatz ist. Während viele bei den offensichtlichen Geschäftsabläufen nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung suchen, sind die größten Zeitfresser oft die alltäglichen Dinge. Alle lästigen Druckprobleme, die Sie zu Hause haben, treten im Büro zehnfach auf, und all die verschwendete Zeit kann sich zu hohen Kosten summieren, so dass ein effizienter MPS-Anbieter diese Probleme konsolidiert und Ihnen abnimmt.
2. Kosten kontrollieren
Mit Managed Print Solutions können Sie Ihren gesamten Druckbedarf im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung abdecken. Diese kann eine einmalige monatliche Gebühr beinhalten, die die gesamte Fernüberwachung, Toner und Verbrauchsmaterialien, Lieferung und Wartung durch einen Techniker abdeckt. So hat Ihr Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Druckkosten und kann entsprechend budgetieren oder Prognosen erstellen.
3. Reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck und Abfall
Indem Sie die idealsten Lösungen auf Ihre Dokumentenanforderungen zuschneiden, kann Ihr Unternehmen seinen ökologischen Fußabdruck drastisch reduzieren. Die Menge der verbrauchten Ressourcen wird sinken, ebenso wie der damit verbundene Energie- und Stromverbrauch - all dies trägt zu einer besseren Klimabilanz für die Zukunft bei.
Sie können Druckrichtlinien in Ihre Dokumenten-Workflows einführen, um die Verschwendung zu reduzieren, z. B. einfarbige, doppelseitige Druckvorgaben bedeuten weniger Farbe und weniger Papierverbrauch. Dadurch können bis zu 20 % der Druckausgaben eingespart werden, die normalerweise in den Druckgeräten verbleiben und dann unsicher entsorgt werden.
4. Verbessern Sie die Sicherheit
Wie die Website gov.uk berichtet, war fast die Hälfte der britischen Unternehmen im vergangenen Jahr von einem Cyberangriff betroffen. Es liegt auf der Hand, dass die Dokumentensicherheit für jedes Unternehmen eine wichtige Geschäftspraxis sein sollte. Die unternehmensweite Druckbewertung, die mit einer verwalteten Drucklösung einhergeht, kann die Sicherheitsrisiken in Ihrem Unternehmen identifizieren und einen maßgeschneiderten Sicherheitsplan implementieren, um alle Ihre Unsicherheiten zu beseitigen.
5. Flexibilität & Skalierbarkeit
Verwaltete Drucklösungen sind so flexibel, dass sie sich an die sich ändernden Wünsche und Bedürfnisse eines jeden Unternehmens anpassen lassen. Ganz gleich, ob Sie vom Büro aus oder von unterwegs, von einem Desktop oder einem mobilen Gerät aus drucken müssen - verwaltete Drucklösungen können immer wieder auf moderne, dynamische Unternehmen zugeschnitten werden. Außerdem bietet sie ein Element der Skalierbarkeit: Von einem einzelnen Gerät bis hin zu großen Druckerflotten, die von globalen Marken genutzt werden, können verwaltete Drucklösungen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren.
Überwachung und regelmäßige Leistungsüberprüfungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sich der Managed Print Service an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpasst. Ihr Managed Print Service-Anbieter sollte Ihnen ausreichende Analyse-, Berichts- und Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung stellen, damit Sie mit den Veränderungen Schritt halten und durchgängig effektive Verbesserungen umsetzen können.
Wie wir im Jahr 2020 gesehen haben, ändern sich Pläne im Handumdrehen. Deshalb sollte das auch für Ihren Managed Print Service gelten. Regelmäßige Überwachung und Geräteüberprüfungen sind entscheidend dafür, dass Unternehmen durch Rationalisierung der Druckumgebung Kosten senken und die Effizienz steigern können. Wir hoffen, dass Sie mit diesem schnellen und benutzerfreundlichen Leitfaden die nötigen Informationen erhalten haben, um eine fundierte Entscheidung für Ihren Managed Print Service zu treffen.
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