Eine Kurzanleitung für einen Managed Print Service (MPS)
22 Dezember 2020
21 Vorteile der Implementierung eines Managed Print Service (MPS)
22 Dezember 2020
Wie können ausgelagerte Dokumentendienste Ihrem Unternehmen helfen?
Die Auslagerung eines beliebigen Teils Ihres Unternehmens ist keine Entscheidung, die Sie treffen sollten, ohne die Vorteile und möglichen Nachteile abzuwägen. Unsere Kurzanleitung hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob diese Entscheidung langfristig für Ihr Unternehmen von Vorteil ist.
Wenn mehrere Fristen anstehen, wird leicht unterschätzt, wie sehr sich kleine Verwaltungsaufgaben wie das Schreddern von Dokumenten, das Ablegen, Drucken und Versenden von Post summieren und zu einem erheblichen Zeitfresser werden können.
Was ist ein ausgelagerter Dokumentenservice?
Outsourced Document Services (ODS) ist eine praktikable Lösung für dieses weit verbreitete Problem. Wenn Sie diese geringfügigen, aber zeitaufwändigen Verwaltungsaufgaben an einen Anbieter von Dokumentenmanagement auslagern, können Sie ihm im Wesentlichen die lästigen Aufgaben überlassen. So können Sie Ihre Geschäftsprozesse neu ausrichten und auf Ihre Unternehmensziele und -strategien abstimmen.
Viele moderne Unternehmen beginnen, von der traditionellen Büroeinrichtung zugunsten von hybriden Arbeitsmodellen abzuweichen: und in dieser Hinsicht kann die Einführung von ODS nur von Vorteil sein. Wie sich beim hybriden Arbeiten schnell herausgestellt hat, müssen die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort immer noch drucken, Post versenden und empfangen und viele weitere alltägliche Verwaltungsaufgaben erledigen - und ODS ermöglicht es ihnen, dies zu tun, ohne dass die Produktivität oder Effizienz darunter leidet.
Die wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen
Kosteneffektivität
Der Einsatz von ODS zur Rationalisierung von Prozessen und Abläufen in Ihrem Unternehmen wird natürlich zu Kosteneinsparungen führen, ebenso wie die regelmäßige Überprüfung der Kosten Ihrer Outsourcing-Anbieter. Denken Sie daran, dass es in der Regel besser ist, eine kleine, gut geführte Liste von bevorzugten Outsourcing-Anbietern zu haben, oder sogar einen einzigen Anbieter, der über die nötige Abdeckung und Expertise verfügt, um alle Ihre Outsourcing-Anforderungen zu erfüllen.
Höhere Effizienz
Wie Unternehmen in den letzten Jahren festgestellt haben, arbeiten bestimmte Prozesse und Abläufe tatsächlich effektiver und effizienter, wenn ihr ODS-System optimiert ist. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden müssen, kennen die typischen Projektvorlaufzeiten und haben eine klare Preisstruktur, um die Budgets entsprechend zu verteilen.
Mehr Sicherheit
Nach der GDPR-Gesetzgebung und der Verhängung hoher Strafen ist es wichtiger denn je, dass alle Unternehmen verstehen, wie ihre Daten von Outsourcing-Anbietern genutzt und verwaltet werden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen bei der Auswahl ihres Partners immer auf die üblichen Zusicherungen achten. Wenn Sie die Anzahl der Anbieter von Dokumenten-Outsourcing reduzieren, die in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten, können Sie außerdem sicherstellen, dass die Datenverwendung besser kontrolliert und eingehalten wird und dass Sicherheitsbedenken und das Risiko von Sicherheitsverletzungen reduziert werden.
Seelenfrieden
Wenn Sie von einem Anbieter für das Outsourcing von Dokumenten im Stich gelassen werden, kann dies enorme Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben, sei es bei der Erstellung von Marketingmaterialien für eine große Veranstaltung oder beim Scannen großer Mengen von Dokumenten für einen Rechtsfall. ODS-Anbieter, die 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche arbeiten, können Ihnen den Stress bei der Einhaltung enger Fristen abnehmen.
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