Informationsmanagement – Der perfekte Begleiter für Microsoft SharePoint

Mit Microsoft SharePoint können Unternehmen auf einfache Weise digitale Dateien und Dokumente auf einem zentralen Server speichern. Unabhängig davon, ob dieser Server vor Ort, vollständig Cloud-basiert oder eine Mischung aus beidem ist, können die Benutzer mit den Dokumenten interagieren, ohne sie direkt auf ihrem Gerät speichern zu müssen. Damit ist SharePoint ideal für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit.

Aber nutzen die Unternehmen dieses Programm derzeit optimal?

Ein leicht integrierbares Informationsmanagementsystem wird in der Regel durch mehrere zusätzliche Funktionen ergänzt, die es zu einem perfekten Begleiter von SharePoint machen - vor allem im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit.

Intuitive Organisation

Die Effektivität von SharePoint hängt ganz davon ab, wie gut das System organisiert ist. Es kann jedoch sehr schwierig sein, ein gut organisiertes System zu haben, es sei denn:

1. Das System ist von Anfang an optimal konzipiert, und
2. Die Mitarbeiter befolgen überall genau die gleichen Ablageverfahren.

Wenn viele Mitarbeiter Zugriff auf SharePoint haben, ohne ausreichend instruiert oder beaufsichtigt zu werden, können die Systeme leicht unübersichtlich und schwer zu navigieren werden. Wenn mehrere Dokumente falsch benannt, dupliziert, verlegt sind oder gänzlich fehlen, führt dies unweigerlich dazu, dass das Auffinden von Informationen viel Zeit in Anspruch nimmt - was den Zweck eines gemeinsamen Servers zunichte macht.

Durch die Verknüpfung von SharePoint mit einem Informationsmanagementsystem erhalten die Benutzer jedoch von Anfang an Zugang zu einem vorkonfigurierten System mit einer klaren, intuitiven Struktur, so dass die Mitarbeiter praktisch "einstecken und loslegen" können und nur wenige Anweisungen benötigen. Da die Navigationsfähigkeit bei der Einrichtung von Informationsmanagementsystemen eine zentrale Rolle spielt, können Probleme wie verlegte Dokumente leicht erkannt und behoben werden, so dass die Mitarbeiter die Dokumente leichter finden und darauf zugreifen können.

Kompetente Beratung

Microsoft bietet keine Anleitungen für eine optimale Einrichtung von SharePoint. Das Ergebnis ist, dass die Benutzerfreundlichkeit eines Systems vollständig von der Erfahrung des "Architekten" abhängt, der es entwickelt hat. Dies kann zu erheblichen Störungen führen, wenn das Ablagesystem für andere besonders unintuitiv ist. Wenn dieser "Architekt" jedoch das Unternehmen verlässt, können wichtige Informationen in einem Labyrinth von schlecht organisierten Akten verloren gehen.

Darüber hinaus sind die Nachfrage und das Durchschnittsgehalt für SharePoint-Entwickler in Vollzeit sehr hoch. Es gibt zwar immer die Möglichkeit, die Verwaltung Ihres SharePoint-Systems auszulagern, aber die Kosten für Design, Implementierung und laufenden Support sind sehr hoch und zwingen Unternehmen dazu, zusätzlich zu Drittanbietern auf angestellte Entwickler angewiesen zu sein.

Andererseits können Informationsmanagementsysteme auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden - und Systeme wie Therefore™ haben bestimmte Verfahren in ihrem Kern eingebettet, so dass die Systeme leicht zu erlernen und zu vermitteln sind.

Apogee kann Sie dabei unterstützen, Ihr Informationsmanagementsystem so zu konfigurieren, dass es optimal funktioniert - unabhängig davon, ob Sie bereits SharePoint verwenden oder nicht. Diese Unterstützung bedeutet, dass die laufende Beratung durch einen zentralen Anbieter koordiniert werden kann, was einfach und bequem ist und keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Nahtlose Zugänglichkeit

Einfache E-Formulare und automatisierte Workflows sind Funktionen von Microsoft SharePoint. Diese bieten jedoch nicht den Funktionsumfang, den die meisten Unternehmen benötigen - zumindest nicht ohne weitere Investitionen in spezielle Microsoft-Programme wie Power Automate und Microsoft Dynamics 365 Customer Voice. Diese Programme sind nicht nur mit beträchtlichen Kosten verbunden, sondern erfordern auch eine Menge Programmierkenntnisse, um sie zu erstellen und zu pflegen.

Informationsverwaltungssysteme wie Therefore™ sind jedoch so konzipiert, dass die Zugänglichkeit die Grundlage bildet. Das Ergebnis ist, dass Benutzer, die auch nur über ein grundlegendes IT-Verständnis verfügen, in der Lage sind, komplexe elektronische Formulare und automatische Arbeitsabläufe zu erstellen und zu pflegen - ohne in zusätzliche Programme investieren zu müssen. Durch die Integration eines Informationsverwaltungssystems in SharePoint können die Benutzer die Funktionalität dieser Funktionen maximieren, ohne dass sie dafür viel Geld ausgeben müssen.

Kosteneffiziente Unterstützung

Microsoft bietet nur kostenpflichtigen Vor-Ort-Support für SharePoint an - und obwohl es viele externe Unternehmen gibt, die einen eigenen Support-Service anbieten, kann die Suche nach einem zuverlässigen und kosteneffizienten Support-Anbieter zu einem ziemlichen Zeitfresser werden, der möglicherweise keine zufriedenstellenden und kostspieligen Ergebnisse liefert.

Zum Vergleich: Bei Abonnementdiensten für Informationsmanagementsysteme ist der Support in der Regel in der monatlichen Gebühr enthalten, so dass unvorhergesehene Probleme bereits in Ihrem Budget berücksichtigt sind. Dies ist nicht nur weitaus kosteneffizienter, sondern der Support von Apogee bietet den Kunden auch Zugang zu einem branchenführenden Expertenberatungsservice, der bei Bedarf auch einen speziellen Vor-Ort-Support umfasst.

Die enorm vielseitigen Informationsmanagementsysteme können Ihren aktuellen Microsoft SharePoint-Server verfeinern und organisieren - und sie können auch ein würdiger Ersatz für sich selbst sein. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Informationsmanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen könnte, kontaktieren Sie uns hier.