Was ist Data Sprawl und wie bekämpfen Sie es?

Unternehmen sind auf digitale Daten angewiesen. Da immer mehr Unternehmen eine digitale Transformation durchlaufen, steigt die Anzahl der Systeme, Anwendungen und Software, die zur Verarbeitung von Informationen verwendet werden. Datenwucher entsteht, wenn Sie Informationen über mehrere Systeme hinweg verwalten, ohne sie zu zentralisieren.

Wie können Sie also den Datenwildwuchs bekämpfen?

Was sind die Ursachen für die Datenflut?

Der Datenwildwuchs hat viele Ursachen:

• Dezentralisierte Dokumentenverwaltung: Dezentralisierte Daten können schnell siloartig werden und über mehrere Systeme und Anwendungen verstreut sein.
• Schatten-IT: Durch die Verwendung von Software oder Diensten, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der zentralen IT-Abteilung fallen, können Informationen verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden.
• Dokumentversion: Wenn die Versionshistorie von Dokumenten nicht für alle sichtbar ist, kann man leicht den Überblick über die aktuellen Versionen verlieren.
• Doppelte Daten: Doppelte Daten können zu Inkonsistenzen führen, so dass es schwierig ist, festzustellen, welche Datenversion korrekt ist.
• Schnelle Technologiewechsel: Manchmal ist eine neue Technologie der beste Weg, um sich dem wirtschaftlichen Druck anzupassen. Dies kann jedoch dazu führen, dass bewährte Verfahren durch Dringlichkeit ersetzt werden, was zu Datenwucher führt.

Warum ist der Datenwildwuchs ein Problem?

Der Datenwildwuchs kann für Unternehmen verschiedene Probleme mit sich bringen:

• Geringere Produktivität: Unübersichtliche Datenbestände erschweren das Auffinden von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Außerdem erhöht sich dadurch die Wahrscheinlichkeit von Verlusten und die Zeit, die für die Wiederherstellung von Dokumenten verschwendet wird.
• Sicherheitsrisiken: Es besteht ein erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfällen.
• Erhöhte Kosten: Die Kosten für die Verwaltung und Wartung mehrerer Systeme sind höher als die eines einzigen Systems.
• Einhaltung von Vorschriften: Es ist bereits eine Herausforderung, sicherzustellen, dass die Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Wenn dann noch die Komplikationen bei der Verwaltung mehrerer Systeme an verschiedenen Standorten hinzukommen, wird es noch komplexer.
• Arbeitsablauf: Nicht standardisierte Daten können nicht automatisierte Arbeitsabläufe antreiben. Wenn Arbeitsabläufe nicht automatisiert sind, sind Ihre Prozesse weniger effizient.

Wie bekämpft man den Datenwildwuchs?

Sie können mehrere Schritte unternehmen, um die Datenflut mit Hilfe der digitalen Transformation zu bekämpfen.

• Datenverwaltung in der Cloud: Durch die Einführung eines Dokumentenverwaltungssystemswerden die Daten zentralisiert und standardisiert. Cloud-basierte Lösungen gehen das Problem der Datenflut direkt an und stellen sicher, dass alle Dokumente für alle, die Zugriff benötigen, an einem Ort verfügbar sind.
• Prüfpfad und Dokumentenkontrolle: Eine Prüfpfad zeichnet die Bewegung, Änderung und den Zugriff auf Dokumente auf, um die unbefugte Übertragung oder Weitergabe sensibler Daten zu verhindern. Die Versionskontrolle von Dokumenten gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie zusammenarbeiten können, indem sie die aktuelle Version eines Dokuments angibt.
• Analysetools: Reporting-Funktionen können verwendet werden, um unternehmensweite Arbeitsabläufe zu überwachen, oder sie können für individuelle Einblicke personalisiert werden. Mit diesen Tools können Sie doppelte Daten über mehrere Systeme und Anwendungen hinweg identifizieren und konsolidieren.
• Schulung und bewährte Praktiken: Die Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf bewährte Praktiken bei der Datenverwaltung und die Risiken der Datenausbreitung verringert die Wahrscheinlichkeit, dass nicht autorisierte Systeme oder Anwendungen verwendet werden.

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