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Wie Dokumentenmanagement Ihnen ermöglicht, Inhalte digital zu verwalten
Als Unternehmen sich dazu entschlossen, ihren Mitarbeitern praktisch über Nacht die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten, war es von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter auch bei der Arbeit aus der Ferne Zugriff auf alle Dokumente haben, die im Büro gespeichert sind. Für einige war es ein langer und schwieriger Prozess, den Übergang von papierbasierten und im Büro gespeicherten Dokumenten zu digitalem Zugriff auf die Arbeit zu vollziehen.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein System, das dazu dient, Dokumente zu empfangen, zu verfolgen, zu verwalten und aufzubewahren und gleichzeitig die Anzahl der am Arbeitsplatz aufbewahrten papierbasierten Dokumente zu reduzieren und zu minimieren.
Das Internet und die Cloud machen es heute möglich, von Cafés, Flughäfen oder jedem anderen Ort der Welt aus auf Informationen zuzugreifen. Der Zugang zu Dokumenten ist jedoch nach wie vor ein Hindernis für viele Außendienstmitarbeiter und Reisende, die darauf angewiesen sind, dass die Mitarbeiter im Büro Akten aus den Aktenschränken holen und diese Dokumente per Fax oder E-Mail versenden.
Diese ineffizienten Prozesse führen dazu, dass die Mitarbeiter dem Papier hinterherlaufen und E-Mails versenden und darauf warten, anstatt die Produktivität zu steigern und Einnahmen zu erzielen. Viele Unternehmen haben heute Mitarbeiter, die ausschließlich von einem Büro zu Hause aus arbeiten, und auch eine wachsende Zahl von "hybriden" Mitarbeitern, die ihre Zeit zwischen Fernarbeit und Büro aufteilen. Diese Mitarbeiter müssen in der Lage sein, effizient und sicher auf ihre gewohnten Dokumente und wichtigen Informationen zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten.
Die neue Arbeitsumgebung, in der wir uns heute befinden, bedeutet, dass Unternehmen sich digital anpassen müssen und im Gegenzug ihren Mitarbeitern durch den Einsatz eines effektiven Dokumentenmanagementsystems ein effizientes Arbeiten ermöglichen.
Fernarbeit ist Teil der Kernstrategie vieler Unternehmen im Jahr 2020 geworden und wird es angesichts der vielen Vorteile wahrscheinlich auch bleiben, so dass es für alle Unternehmen wichtig ist, für diese Arbeitsumgebung gerüstet zu sein.
Ganz gleich, ob Sie die Arbeit von zu Hause aus lieben oder hassen, Ihre Grundvoraussetzungen für die Fortsetzung Ihrer Arbeit bleiben ähnlich: Sie müssen mit Kollegen und Mitarbeitern kommunizieren, Sie müssen auf Daten zugreifen können, usw. Aber das vielleicht wichtigste Bedürfnis von allen ist die Dokumentenverwaltung.
Wie werden Ihre Mitarbeiter Dokumente gemeinsam nutzen, verwalten und drucken, während Sie von zu Hause aus arbeiten? Möglicherweise müssen Sie sich an eine neue Umgebung für den Online-Austausch anpassen. Hier kann Ihnen ein vollständig ferngesteuertes Dokumentenverwaltungssystem ungemein helfen.
Was sind die Hauptvorteile der Dokumentenverwaltung, wenn Sie aus der Ferne arbeiten?
Sicherer Zugriff auf wichtige Informationen
Die Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen, wenn sie ihre Mitarbeiter auf Fernarbeit umstellen. Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems müssen Mitarbeiter keine arbeitsbezogenen Dokumente mehr zu Hause aufbewahren, wo jeder sie sehen kann. Die Online-Speicherung und -Verwaltung von Dokumenten in einem zentralen Knotenpunkt nimmt den Arbeitgebern diese Sorge und ermöglicht den Mitarbeitern gleichzeitig die gemeinsame Zusammenarbeit.
Einfacher Zugriff auf und Speicherung von Dokumenten
Um eine erfolgreiche Remote-Arbeitsumgebung zu schaffen, müssen die Mitarbeiter Zugang zu den Daten und Dokumenten haben, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ermöglicht den Zugriff über ein zentrales Online-Hub/Portal, über das die Mitarbeiter miteinander in Verbindung treten und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mit einem effektiven Dokumentenverwaltungssystem wird der Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern viel einfacher. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht nicht nur die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter und die gleichzeitige Arbeit an einem Dokument, sondern auch den Zugriff auf die Arbeit in Echtzeit von jedem beliebigen Ort aus und schafft so den flexiblen Arbeitsplatz, der inzwischen zur "neuen Norm" geworden ist.
Die Implementierung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems kann Ihnen den Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell erheblich erleichtern. Um die wahren Vorteile für Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter zu verstehen, nehmen Sie noch heute Kontakt mit einem unserer Berater auf.
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