Wie man ein Dokumentenkontrollsystem einrichtet

Was ist die Dokumentenkontrolle, und wozu dient sie?

Dokumentenkontrolle stellt sicher, dass alle Informationen in Ihrem Unternehmen aktuell sind und berücksichtigt werden; intern oder extern greift jeder auf die gleiche Version eines Dokuments zu. Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle steuern die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Verteilung von Dokumenten und legen die besten Praktiken für die Speicherung, den Abruf und die Entsorgung fest.

Ein Dokumentenkontrollsystem ist unerlässlich für den konsistenten, regelkonformen und effektiven Umgang mit Informationen. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Ihre Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung in ein effizientes Dokumentenkontrollsystem verwandeln können.

Wie richte ich ein Dokumentenkontrollsystem ein?

Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse

Um eine transparente und effektive Dokumentenkontrolle zu implementieren, ist es wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen an die Dokumentenverwaltung zu skizzieren. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen während des Entwurfsprozesses:

• Branchenspezifische Vorschriften: Ermitteln Sie die Branchenvorschriften und Compliance-Anforderungen, die für Ihre Dokumente gelten. Verstehen Sie die spezifischen Regeln und Standards, die Sie einhalten müssen, wie z.B. die Datenschutzbestimmungen (GDPR).
• Bewegung und Lagerung: Bestimmen Sie, wie oft Dokumente den Standort und ihren endgültigen Bestimmungsort wechseln. Berücksichtigen Sie den Dokumententransfer zwischen Abteilungen, die Anforderungen an die externe Aufbewahrung und die Aufbewahrungsfristen. Auf diese Weise können Sie effiziente Lösungen für die Nachverfolgung und Aufbewahrung von Dokumenten planen.
• Dokument-Workflows: Analysieren Sie die Phasen, die in Ihren Dokumenten-Workflows vorkommen. Ermitteln Sie, wie Dokumente die verschiedenen Prozesse durchlaufen, einschließlich Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Verteilung und Archivierung. Stellen Sie fest, ob Dokumente regelmäßig ein- und ausgecheckt werden müssen und ob häufig Bearbeitungen vorgenommen werden.

• Kategorien und Benennungskonventionen: Legen Sie eine logische Struktur und einheitliche Namenskonventionen für Ihre Dokumente fest. Definieren Sie Kategorien, die Ihre organisatorischen Anforderungen widerspiegeln und das Auffinden und Abrufen von Dokumenten erleichtern. Konsistente Benennungskonventionen sorgen für Einheitlichkeit und Effizienz.
• Zugangsvoraussetzungen: Bestimmen Sie die Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungen für jede Phase des Lebenszyklus eines Dokuments. Überlegen Sie, wer Lese-, Schreib- oder Bearbeitungsrechte haben sollte, und implementieren Sie entsprechende Sicherheitsmaßnahmen. Prüfen Sie außerdem, ob bestimmte Dokumente geschwärzt werden müssen oder ob verschiedene Versionen für bestimmte Personen sichtbar sein müssen.
• Transformation: Entscheiden Sie, ob Ihre Dokumente digital, physisch oder beides gespeichert werden sollen. Überlegen Sie, ob es notwendig ist, physische Dokumente zu digitalisieren. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenverwaltungssystem die Datensätze während des Digitalisierungsprozesses verfolgen und ihre Integrität bewahren kann.

Sie können ein Dokumentenkontrollsystem entwerfen, indem Sie diese Anforderungen in messbare Ziele umwandeln. Die regelmäßige Überprüfung dieser Ziele stellt sicher, dass das System Ihren sich entwickelnden Anforderungen entspricht und effektiv und transparent bleibt.

Auswahl einer Software zur Dokumentenverwaltung

Bei der Auswahl vonSoftware für die Dokumentenverwaltung sollten Sie einige Überlegungen zur Branche und zu den Zielen der Nachverfolgung im Hinterkopf behalten. Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Einhaltung der Vorschriften: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Software mit den erforderlichen Vorschriften und Standards übereinstimmt. Wenn Ihre Branche die Aufbewahrung von Dokumenten aus Gründen der Compliance vorschreibt, sollte die Software Funktionen für die Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien bieten. Der Status jedes Datensatzes sollte im System nachverfolgt werden können.
• Integration: Berücksichtigen Sie die Fähigkeit zur Integration mit anderen Tools und Systemen. Die nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe und Anwendungen kann die Produktivität und Effizienz steigern.

• Skalierbarkeit: Kann es steigende Dokumentenmengen und Benutzeranforderungen ohne Leistungseinbußen bewältigen?
• Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software den einfachen Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten aus ermöglicht. Cloud-basierte Lösungen werden oft bevorzugt, da sie Fernzugriff und Zusammenarbeitsfunktionen bieten.
• Sicherheit: Die Dokumentensicherheit ist entscheidend für den Schutz sensibler Informationen. Achten Sie auf Software mit starker Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Benutzerberechtigungen und Prüfprotokollen zur Verfolgung von Dokumentenaktivitäten.

Verwaltung von Metadaten

Verschiedene Softwarelösungen verfügen über unterschiedliche Möglichkeiten zur Aufzeichnung und Nutzung von Metadaten. Bestimmen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an Metadaten, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente schnell zu finden und abzurufen. Ad-hoc-Suchfunktionen und dynamische Dokumentgruppen sind wertvolle Funktionen für eine effiziente Dokumentenverwaltung.

Einführung von Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle

Wenn Sie bei der Auswahl von Dokumentenmanagement-Software die folgenden Standards berücksichtigen, können Sie ein umfassenderes und konformeres Dokumentenkontrollsystem sicherstellen.

• ISO27001 bietet einen Rahmen für Organisationen, um ihre Prozesse zur Informationssicherheit einzurichten, zu implementieren, zu pflegen und kontinuierlich zu verbessern. Die Einhaltung von ISO 27001 kann dazu beitragen, Sicherheitsbedenken auszuräumen.
• ISO9001 ist ein internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme, der die Bedeutung der Dokumentenkontrolle und ihre Auswirkungen auf das gesamte Qualitätsmanagement hervorhebt. Ein robustes System kann zur Aufrechterhaltung eines hochwertigen Kundendienstes beitragen, indem es eine genaue, aktuelle und kontrollierte Dokumentation gewährleistet.
• BS10008 befasst sich mit der rechtlichen Zulässigkeit von elektronisch gespeicherten Informationen. Es enthält Richtlinien für die Verwaltung elektronischer Dokumente, um ihre Integrität und Vertrauenswürdigkeit für rechtliche Zwecke zu gewährleisten.

Wie gehen Dokumentenmanagementsysteme mit der Versionskontrolle von Dokumenten um?

Die Versionskontrolle von Dokumenten stellt sicher, dass Benutzer auf die richtige Kopie zugreifen, indem alle Änderungen aufgezeichnet werden und ein Prüfprotokoll erstellt wird.. Wenn ein Dokument aktualisiert wird, wird eine neue Version erstellt, und das System verfolgt die vorgenommenen Änderungen. Auf diese Weise können Benutzer die komplette Historie eines Dokuments einsehen, einschließlich aller Änderungen, Revisionen und Aktualisierungen.

Dokumentenverwaltungssysteme enthalten in der Regel auch Funktionen wie Check-in und Check-out, mit denen Benutzer Dokumente sperren können. Gleichzeitig werden sie bearbeitet, so dass sichergestellt ist, dass nicht mehrere Benutzer gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Dies hilft, Konflikte und Fehler zu vermeiden und stellt sicher, dass Änderungen genau nachverfolgt werden.

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