Eine Einführung in E-Formulare

EFormulare sind ein effizienter, kostengünstiger und einfacher Weg, um Informationen zu sammeln, sowohl intern als auch extern.

In Zeiten, in denen jeder versucht, Papier zu sparen, sind elektronische Formulare perfekt geeignet, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren und gleichzeitig Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern. Aber wie funktionieren sie? Und was noch wichtiger ist: Wie können Sie sie einsetzen?

Was sind eForms?

EForms sind elektronische Formulare, die Daten durch Benutzereingaben erfassen. Sie sind vielseitig, dynamisch und mobilfreundlich und eignen sich daher perfekt für alle Arten von Geschäftsprozessen. Sie können eForms ganz einfach mit einem Drag & Drop eForm Builder konfigurieren und mit HTML, CSS oder JavaScript anpassen.

Die ersten Schritte mit einfachen eForms sind einfach. Anschließend können Sie die Komplexität der Formulare erhöhen, um sie an schwierigere Datenerfassungsaufgaben anzupassen. So wachsen Ihre Anforderungen an die Datenerfassung und Ihre eForms mit.

Mit der Dokumentenmanagement-Software sind eForms sowohl für interne als auch für externe Benutzer verfügbar. Das bedeutet, dass Sie sie für die Erfassung interner Daten verwenden können, wie z.B.:

• Zeiterfassungsbögen
• Anträge auf Studienurlaub
• Risikobewertungen während der Schwangerschaft

Sie können sie auch zum Sammeln von Daten außerhalb Ihres Unternehmens verwenden, z. B:

• Kundenfeedback
• Bewerbungen
• Kontakt Anfragen

Die Informationen aus einem ausgefüllten Formular werden dann von der Plattform gespeichert. Mit dieser Software können Sie das eFormular auch mit einem automatisierten Workflow verknüpfen. Bei einem eFormular zur Beantragung von Jahresurlaub leitet der Workflow die Informationen beispielsweise an die richtigen Manager weiter, die sie genehmigen oder ablehnen. Auf diese Weise werden die Daten mit absoluter Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit verwaltet und die Effizienz und Produktivität gesteigert.

Die Möglichkeiten von EForms sind vielfältig, so dass es für jedes Unternehmen einen Anwendungsfall gibt.

Was sind die Vorteile von eForms?

EFormulare sind nicht nur intuitiv, praktisch und großartig, um Ihren Papierverbrauch zu reduzieren. Sie haben noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile:

• Kosteneinsparungen. Die Verwendung von eForms senkt die Verarbeitungs- und Lagerkosten, indem Sie den Papierverbrauch minimieren. Außerdem sind eForms bei bestimmten Dokumentenmanagement-Systemen kostenlos.
• Kommunikation. Mit eForms können Sie Ihr Publikum leicht erreichen und genaue Informationen sammeln.
• Personalisierung. EForms bietet endlose Anpassungsmöglichkeiten. Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Online-Formulare an das Branding Ihres Unternehmens anpassen, die Schriftarten und Farben bearbeiten sowie die Fragetypen und Antworten individuell gestalten.
• Sicherheit. EForms sind so sicher, wie Sie es brauchen. Sie können Ihre eForms auf die Nutzung durch autorisierte Benutzer beschränken oder Ihre eForms für die breite Öffentlichkeit öffnen.
• Kollaboration. Mit Workflows können Sie Formulare nahtlos von Person zu Person weitergeben.
• Genauigkeit. Nachschlagen und Maskieren in eForms bedeutet, dass keine Fehler gemacht werden können.

Das sind also die Vorteile, aber wie verwenden Sie eForms in der Praxis?

Verwendung von eForms zur Rationalisierung von Prozessen

Wie können Sie also eForms nutzen, um Ihre internen Prozesse zu optimieren?

Im Juni 2021 unterstützte Apogee den Northumbria NHS Trust bei der Implementierung von eForms in sein Personalaktensystem.

Auf dieser Grundlage wurde dann ein digitales eFormular zur Bewertung des Schwangerschaftsrisikos erstellt. Dieser Prozess wurde ursprünglich in Anwesenheit der Mitarbeiterin auf Papier durchgeführt. Das hatte einige Nachteile:

• Organisatorische Schwierigkeiten. Papierakten können leicht verloren gehen, so dass Informationen aus früheren Risikobewertungen nicht immer aufbewahrt wurden.
• Mangelnde Standardisierung. Die Manager füllten die Bewertungen auf unterschiedliche Weise aus, was zu Unstimmigkeiten führte.
• Keine Mahnungen. Die Manager müssen regelmäßig Risikobewertungen durchführen, und die Verwendung von Papierakten führte dazu, dass diese oft übersehen wurden.

Um diese Probleme zu beheben, entwickelte Apogee ein elektronisches Verfahren, um das Ergebnis der Beurteilung festzuhalten. Das eFormular wurde dann mit dem ursprünglichen HR-Ablagesystem verknüpft, um sicherzustellen, dass alle aus der Risikobewertung gewonnenen Informationen in der Akte des Mitarbeiters enthalten waren.

Mit dem neuen eFormular profitiert die Risikobewertung von:

• Standardisierte Bewertungen. Die eForms folgen einer festen Struktur, d.h. die Manager müssen die Daten jedes Mal auf dieselbe Weise eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfassten Informationen konsistent sind.
• Rückverfolgbarkeit der Bewertung. Manager und Mitarbeiter können über einen Link auf die Bewertungsinformationen zugreifen. Dies erspart das Hin- und Herschicken von PDFs per E-Mail. Die Verarbeitungskategorien sammeln auch Informationen und geben sie von Formular zu Formular weiter, so dass alles auf dem neuesten Stand ist.
• Optionen zur Überwachung. Mit allen Informationen an einem Ort können Manager den Risikobewertungsprozess aus einem ganzheitlichen Blickwinkel überwachen.
• Mahnungen zum Handeln. Laufende Risikobewertungen werden mithilfe einer Lösungsdesigner-Funktion in einen Workflow aufgenommen. Dadurch werden automatische Benachrichtigungen für Folgegespräche verschickt. Manager werden mit Erinnerungen an anstehende Beurteilungen auf dem Laufenden gehalten.

Apogee bot während des gesamten Prozesses kontinuierliche Unterstützung und Beratung. Sie erklärten den Mitarbeitern, wie sie die eForms und die Dokumentenmanagement-Plattform nutzen können, und halfen den Benutzern, sich an die veränderten Anforderungen anzupassen.

Klicken Sie hier, um in der vollständigen Fallstudie mehr darüber zu erfahren, wie Apogee eForms einsetzt.

Steigern Sie Ihre Effizienz mit eForms

EFormulare sind der perfekte Weg, um die Effizienz Ihrer alten Papierprozesse zu steigern. Dokumentenmanagement-Software kann Ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie Ihre eigenen eForms erstellen und für Ihr Unternehmen anpassen können.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie eForms die Effizienz steigern kann, oder wenn Sie ein spezielles Problem mit der Dokumentenverwaltung haben, das gelöst werden muss, kontaktieren Sie uns noch heute, indem Sie das untenstehende Formular verwenden.