Daten über Daten: Was bedeuten Metadaten?

Metadaten sind ein Begriff für die Informationen und Merkmale von Dokumenten oder Bildern, die nicht explizit im Inhalt oder in der Namensgebung enthalten sind. Der Autor, das Erstellungsdatum und eine Aufzeichnung der Interaktionen mit der Datei sind Beispiele für Metadaten.

Metadaten sind auch die Schlüsselkomponente bei der Erstellung von Prüfpfaden die elektronische Dokumente verifizieren, um ihre rechtliche Zulässigkeit zu gewährleisten, rechtskonforme Verarbeitung, Analyse und sichere Speicherung.

Warum sind Metadaten für die Dokumentenverwaltung notwendig?

Metadaten-Mechanismen sind für das Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung . Sie helfen dabei, Dokumente so zu organisieren und abzurufen, dass sie zu produktiveren, aufschlussreicheren Ergebnissen führen.

Menge verwalten

Unternehmen verwalten große Mengen an elektronischen Dokumenten, die geschäftskritische Informationen enthalten. Ohne die richtige Organisation kann dies schnell überwältigend werden.

Metadaten können Dokumente anhand von erweiterten Suchbegriffen filtern. So kann ein Benutzer beispielsweise alle Datensätze durchsuchen, die von einem bestimmten Autor oder an einem bestimmten Datum erstellt wurden, was die Durchsuchbarkeit Ihres Archivs und die administrative Produktivität erhöht.

Compliance

Erweiterte Suchfunktionen gruppieren die Dokumente dynamisch. Der Status der gruppierten Dokumente kann dann gleichzeitig geändert werden. Dieses Tool ist leistungsstark für Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriftenwie z.B. Aufbewahrungsrichtlinien oder Datenschutzbestimmungen.

Version Geschichte

Metadaten werden verwendet, um zu zeigen, wie aus der ursprünglichen Version die aktuellste Version geworden ist. Eine Aufzeichnung aller vorgenommenen Änderungen gibt einen transparenten Überblick über die Geschichte des Dokuments.

So können Benutzer den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments einsehen, einschließlich aller Änderungen, Revisionen und Aktualisierungen. Diese Informationen können forensisch genutzt werden, um interne Prozesse zu untersuchen oder Streitigkeiten beizulegen.

Zukunftssicher

Formate wie PDF/A-3 betten Metadaten ein und standardisieren Gestaltungsvariablen.

Das bedeutet, dass Ihre Daten immer wiederhergestellt werden können, wenn Sie aufgrund technologischer Veränderungen auf ein neues System oder eine neue Software umsteigen müssen.

Wie Sie mit Metadaten die Dokumentenverwaltung verbessern können

Ein Schema ist eine Reihe von Regeln und Standards, die festlegen, welche Metadaten generiert werden sollen, wenn ein Dokument oder Bild in einem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert wird, und wie es verwendet werden soll.

Durch die Erstellung eines Metadatenschemas, das auf Ihr Unternehmen, seine Ziele und die gesetzlichen Anforderungen abgestimmt ist, können Sie die Funktionen eines ausgeklügelten Dokumentenverwaltungssystems voll ausschöpfen. Funktionen wie Systemanalyse, KPI-Berichte und erweiterte Suchfunktionen zu den besten Praktiken der Dokumentenkontrolle beitragen die die Produktivität Ihrer Dokumentenprozesse erhöhen und Ihre Informationen schützen.

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