"Hervorragender Service und großartige, kostengünstige Lösungen und Geräte. Die Druckkontrolle, die wir mit dem Job-Ticketing haben, ist sehr vorteilhaft für Studenten und Mitarbeiter."

- Vertreter des Shipley College

Der Hintergrund

Das Shipley College suchte nach einem Anbieter, der innerhalb kurzer Zeit finanzielle und sicherheitstechnische Verbesserungen für den gesamten Fuhrpark [des Colleges] erzielen konnte. Das Druckvolumen, die Kosten und der Abfall können außer Kontrolle geraten, wenn sie nicht kontrolliert werden. Das Shipley College suchte nach alternativen Lösungen für die Verwaltung der Druckdienste für Abteilungen und Studenten. Sie brauchten eine Möglichkeit, das Druckaufkommen zu verfolgen, Quoten auf Studenten anzuwenden und für die Finanzabteilung transparent zu werden.

Es war wichtig, dass jede neue Softwarelösung die Verfolgung und Abrechnung von Druck-, Kopier- und Scanvorgängen im gesamten College unterstützt und differenzierte Gebührenprofile nach Auftragsart (A4, A3, Schwarzweiß, Farbe, Simplex oder Duplex) und Druckgerät (Drucker, Multifunktionsgeräte (MFD) oder zentrale Reprografieabteilung (CRD)) für die Endbenutzer anwendet.

Die Software sollte mit der bestehenden Flotte von neun MFDs und zwei Geräten mit höherem Druckaufkommen im CRD integriert werden, von denen eines in Schwarzweiß und das andere in Farbe arbeitet. Darüber hinaus benötigte das College ein weiteres farbfähiges MFD im Mill-Gebäude, um die wachsende Zahl von Nutzern unterzubringen. Dieses Gerät müsste mit derselben Drucksoftware arbeiten und verhindern, dass Aufträge, die eine bestimmte Größe überschreiten, gedruckt werden und den Auftrag oder den Nutzer an das CRD weiterleiten.

Idealerweise sollten alle MFDs mit Software-Upgrades ausgestattet werden und das Mono-CRD-Gerät sollte auf Farbdruck umgerüstet werden, mit Finisher und der Möglichkeit, Broschürenkopien zu erstellen, und wünschenswerterweise sollte die gesamte Flotte farbfähig sein. Außerdem sollte ein Job-Ticketing-System die Übermittlung von Druckaufträgen an das CRD erleichtern und es den Bedienern ermöglichen, die Kontrolle darüber zu behalten, wie und wann die Aufträge freigegeben werden, und in der Lage sein, Offline-Finishing-Funktionen wie Falzen und Binden zu berechnen.