Wie Ihr Unternehmen von einem Print Audit profitieren kann

Um ein Druck-Audit durchzuführen, wird eine Software zur Überwachung und Erfassung informativer Daten eingesetzt. Diese Informationen bieten dann die Möglichkeit, ein umfassendes Verständnis der bestehenden Druckinfrastruktur Ihres Unternehmens sowie des Benutzerverhaltens, des Druckvolumens und der Kosten zu gewinnen. Diese Übung ist auch eine gute Möglichkeit, um mehr darüber zu erfahren, wie ein Dokument durch Ihr Unternehmen läuft. Alle Daten werden dann von einem Business Analysten analysiert, um die wichtigsten Problembereiche zu identifizieren und Möglichkeiten zur Maximierung der Effizienz aufzuzeigen, damit die Druckinfrastruktur Ihres Unternehmens so effizient wie möglich ist.

Zu den wichtigsten Vorteilen, die ein Print Audit für Ihr Unternehmen bringen kann, gehören:

Volle Sichtbarkeit

Das Hauptziel eines Druck-Audits besteht darin, Organisationen eine vollständige Transparenz der Managementinformationen zu ermöglichen. Das Audit zeigt Ihnen nicht nur, wie Dokumente gedruckt werden, sondern auch, wie sie sich in Ihrem Unternehmen bewegen, und liefert Ihnen eine endgültige Liste der Geräte, der aktuellen Lieferanten und der Nutzung. Mit dieser Transparenz kann das Unternehmen eine effektive Druckstrategie zur kontinuierlichen Verbesserung entwickeln.

Kosteneinsparungen

Die im Rahmen eines Druck-Audits gesammelten Daten können in Echtzeit genaue Zahlen darüber liefern, wie viel Ihr Unternehmen für seine aktuelle Druckinfrastruktur ausgibt. Dies kann dazu führen, dass versteckte Kosten und verschwenderische Praktiken aufgedeckt werden. Die Einführung eines effizienteren Managed Print Service kann Unternehmen helfen, ihre Druckkosten um bis zu 30% zu senken.

Verbesserte Effizienz

Etwas größere Unternehmen haben oft mehrere Lieferanten für die Druckinfrastruktur, was die betriebliche Effizienz beeinträchtigt. Der Wechsel zu einem einzigen Managed Print Provider schafft eine klare Druckstrategie, die den Umgang mit mehreren Lieferanten und Kommunikationskanälen vereinfacht. Das Druck-Audit wird die Flotte optimieren, indem es ermittelt, wie die Geräte genutzt werden, und die Arbeitsabläufe synchronisiert, so dass sie für die Benutzer leichter nachvollziehbar sind und die Effizienz gesteigert wird.

Umweltbewußtsein

Ein Druck-Audit verschafft Ihrem Unternehmen einen Einblick in die Umweltauswirkungen Ihrer aktuellen Druckflotte. Die Datenerfassung kann dabei helfen, Bereiche mit übermäßigem Papierverbrauch und Tintenverschwendung zu lokalisieren, Bereiche mit hohem Stromverbrauch hervorzuheben und zur Einführung einer neuen Druckpolitik zu führen. Durch die Sensibilisierung für diese umweltfreundliche Druckpolitik wird sich das Verhalten der Benutzer allmählich ändern, so dass der sparsame Umgang mit Druckverbrauchsmaterial zur Selbstverständlichkeit wird.

Sicherheit erhöhen

Die erhöhte Transparenz, die ein Druck-Audit bietet, kann Ihnen helfen, Schwachstellen in der Dokumentensicherheit aufzuspüren, wie z.B. vertrauliche Dokumente, die auf ungesicherten Geräten gedruckt werden, was potenziell zu Datenverletzungen führen kann. Diese Sicherheitslücken können daher behoben werden, um das Risiko zu minimieren und Ihrem Unternehmen durch Prüfprotokolle eine bessere Kontrolle zu ermöglichen.

All diese Vorteile können Ihrem Unternehmen dabei helfen, eine maßgeschneiderte und effektive Managed Print Solution zu implementieren, die Ihnen nicht nur eine bessere Kontrolle über Ihre Kosten und Umweltauswirkungen bietet, sondern auch dazu beiträgt, die allgemeine Benutzererfahrung zu verbessern.

James Anderson, Professional Services Business Analyst bei Apogee, Europas größtem Anbieter von Managed Print Services mit mehreren Marken, nennt folgende Gründe, warum ein Unternehmen ein Druck-Audit durchführen sollte.

"Das Drucken kann bis zu 3 % der Einnahmen eines Unternehmens ausmachen, aber nur wenige haben eine genaue Vorstellung davon, wie hoch diese Kosten tatsächlich sind. Das Business Analyst Team von Apogee erstellt Berichte, die die aktuelle Druckerflotte eines Unternehmens (auf Grundrissplänen abgebildet), das Volumen der einzelnen Geräte und die damit verbundenen Kosten aufzeigen. Potenzielle Kosteneinsparungen von 10-30% können allein durch die Anpassung der Anzahl der verwendeten Drucker, Kopierer, Faxgeräte und Scanner erzielt werden.

Ihr Unternehmen könnte von einem kostenlosen Druck-Audit mit einem der Business Analysten von Apogee profitieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen.