Speichern und Scannen: Hybride Lösungen für die Archivverwaltung

Je mehr Informationen sich ansammeln, desto offensichtlicher wird die Notwendigkeit einer funktionalen Speicherung.

Eine solide Strategie für das Dokumentenmanagement ist die Grundlage für fundierte Entscheidungen in Unternehmen jeder Größe. Dabei erweist sich die Offsite-Lagerung von Dokumenten als wertvolle kurzfristige Lösung für Archive und weniger aktive Unterlagen.

Vorteile der Offsite-Dokumentenaufbewahrung:

• Freie Produktionsfläche
• Kosten verwalten
• Verbesserung der Kundenbindung und Sicherheit

Die systematische Digitalisierung von archivierten Dokumenten erweckt alte Unterlagen zu neuem Leben und bietet langfristige Funktionalität, Sicherheit und Aktivierung im täglichen Betrieb.

Durch den Einsatz von Scan-Lösungen können Aktenarchive nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integriert werden, um einen harmonischen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Vorteile des integrierten Speicherns und Scannens von Dokumenten

• Verbesserte Zugänglichkeit: Die Synergie zwischen Dokumentenspeicherung und Scannen stellt sicher, dass die Dokumente leicht zugänglich sind, was eine schnelle Entscheidungsfindung, Prüfung und Zusammenarbeit ermöglicht.

• Optimierung des Platzbedarfs: Die Auslagerung von Dokumenten schafft sofort mehr Platz.

• Sichere Archivierung: Kontrollierte Umgebungen bewahren die Integrität, während Zugriffskontrollen sensible Informationen schützen.

• Disaster Recovery: Digitale Kopien bleiben zugänglich, selbst wenn die Originale gefährdet sind.

• Kosteneffizienz: Scanning verringert schrittweise die Abhängigkeit von der physischen Lagerung und minimiert die Infrastrukturkosten. Der digitale Zugriff verbessert die Effizienz und führt mit der Zeit zu erheblichen Einsparungen.

• Einhaltung von Vorschriften: Integrierte Lösungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bieten organisierte, leicht zugängliche Aufzeichnungen.

• Audit Trail: Gescannte Dokumente können indiziert und mit relevanten Metadaten und Compliance-Informationen versehen werden, wodurch die Berichterstattung effizienter wird.
  

Überbrückung der Lücke: Innovative Lösungen für die Speicherung und Archivierung von Dokumenten

• Archiv-Digitalisierung: Ein gut strukturierter, kosteneffizienter Zeitplan für das Scannen integriert die Unterlagen umgehend in ein digitales System und sorgt für ein aktuelles und umfassendes digitales Archiv. Dieser Ansatz legt den Grundstein für eine nahtlose Integration mit zukünftigen Technologien und Techniken.

• Anreicherung mit Metadaten: Die Kennzeichnung von Dokumenten mit relevanten Informationen macht sie durchsuchbar und erhöht den langfristigen Wert.

• Systeme zur Dokumentenverwaltung erleichtern die Organisation, Archivierung, Versionskontrolle und Zusammenarbeit von digitalen Dokumenten. Cloud-Plattformen bieten eine skalierbare und sichere Dokumentenspeicherung, auf die Sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugreifen können.

Das Archiv für immer

Durch den Einsatz innovativer Lösungen können Unternehmen von der herkömmlichen Aktenführung zu digitalen, sicheren und leicht zugänglichen Systemen übergehen.

Eine integrierte Lösung zum Speichern und Scannen von Dokumenteng-Lösung überbrückt die physische und digitale Lücke und sichert ihre Archive für die Zukunft.

Ganz gleich, ob es um die Bewahrung historischer Aufzeichnungen, die Zusammenarbeit bei Projekten oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht: Integrierte Lösungen bieten das Rüstzeug für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement.


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