Online EDMS im Vergleich: Ist Google Drive ein Dokumentenmanagementsystem?

Online-Lösungen wie Google Drive bieten wichtige Funktionen für die Dokumentenverwaltung, die in erster Linie für die private Nutzung und für kleine Unternehmen gedacht sind. Im Gegensatz dazu, Die Dokumentenverwaltung gibt Ihnen eine erweiterte Kontrolle über die Dokumente in Ihrem Unternehmen und bietet Funktionen zur Indexierung, Versionskontrolle und Lebenszyklusverwaltung.

Dieser Blog beleuchtet die Unterschiede zwischen Dokumentenverwaltungssystemen und Online-Diensten wie Google Drive und zeigt auf, was Sie bei der Auswahl einer Lösung beachten sollten.

Was sind die Unterschiede zwischen Dokumentenmanagement und reinen Cloud-Lösungen?

Skala

Google Drive eignet sich zwar für die persönliche Dokumentenverwaltung und unterstützt die Zusammenarbeit in kleinen Teams, hat aber Einschränkungen bei der Skalierung, z. B. in Bezug auf Speicherplatz, Nutzer, Leistung und Geschwindigkeit.

Die physische und digitale Infrastruktur der Dokumentenverwaltung kann aufgerüstet werden, um das System an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Große Organisationen mit komplexe Anforderungen an die Dokumentenverwaltung können auf Dokumentenverwaltungssysteme zurückgreifen, die große Mengen an Dokumenten und Benutzern verwalten können.

Sicherheit & Compliance

Google Drive bietet Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Passwortschutz. Dies erfüllt jedoch möglicherweise nicht die strengen Sicherheitsanforderungen der Datenschutzbestimmungen und garantiert nicht die sichere Wiederherstellung von Dokumenten.

Dokumentenverwaltungssysteme verfügen über robuste Sicherheitsfunktionen, die Ihr Dienstleister an die Anforderungen Ihrer Branche anpassen kann, einschließlich Zugriffskontrollen, Prüfprotokolle und rollenbasierte Berechtigungen.

Darüber hinaus kann ein Dokumentenmanagement regelmäßig auf sekundären Servern oder an Offline-Standorten gesichert werden, falls es zu Systemausfällen kommt. 

Eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale ist die Fähigkeit eines Dokumentenmanagementsystems, internationale Qualitäts- und Sicherheitsstandards zu erfüllen, wie z.B. ISO27001 und ISO9001. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie vertrauenswürdig mit Informationen umgehenzeigt es Ihren Partnern und Kunden gegenüber Vertrauenswürdigkeit.

Versionierung von Dokumenten

Obwohl Google Drive eine grundlegende Versionskontrolle bietet, ist mehr als das erforderlich, um Versionshistorien zu erstellen, die mit den Datenschutzbestimmungen konform sind. Mit den Versionierungsfunktionen von Document Management können Sie die Legitimität von juristischen Aufzeichnungen überprüfen, so dass sie vor Gericht zulässig sind, indem Sieeinen klaren Prüfpfad aufrechterhalten .

Integration

Google Drive lässt sich mit anderen Google-Diensten integrieren, arbeitet aber möglicherweise weniger effektiv mit Unternehmenssoftware und -systemen von Drittanbietern zusammen. 

Dokumentenmanagement-Lösungen lassen sich in andere Unternehmenssoftware wie ERPs, CRMs und die Microsoft Business Suite integrieren. Die Flexibilität von Document Management macht es einfach, Dokumente in Ihrem Unternehmen ganzheitlich zu verwalten.

Integrationen umfassen:

• Eforms: Effizientes Datenerfassungstool, das Live-Informationen direkt in Workflows und Berichte aktiviert. 
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Verwendung von OCR und KI zur Automatisierung von Arbeitsabläufen bei der Rechnungsbearbeitung.
• Digitale Poststelle: digitalisiert die Post zur Weiterverteilung in Ihrem Unternehmen.

Personalisierung

Obwohl Online-Dienste zur Dokumentenverwaltung leicht zugänglich sind, ist die Lösung eine Einheitsgröße für alle. Mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie eine maßgeschneiderte Lösung erstellen, die genau auf Ihren Betrieb abgestimmt ist:

• Sie entscheiden, welche Metadaten aufgezeichnet werden und wie der Prüfpfad gefüllt werden soll.
• Benutzerberechtigungen können an komplexe Personalhierarchien angepasst werden.
• Benutzerdefinierte Berichte können auf Basis Ihrer KPIs zeitgesteuert oder live erstellt werden.
• Sie können Ihren Dokumenten Aufbewahrungszeitpläne zuweisen und so die Aufbewahrung automatisieren.
• Hosten Sie online, vor Ort oder beides, je nach Ihren Anforderungen.

Dokumentenverwaltungssysteme sind von Natur aus anpassungsfähiger als jede allgemeine Lösung. Darüber hinaus wachsen sie dynamisch mit Ihrem Unternehmen mit, so dass sich ihre Nutzung kontinuierlich mit Ihren Anforderungen weiterentwickelt.

Unterstützen Sie

Bei Apogee bieten wir engagierten Support von der Schulung bis zur laufenden technischen Fehlerbehebung. Im Gegensatz dazu sind Online-Lösungen überwiegend auf Selbstbedienung ausgerichtet.

Document Management zentralisiert die Verwaltung von Arbeitsabläufen und bietet fortschrittliche Sicherheits- und Konformitätsfunktionen, eine robuste Versionskontrolle, nahtlose Integration, Anpassungsoptionen und engagierten Support. Es ist eine umfassende Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung auf die nächste Stufe bringen möchten.

Ein Dokumentenmanagement-System, das alles kann

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