21 Vorteile der Implementierung eines Managed Print Service (MPS)

Die Fernüberwachung, die automatische Zählerablesung und der Just-in-Time-Lieferservice für Verbrauchsmaterialien der Managed Print Services (MPS) -Lösung von Apogee sorgen dafür, dass Ihre Dokumenteninfrastruktur reibungslos funktioniert und die Betriebszeit, Produktivität und Gesamteffizienz gesteigert wird, unabhängig davon, ob Sie im Büro oder zu Hause arbeiten. Die unzähligen Vorteile, die sich aus der Einführung eines Managed Print Service (MPS ) ergeben, sind damit jedoch noch nicht erschöpft.

Im Folgenden finden Sie 21 Vorteile, die die Implementierung einer Managed Print Service (MPS)-Lösung für Ihr Unternehmen mit sich bringen kann.

1. Kosten reduzieren

Wenn Sie einen spezialisierten Managed Print-Anbieter mit der Verwaltung Ihrer gesamten Dokumentenkapazitäten beauftragen, können Sie Ihre Kosten erheblich senken. Sie können Ihre Druckerflotte rationalisieren, indem Sie überflüssige Technologien oder Geräte, die nicht zweckmäßig sind, aber für Ihre Mitarbeiter ineffizient sind, entfernen. Die Gesamtkosten für den Druck können um 20 bis 30 % gesenkt werden.

2. Transparenz

Verwaltete Drucklösungen bieten Unternehmen einen klaren Überblick über ihre Drucknutzung und alle damit verbundenen Kosten. In der Regel wissen Unternehmen nicht, wie ihre Mitarbeiter die Drucktechnologie nutzen oder wie hoch ihre Druckbudgets sind, abgesehen von der Tatsache, dass Druckerzeugnisse bis zu 3 % des Unternehmensumsatzes ausmachen können.

3. Verringern Sie Ihren ökologischen Fußabdruck

Indem Sie die idealsten Lösungen auf Ihre Dokumentenanforderungen zuschneiden, kann Ihr Unternehmen seinen ökologischen Fußabdruck drastisch reduzieren. Die Menge der verbrauchten Ressourcen sinkt, ebenso wie der damit verbundene Energie- und Stromverbrauch - all das trägt zu einer besseren CO2-Bilanz bei.

4. Verbessern Sie die Sicherheit

Wie die Website gov.uk berichtet, war fast die Hälfte der britischen Unternehmen im vergangenen Jahr von einer Cyberverletzung oder einem Angriff betroffen. Es liegt auf der Hand, dass die Dokumentensicherheit für jedes Unternehmen eine wichtige Geschäftspraxis sein sollte. Die unternehmensweite Druckbewertung, die mit einer verwalteten Drucklösung einhergeht, kann die Sicherheitsrisiken in Ihrem Unternehmen identifizieren und einen maßgeschneiderten Sicherheitsplan implementieren, um alle Ihre Unsicherheiten zu beseitigen.

5. Kosten kontrollieren

Mit Managed Print Solutions können Sie Ihren gesamten Druckbedarf im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen decken, die eine einmalige monatliche Gebühr für die Fernüberwachung, Toner und Verbrauchsmaterialien, Lieferung und Wartung durch Techniker beinhalten können. So hat Ihr Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Druckkosten und kann entsprechend budgetieren oder Prognosen erstellen, je nachdem, ob die Mitarbeiter die Geräte im Büro oder zu Hause nutzen.

6. Compliance erfüllen

Mit der neuen GDPR-Gesetzgebung, die 2018 eingeführt wurde, müssen Unternehmen strenge Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen einhalten oder mit hohen finanziellen Strafen rechnen. Managed-Print-Anbieter können Sie bei der Erfüllung der Compliance-Kriterien unterstützen, indem sie maßgeschneiderte dokumentenbezogene Beratung anbieten und die Dokumenten-Workflows entsprechend anpassen.

7. Reduzieren Sie Abfall

Druckrichtlinien können in Ihre Dokumenten-Workflows integriert werden, um die Verschwendung zu reduzieren. Die Standardeinstellungen für einseitigen und doppelseitigen Druck bedeuten, dass weniger Farbe und weniger Papier versehentlich verbraucht wird, während der Follow-me-Druck sicherstellt, dass Druckaufträge nur dann freigegeben werden, wenn sich der Benutzer am Gerät anmeldet und die Druckaufträge selbst auswählt. Dadurch können bis zu 20 % der Druckausgaben eingespart werden, die normalerweise in den Druckgeräten verbleiben und dann unsicher entsorgt werden.

8. Steigern Sie Ihre Produktivität

Die Fernüberwachung, die automatische Zählerablesung und der Just-in-Time-Lieferservice für Verbrauchsmaterialien von Managed Print Solutions sorgen dafür, dass Ihre Dokumenteninfrastruktur reibungslos funktioniert und die Betriebszeit, Produktivität und Gesamteffizienz gesteigert werden. Dies ist besonders wichtig für Arbeitnehmer, die zwischen Büro und Zuhause pendeln und eine Fernüberwachung benötigen, um ihre Geräte zu kontrollieren.

9. Verbessern Sie Ihr grünes Zeugnis

Ihr Unternehmen kann sich durch den Einsatz einer optimierten Managed Print-Lösung stärker auf die Umwelt konzentrieren. Durch effizientere unternehmensweite Dokumentenkapazitäten können Sie die Verschwendung und den CO2-Ausstoß reduzieren und so Ihre Umweltbilanz verbessern.

10. Flexibilität

Verwaltete Drucklösungen sind so flexibel, dass sie sich an die sich ändernden Wünsche und Bedürfnisse eines jeden Unternehmens anpassen lassen. Ganz gleich, ob Sie vom Büro aus oder von unterwegs, von einem Desktop oder einem mobilen Gerät aus drucken müssen, verwaltete Drucklösungen können immer wieder auf moderne, dynamische Unternehmen zugeschnitten werden. Mit der neuen flexiblen Prognose ermöglicht ein MPS-Vertrag den Nutzern die Flexibilität, ihre Bedürfnisse an die sich ständig ändernde Geschäftsstrategie anzupassen.

11. Skalierbarkeit

Von einem einzelnen Gerät bis hin zu großen Druckerflotten, die von globalen Marken genutzt werden, können verwaltete Drucklösungen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren. Unabhängige Druckdienstleister sind in der Lage, mit jedem OEM-Hersteller und jedem Drucksoftwareprodukt zusammenzuarbeiten, um die perfekte Technologie für Ihre Anforderungen zu finden, wenn Ihr Unternehmen wächst.

12. Nachhaltigkeit

Der durchschnittliche Büroangestellte verbraucht 10.000 Blatt Papier pro Jahr, von denen 6.800 als verschwendet gelten. Mit einer neuen Managed Print Solution können Sie Ihren Abfall und Ihren ökologischen Fußabdruck erheblich reduzieren, indem Sie Software zur Reduzierung von Abfall und Missbrauch implementieren, Bereiche zur Rationalisierung des Drucks identifizieren und Regeln und Vorschriften für den optimalen Druck durchsetzen.

13. Zeit sparen

Da die Geräte aus der Ferne überwacht und verwaltet werden können, lassen sich viele potenzielle Fehler erkennen und verhindern, bevor sie überhaupt auftreten. Dadurch werden zeitraubende Serviceanrufe praktisch überflüssig, wodurch Ihr Unternehmen Zeit gewinnt und sich auf wichtigere Kernaufgaben konzentrieren kann.

14. Optimieren Sie die Effizienz

Das Drucken, Scannen, Kopieren oder Faxen von Dokumenten mit veralteter Hardware oder schlecht konfigurierter Software kann sich als kontraproduktiv erweisen, ebenso wie der Zeitaufwand für die Behebung von Gerätefehlern und den Austausch von Tintenpatronen. Durch die Kombination der neuesten Software mit erstklassiger Hardware und hervorragendem Service optimieren verwaltete Drucklösungen die Effizienz Ihres Unternehmens.

15. Reduzieren Sie die Investitionsausgaben

Da verwaltete Drucklösungen sicherstellen, dass Ihre Druckinfrastruktur vollständig optimiert ist und die Betriebszeit der Geräte maximiert wird, ist das Risiko hoher Investitionsausgaben zur Anpassung an ungeplante geschäftliche Veränderungen im Wesentlichen ausgeschlossen.

16. Agiler werden

Kompetente Anbieter von Managed Print Services entwickeln kontinuierlich neue Technologien, die sie in ihr Lösungsportfolio integrieren, und bieten gleichzeitig kontinuierliche fachliche Beratung und strategische Unterstützung. Dies ermöglicht es Unternehmen, flexibler zu sein, indem sie Marktchancen und Fortschritte schnell nutzen können.

17. Mehr Rechenschaftspflicht

Unternehmen können leicht die Kontrolle über ihre Druckflotte verlieren, wenn sie nicht wirklich wissen, wie viel Material die einzelnen Mitarbeiter verbrauchen. Mit verwalteten Drucklösungen können Unternehmen den Überblick über die Ressourcennutzung der einzelnen Abteilungen behalten und so die Druckverantwortung im gesamten Unternehmen erhöhen. In ähnlicher Weise übernehmen Druckdienstleister die Hauptverantwortung für die Deckung des Druckbedarfs Ihres Unternehmens und sind dafür verantwortlich.

18. Cash Flow verbessern

Die Kosten für die Anschaffung einer ganzen Geräteflotte können entmutigend sein, aber Managed Print Provider bieten in der Regel flexible Zahlungsoptionen, die die Investitionsausgaben Ihres Unternehmens weiter reduzieren und wertvolle Ressourcen freisetzen.

19. Fernverwaltung

Die Verwaltung Ihrer gesamten Dokumenteninfrastruktur kann aus der Ferne erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter keine Zeit, Energie oder Ressourcen aufwenden müssen, um Verbrauchsmaterial zu bestellen oder zu ersetzen, allgemeine Probleme zu beheben oder Kollegen bei Druckaufgaben zu helfen. Dies ermöglicht den Nutzern eine vollständige Fernverwaltung ihrer Flotte, auch wenn sie nicht im Büro sind, was ein Schlüsselelement dieser neuen digitalen Landschaft ist.

20. Technologischer Fortschritt

Die Nutzung der neuesten Technologie verbessert die allgemeine Benutzerfreundlichkeit und erweitert die Möglichkeiten Ihrer Dokumente. Die Mitarbeiter können Fortschritte wie mobile oder Cloud-Druckfunktionen nutzen, während das Unternehmen von den neuesten Kostendeckungs- und Effizienzfunktionen profitiert.

21. Seelenfrieden

Der Einsatz von verwalteten Drucklösungen gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumenteninfrastruktur sicher und zuverlässig von führenden Branchenexperten verwaltet wird. Wenn Ihr Drucker nicht mehr funktioniert, wird ein Techniker geschickt, um das Problem zu beheben, in der Regel noch bevor Sie es überhaupt bemerken. Und wenn Ihr Verbrauchsmaterial zur Neige geht, wird automatisch Ersatz geliefert, damit Sie Ihre Drucktechnologie immer voll ausnutzen können.