Nutzung von Frameworks mit einem Managed Workplace Service (MWS)-Anbieter

Als Teil unserer fortlaufenden Fallstudienreihe mit Craven College über den Einsatz von Managed Print Services (MPS) und Managed IT Services (MITS) im britischen Bildungssektor bei Apogee, wollten wir uns ansehen, wie durch die Nutzung von Frameworks mit einem Managed Workplace Service (MWS)- Anbieter die Möglichkeiten der digitalen Transformation deutlich verbessert werden können.

Der öffentliche Sektor in der Zentralregierung, der Kommunalverwaltung, dem NHS und dem Bildungswesen steht unter ständigem Druck, seine Ziele zu erreichen und gleichzeitig sein Budget zu halten. Aufgrund dieser budgetären Bedenken und der Auswirkungen von Verschwendung kann die Beauftragung eines Anbieters, sei es im Bereich Managed Workplace Services (MWS ) oder in einem anderen Bereich, unter dem wachsamen Auge der Aufsichtsbehörden entmutigend sein. Die Aufgabe, die digitale Transformation des öffentlichen Sektors in Angriff zu nehmen und zu ermöglichen, kann für Organisationen jeder Größe eine einschüchternde Angelegenheit sein. Es gibt jedoch eine Lösung für dieses Problem, die die Aussichten der Unternehmen im öffentlichen Sektor erheblich verbessern kann. Durch die Nutzung von Frameworks und deren Rahmenvereinbarungen kann ein Anbieter von Managed Workplace Services (MWS) die digitale Transformation unter strengen und umfassenden Richtlinien anbieten und durchführen, die Organisationen des öffentlichen Sektors schützen.

Das Craven College lernte die Bedeutung von Rahmenverträgen kennen und erfuhr, was der Ausschreibungsprozess bieten kann, während es versuchte, mit einem Lieferanten in Kontakt zu treten. Gareth Dixon, Vizepräsident für Finanzen am Craven College, erklärte. "Es war ein bewährter Weg, um auf das Angebot des College zuzugreifen, und wir wussten, dass wir uns darauf verlassen konnten. Wir profitierten von unserer früheren Arbeitsbeziehung mit Apogee im Bereich Druck. Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens haben wir jedoch festgestellt, dass Apogee das gleiche Serviceniveau auch für unsere Geräte anbieten kann, was uns ebenfalls hilft - dass wir unsere Druck- und unsere Geräte über eine Beziehung miteinander verbinden können."

Warum sollten Unternehmen einen Einkaufsrahmen verwenden?

Unternehmen, die eine Outsourcing-Partnerschaft eingehen, sind bereit, dem Dienstleister die Verantwortung für die Betreuung ihrer Klienten oder Kunden und den Betrieb des Unternehmens zu übertragen. Für Organisationen im öffentlichen Sektor kann dies aufgrund der strengen Richtlinien, nach denen diese Institutionen arbeiten, eine beunruhigende Erfahrung sein. Viele Unternehmen befürchten einen Kontrollverlust oder ein Scheitern durch eine geringere Servicequalität, wenn sie von internen Teams abrücken. Diese Befürchtungen können jedoch durch die Verwendung von Rahmenverträgen und Rahmenvereinbarungen gemildert und vollständig ausgeräumt werden. Durch Frameworks profitieren Organisationen im öffentlichen Sektor von strengen Service Level Agreements (SLAs), KPIs und erwarteten Leistungen innerhalb ihrer Verträge. Als Teil dieser Rahmenwerke werden Outsourcing-Unternehmen in den Bereichen Managed Workplace Services (MWS), Managed Print Services (MPS) und Managed IT Services (MITS ) einer eingehenden Prüfung und Kontrolle unterzogen, um die Genehmigung für die Ausschreibung von Projekten und die Erbringung von Dienstleistungen zu erhalten.

Die transparente und wettbewerbsorientierte Struktur eines Rahmenvertrags und seiner Rahmenvereinbarung verringert das Risiko für jede Organisation des öffentlichen Sektors. Rahmenverträge reduzieren das Risiko durch Rahmenvereinbarungen, die als Vehikel für die Umsetzung des Umfangs und der Größenordnung der Beschaffung genutzt werden. Diese Rahmenwerke sind von grundlegender Bedeutung für die Schaffung des dringend benötigten Nutzens und der Transparenz für den öffentlichen Sektor bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften im Beschaffungswesen.

Was ist ein Beschaffungsrahmen?

Im Wesentlichen ist ein Einkaufsrahmenvertrag ein "Rahmenvertrag", der die Bedingungen für einen Vertrag zwischen Lieferant und Unternehmen festlegt. Meistens in Bezug auf die Preisgestaltung und die erwarteten Leistungen und SLAs, unter denen einzelne Käufe oder langfristige Vertragsvereinbarungen für den Zeitraum abgeschlossen werden können. Der Vertrag wird unter der Leitung des Frameworks geschlossen, wobei geprüfte Anbieter mit Organisationen des öffentlichen Sektors zusammenarbeiten. Die Art und Weise, wie Organisationen Zugang zu Lieferanten erhalten, variiert von Rahmen zu Rahmen. Die beiden gängigsten Formen sind entweder der Vergleich von Preislisten und die Auswahl des günstigsten Anbieters oder für komplexere Anforderungen, die sich speziell an diejenigen richten, die eine digitale Transformation mit Verwaltete IT-Dienstleistungen (MITS)Die Organisation wird ihre Anforderungen definieren und diese dann über den Rahmen ausschreiben.

Was sind die Vorteile der Nutzung eines Einkaufsrahmens?

Der Einsatz eines Einkaufsrahmens im öffentlichen Sektor bietet eine Vielzahl von Vorteilen, sei es in der Zentralregierung, der Kommunalverwaltung, dem NHS oder im Bildungswesen. Der bemerkenswerteste Vorteil für den öffentlichen Sektor ist das Prüfverfahren, das einem Anbieter den Zugang zum Rahmenprogramm und dessen Ausschreibungsverfahren ermöglicht. Dieses Prüfungsverfahren und die anschließende Genehmigung des Lieferanten bedeutet, dass eine Organisation oder Institution des öffentlichen Sektors ihre Befürchtungen hinsichtlich schlechter Arbeit oder Lieferung zerstreuen kann. Das Framework hat die Qualität des Anbieters und seine Fähigkeiten in diesem Bereich bestätigt, ob es sich nun um Managed Workplace Services (MWS), Managed Print Services (MPS) oder Managed IT Services (MITS) handelt.

Ein weiterer Vorteil für ein Unternehmen, das ein Rahmenwerk nutzt, ist die ständige Pflege, die ein Anbieter einhalten muss, um als bevorzugter Anbieter im Rahmenwerk zu bleiben. Durch die Teilnahme an einem Ausschreibungsverfahren, das durch die Rahmenvereinbarung unterstützt wird, stehen die Anbieter in einem wiederholten Wettbewerb um den Zugang zu neuen Aufträgen. Dieser Wettbewerbsvorteil hat nicht nur den Vorteil, dass Sie den besten Service zum besten Preis erhalten, sondern unterstreicht auch die Notwendigkeit für die Anbieter, ihre Dienste auf dem neuesten Stand und effizient zu halten. Darüber hinaus kann das Framework den Prozess erleichtern, indem es in seiner Position als Überwacher wertvolle Einblicke und Informationen liefert, die der Einkaufsorganisation bei ihrer Entscheidung helfen.

Ein dritter und letzter Vorteil eines Einkaufsrahmens im öffentlichen Sektor ist der Zuwachs an Kaufkraft, den der Rahmen bieten kann. Ein Rahmenwerk wie das Crescent Purchasing Consortium (CPC) für den Bildungssektor hat gezeigt, dass ein Sektor und seine einzelnen Institutionen und Organisationen, die sich einem Rahmenwerk anschließen, bessere Dienstleistungen und Preise anbieten können. Darüber hinaus gewinnen wir die Unterstützung des Rahmens und der Organisationen, mit denen wir zusammenarbeiten, um gemeinsam ein Problem mit einem Lieferanten zu lösen, indem wir uns auf eine größere Zahl stützen.

Warum sollten Sie sich für Apogee über ein Purchasing Framework entscheiden?

Mit unseren modularen Managed Workplace Services (MWS)-Lösungen ist Apogee in der Lage, die Bereitstellung von Managed Print Services (MPS), Managed IT Services (MITS) und Outsourced Document Services (ODS ) für Organisationen des öffentlichen Sektors mit einzigartigen und anspruchsvollen Anforderungen maßgeschneidert anzubieten. Apogee verfügt über dreißig Jahre Erfahrung als Managed Services Provider (MSP) und ist ein zugelassener Anbieter in mehreren Einkaufsrahmen des öffentlichen Sektors, vom CPC Framework bis zum Scottish Procurement Directorate. Unser Fachwissen über den öffentlichen Sektor und die Beschaffungsrahmen erstreckt sich über die Zentralregierung, die Kommunalverwaltung, den NHS und das Bildungswesen. Wir bei Apogee verstehen den Druck, dem der öffentliche Sektor ständig ausgesetzt ist, und wissen daher, wie wichtig es ist, die Kosten niedrig zu halten, die Budgets zu maximieren und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Unsere Partnerschaft mit HP hat sich durch die Übernahme zu einer der wertvollsten bei der Zusammenarbeit mit Organisationen des öffentlichen Sektors entwickelt. Unsere Partnerschaft mit HP bietet Apogee erstklassige Technologien und Innovationen, die es uns ermöglichen, Organisationen des öffentlichen Sektors, mit denen wir über Beschaffungsrahmen zusammenarbeiten, eine echte digitale Transformation zu bieten.

Durch die Partnerschaft mit HP ist Apogee in verschiedenen Bereichen des öffentlichen Sektors als HP Public Sector tätig, wobei Apogees 'Service Excellence' mit dem Umfang und der Expertise der Technologielösungen von HP verzahnt wird.